Автоматизация процессов - залог успеха налоговой реформы
Любые инновации, появляющиеся в современной жизни, - это, безусловно, положительные изменения, неотъемлемая часть сегодняшнего времени. Максимальная автоматизация процессов, связанных с налогообложением, стала не только насущной потребностью, но и необходимым условием успешной реализации налоговой реформы.
Представление отчетов в налоговые органы - процесс непростой. И для направляющей, и для принимающей сторон это становилось настоящим испытанием. Налоговые органы не всегда были в состоянии справиться с возрастающим потоком налогоплательщиков и осуществить ввод данных в информационную систему, поэтому налоговая служба постоянно ищет пути совершенствования и упрощения процедуры приема отчетности. Передача информации по телекоммуникационным каналам связи является самым передовым способом общения с инспекцией. Современные бухгалтеры оценили все преимущества этой быстрой и удобной системы. В конце прошлого года Федеральная налоговая служба утвердила новые рекомендации по сдаче электронной отчетности (приказ ФНС России от 2.11.09 г. N ММ-7-6/534). В документе определены последовательность электронного документооборота с электронной цифровой подписью (ЭЦП) при представлении налоговых деклараций в электронном виде, перечень обязательных функций и периодичность их выполнения для каждого участника взаимодействия. Одно из главных новшеств - сдача отчетности через обслуживающую бухгалтерию или пункты коллективного доступа, которые вместе с декларацией обязаны отправлять в инспекцию информационное сообщение о доверенности. Сегодня действует один приемлемый способ сдачи отчетности - через специализированных операторов связи. Оператор оказывает услуги по обмену информацией между налоговыми органами и налогоплательщиками в рамках системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде, предоставляет и сопровождает необходимый программный продукт.
Внедрение электронного документооборота
Для бухгалтеров внедрение электронного документооборота при представлении налоговых деклараций не вызвало никаких сложностей, им не пришлось получать дополнительные знания и навыки. При сдаче отчетности согласно приказу N ММ-7-6/534 устанавливается четкая последовательность действий. Стороны, участвующие в этой системе, обмениваются следующими документами: налоговая декларация (расчет), информационное сообщение о доверенности, квитанция о приