Авансовый отчет собственного приготовления На практике часто возникает ситуация, когда в унифицированной форме первичного документа невозможно полностью отразить хозяйственную операцию. В таких случаях компании самостоятельно разрабатывают собственный бланк, взяв за основу унифицированную форму. Причем часто в нее не только добавляют нужные показатели, но и без зазрения совести убирают "лишние". Однако Минфин России непреклонен: унифицированную форму можно дополнить, но не сократить. Такое мнение чиновники высказали и в письме от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414, на этот раз в отношении формы N АО-1 "Авансовый отчет". Документ есть, но он нам не подходит В комментируемом письме Минфин России рассмотрел следующую ситуацию. Компания осуществляет расчеты только с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт. Соответственно на руки подотчетному лицу выдаются не наличные денежные средства, а пластиковая карта. По этой причине унифицированная форма N АО-1 "Авансовый отчет" не подходила компании, и она самостоятельно разработала свой бланк авансового отчета. Эта форма содержала все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Кроме того, она была утверждена приказом руководителя компании в составе учетной политики согласно п. 4 ПБУ 1/2008. Но вот беда: взяв за основу собственного бланка унифицированную форму N АО-1 "Авансовый отчет", компания не только добавила поля, необходимые для отражения нужной информации, но и исключила из документа "лишние" показатели. Так, в бланке, разработанном компанией, отсутствовали поля "Получен аванс из кассы" и "Остаток внесен/перерасход выдан" с указанием суммы остатка/перерасхода по авансу и реквизитов кассового ордера. Однако после этого у компании возник вопрос: может ли такой авансовый отчет служить основанием для включения затрат, осуществленных подотчетными лицами, в расходы при расчете налога на прибыль? Компания направила соответствующий запрос в Минфин России, в котором пояснила, что унифицированная форма N АО-1 не содержит достаточного количества полей для отражения необходимой информации производственного и управленческого характера. И наоборот, содержит поля, которые компанией никогда не используются в силу особенностей расчетов с подотчетными лицами. По мнению Минфина России, в целях налогообложения прибыли авансовый отчет необходимо составлять по унифицированной форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо доработанной, но без изменения имеющихся в ней реквизитов. То есть в унифицированную форму N АО-1 можно было добавить дополнительные показатели, необходимость наличия которых обусловлена особенностями деятельности компании. Удалять какие-либо показатели из унифицированного документа нельзя. Поэтому авансовые отчеты, представленные подотчетными лицами по форме, разработанной компанией, принимать к учету нельзя. Можно больше, но не меньше Свою позицию финансисты обосновали так. Для целей налогообложения прибыли все расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого произведены затраты. Подтверждающими могут служить и документы, имеющие косвенное отношение к произведенным расходам (например, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором и т.д.) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Хозяйственные операции, проводимые компанией, оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухучет (ст. 9 Закона N 129-ФЗ). К учету принимаются документы, которые составлены в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, содержащимися в специальных альбомах. Документы, для которых нет унифицированной формы, могут быть разработаны компанией самостоятельно с условием, что в них будут содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. К разработке документов, имеющих унифицированные аналоги, требования строже. Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 N 20 установлен Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации. Согласно указанному Порядку в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) компания при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденной Госкомстатом России унифицированной формы остаются без изменения (включая код, номер формы и наименование документа). Удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения компания должна оформить соответствующим организационно-распорядительным документом. А вот форматы унифицированных бланков являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных документов можно расширять и сужать графы и строки, включать дополнительные строки (в том числе свободные) и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Что делать? На наш взгляд, компании необходимо внести изменения в самостоятельно разработанный авансовый отчет, вернув в него все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой N АО-1. Иначе проблем с налоговой не избежать: затраты, произведенные подотчетным лицом, инспекторы вычеркнут из состава расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли, как не имеющие надлежащего документального подтверждения (письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764 и ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890). Есть вероятность, что в случае судебного разбирательства арбитры поддержат фискалов. Об этом можно судить по итогам налоговых споров, в которых затрагивались вопросы правомерности удаления показателей из других унифицированных документов, например, товарной накладной N ТОРГ-12. Финансисты неоднократно указывали, что исключать из нее какие-либо реквизиты нельзя. Ведь унифицированная форма товарной накладной N ТОРГ-12 и Указания по ее применению утверждены постановлением Госкомстата от 25.12.98 N 132 (см., например, письма Минфина России от 30.06.2011 N 03-11-11/107 и от 31.05.2011 N 03-11-11/144). В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2010 N А05-11672/2009 арбитры отказали компании в удовлетворении заявления о признании незаконным решения инспекции. Одним из оснований для отказа стало удаление из накладных N ТОРГ-12 отдельных реквизитов, предусмотренных унифицированной формой. Так, форма N ТОРГ-12 предусматривает указание стоимостных показателей в рублях, а компания оприходовала товары на основании накладных, в которых поставщик заменил рубли условными единицами. Судьи решили, что эти товарные накладные не могли быть приняты компанией к учету. Следовательно, факт принятия товара на учет заявителем не доказан. Высшие арбитры, рассмотрев заявление компании о пересмотре судебных актов в порядке надзора, отказали в передаче дела в Президиум ВАС РФ (Определение ВАС РФ от 14.07.2010 N ВАС-9383/10). Между тем этой претензии инспекторов компания могла бы избежать, если бы в товарную накладную была просто внесена дополнительная графа с указанием цены товара в условных единицах и даты, на которую определяется эквивалент стоимости товара в рублях. Правомерность внесения таких дополнений в товарную накладную подтверждается письмом УФНС России по г. Москве от 14.12.2005 N 20-12/93198. В постановлении того же ФАС от 22.10.2010 N А44-4/2010 судьи указали, что представленные компанией документы не соответствуют тем, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому такие документы не подтверждают осуществленные расходы. В то же время некоторые суды не считают такое нарушение основанием для доначислений, если реальность сделок не опровергнута. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 21.09.2009 N КА-А40/7535-09 решил, что формальное несоответствие первичных документов унифицированной форме не может служить основанием для отказа в принятии к учету таких документов, поскольку это не свидетельствуют об отсутствии затрат как таковых. Аналогичные выводы содержит и постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14.10.2010 по делу N А81-1578/2008. Между прочим, если авансовый отчет, с точки зрения налоговиков, не будет соответствовать требованиям законодательства РФ, то проблемы возникнут и у работника: полученный им аванс включат в налоговую базу по НДФЛ. И судьи могут с этим согласиться. Например, Арбитражный суд г. Москвы в решении от 24.04.2008 по делу N А40-2763/08-107-11 указал, что отсутствие авансового отчета, составленного по унифицированной форме N АО-1, так же как и прилагаемых к нему первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств (документальное подтверждение хозяйственной операции), является основанием для включения полученного аванса в доход работника. И компания-работодатель обязана исчислить и удержать НДФЛ с суммы такого дохода. Судьи ФАС Поволжского округа также считают, что в случае, когда оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, суммы, выданные подотчетному лицу, квалифицируются как его доход. Он облагается НДФЛ и включается в базу при исчислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (постановление от 22.09.2009 по делу N А55-1433/2009). Конечно, не все суды придерживаются такого подхода. Например, ФАС Уральского округа в постановлении от 20.05.2010 N Ф09-3619/10-С2 (легитимность вердикта подтверждена Определением ВАС РФ от 05.10.2010 N ВАС-13027/10) не признал денежные средства, выданные под отчет работникам, их доходом, несмотря на то что оправдательные документы, подтверждающие командировочные расходы, не соответствовали требованиям законодательства. Вопрос в том, надо ли доводить дело до суда? С учетом того что и судьи вполне могут расценить несоответствие авансового отчета унифицированному документу как его отсутствие, рисковать не стоит. Подведем итог. Какой должна быть форма авансового отчета, если работник рассчитывается с использованием корпоративных карт? Понятно, что за основу следует взять унифицированную форму N АО-1. И не удалять из нее никаких реквизитов! Что касается дополнений формы N АО-1 собственными показателями, здесь у бухгалтера полная свобода творчества. Ниже приводится предлагаемый нами образец заполнения унифицированной формы N АО-1 (лицевая сторона), доработанной с учетом потребностей компании, проводящей расчеты с подотчетными лицами безналом. Унифицированная форма N АО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 ЪДДДДДДДДДї і Љ®¤ і ГДДДДДДДДДґ ”®а¬  Ї® ЋЉ“„ і 0302001 і ЋЎйҐбвў® б ®Ја ­ЁзҐ­­®© ®вўҐвб⢥­­®бвмо ГДДДДДДДДДґ "‘ҐўҐа­®Ґ бЁп­ЁҐ" Ї® ЋЉЏЋ і і ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД АДДДДДДДДДЩ ­ Ё¬Ґ­®ў ­ЁҐ ®аЈ ­Ё§ жЁЁ “⢥ত о ЋвзҐв ў б㬬Ґ ¤ў ¤ж вм ваЁ влбпзЁ Їпвмб®в ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД 23 500 агЎ. 0 Є®Ї. ДДДДДД ДДД ђгЄ®ў®¤ЁвҐ«м ЈҐ­Ґа «м­л© ¤ЁаҐЄв®а ЪДДДДДДВДДДДДДДДДДї ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД іЌ®¬Ґа і „ в  і (¤®«¦­®бвм) ГДДДДДДЕДДДДДДДДДДґ Ђў ­б®ўл© ®взҐв і 161 і11.07.2011і ЊҐ¤ўҐ¤Ґў Љ.Њ. ЊҐ¤ўҐ¤Ґў АДДДДДДБДДДДДДДДДДЩ ДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДД (Ї®¤ЇЁбм) (а биЁда®ўЄ  Ї®¤ЇЁбЁ) "12" Ёо«п 2011 Ј. ДД ДДДД ДД ЪДДДДДДДДДДДї і Љ®¤ і ГДДДДДДДДДДДґ ‘вагЄвга­®Ґ Ї®¤а §¤Ґ«Ґ­ЁҐ ®в¤Ґ« Їа®¤ ¦ і і ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ГДДДДДДДДДДДґ і 57 і Џ®¤®взҐв­®Ґ «Ёж® ’Ёе®¬Ёа®ў Ќ.”. ’ ЎҐ«м­л© ­®¬Ґа АДДДДДДДДДДДЩ ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД (д ¬Ё«Ёп, Ё­ЁжЁ «л) Џа®дҐббЁп (¤®«¦­®бвм) ¬Ґ­Ґ¤¦Ґа Ќ §­ зҐ­ЁҐ  ў ­б  Є®¬ ­¤Ёа®ў®з­лҐ а б室л ДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ЪДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДВДДДДДДДДДї ЪДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДї іЌ Ё¬Ґ­®ў ­ЁҐ Ї®Є § вҐ«п і ‘㬬 , і і ЃгеЈ «вҐабЄ п § ЇЁбм і і і агЎ.Є®Ї і і і ГДДДДДДДДДДДВДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДЕДЕДДДДДДДДДДДДДДДДДВДДДДДДДДДДДДДДДДґ і і ®бв в®Є і і і ¤ҐЎҐв і ЄаҐ¤Ёв і іЏаҐ¤л¤гйЁ© і і і і і і і  ў ­б ГДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДґ ГДДДДДДДДВДДДДДДДДЕДДДДДДДВДДДДДДДДґ і і і і і бзҐв, і б㬬 , і бзҐв,і б㬬 , і і іЇҐаҐа б室 і і ібгЎбзҐв іагЎ.Є®Ї.ібгЎбзҐвіагЎ.Є®Ї.і ГДДДДДДДДДДДБДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДґ ГДДДДДДДДЕДДДДДДДДЕДДДДДДДЕДДДДДДДДґ іЏ®«г祭  ў ­б 1. €§ Є б-і і і 26 і 23 500 і 71 і 23 500 і ібл і і і і і і і ГДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДґ ГДДДДДДДДЕДДДДДДДДЕДДДДДДДЕДДДДДДДДґ і1 . ‚ ў «о⥠(бЇа ў®з­®)і і і і і і і ГДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДґ ГДДДДДДДДЕДДДДДДДДЕДДДДДДДЕДДДДДДДДґ і2. Ќ  Є®аЇ®а вЁў­го Є а-і і і і і і і івг N 4238 3600 2496 5074і 26 000 і ГДДДДДДДДЕДДДДДДДДЕДДДДДДДЕДДДДДДДДґ і і і і і і і і ГДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДґ ГДДДДДДДДЕДДДДДДДДЕДДДДДДДЕДДДДДДДДґ іба®Є ¤Ґ©бвўЁп 05/12 і і і і і і і ГДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДґ ГДДДДДДДДЕДДДДДДДДЕДДДДДДДЕДДДДДДДДґ і€в®Ј® Ї®«г祭® і 26 000 і і і і і і ГДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДґ ГДДДДДДДДЕДДДДДДДДЕДДДДДДДЕДДДДДДДДґ і€§а б室®ў ­® і 23 500 і і і і і і ГДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДґ ГДДДДДДДДЕДДДДДДДДЕДДДДДДДЕДДДДДДДДґ іЋбв в®Є і 2500 і і і і і і ГДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДґ ГДДДДДДДДЕДДДДДДДДЕДДДДДДДЕДДДДДДДДґ іЏҐаҐа б室 і і і і і і і АДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДБДДДДДДДДДЩ АДДДДДДДДБДДДДДДДДБДДДДДДДБДДДДДДДДЩ ЏаЁ«®¦Ґ­ЁҐ 7 ¤®Єг¬Ґ­в®ў ­  7 «Ёбв е ДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДД ЋвзҐв Їа®ўҐаҐ­. Љ г⢥তҐ­Ёо ў б㬬Ґ ¤ў ¤ж вм ваЁ влбпзЁ Їпвмб®в агЎ. 0 Є®Ї. ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ДДД б㬬  Їа®ЇЁбмо (23 500 агЎ. 0 Є®Ї.) ДДДДДД Д ѓ« ў­л© ЎгеЈ «вҐа ЋаҐе®ў ЋаҐе®ў Ђ.Њ. ДДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД Ї®¤ЇЁбм а биЁда®ўЄ  Ї®¤ЇЁбЁ ЃгеЈ «вҐа Љ®аиг­®ў  Љ®аиг­®ў  ….Ђ. ДДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД Ї®¤ЇЁбм а биЁда®ўЄ  Ї®¤ЇЁбЁ ЪДДДДДДДДї ЪДДДДДДї Ћбв в®Є ў­ҐбҐ­ ў б㬬Ґ і і агЎ. і і Є®Ї. ДДДДДДДДДДДДДДДД АДДДДДДДДЩ АДДДДДДЩ ЏҐаҐа б室 ўл¤ ­ Ї® Є бб®ў®¬г ®а¤Ґаг N ___ ®в " " _____________ 20 Ј. "Ћбв в®Є ў­ҐбҐ­ ­  а/бз N 4060281073820010314 ЪДДДДї ЪДДДї ў ЋЂЋ ЉЃ "Њ®­®«Ёв" ў б㬬Ґ і2500і агЎ. і 0 і Є®Ї. Ї® Ї« вҐ¦­®¬г Ї®аг祭Ёо АДДДДЩ АДДДЩ N 16 ®в "14" Ёо«п 2011 Ј. ДДДД ДД ДДДД ДД ЃгеЈ «вҐа (Є ббЁа) Љ®аиг­®ў  Љ®аиг­®ў  ….Ђ. "14" Ёо«п 2011 Ј. ДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ДД ДДДД ДД (Ї®¤ЇЁбм) (а биЁда®ўЄ  Ї®¤ЇЁбЁ) _________________________________________________________________________ « Ё ­ Ё п ® в а Ґ §   ђ бЇЁбЄ . ЏаЁ­пв Є Їа®ўҐаЄҐ ®в ’Ёе®¬Ёа®ў  Ќ.”.  ў ­б®ўл© ®взҐв N 161 ДДДДДДДДДДДДДДДДД ДДДДДД ®в "11" Ёо«п 2011 Ј. ДД ДДДДДД ДД ­  б㬬㠤ў ¤ж вм ваЁ влбпзЁ Їпвмб®в агЎ. 0 Є®Ї., Є®«ЁзҐбвў® ¤®Єг¬Ґ­в®ў 7 ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД Д Д ­  7 «Ёбв е Д ЃгеЈ «вҐа Љ®аиг­®ў  Љ®аиг­®ў  ….Ђ. "14" Ёо«п 2011 Ј. ДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ДД ДДДД ДД (Ї®¤ЇЁбм) (а биЁда®ўЄ  Ї®¤ЇЁбЁ) А. Никитин, "ЭЖ" "Новая бухгалтерия", выпуск 9, сентябрь 2011 г.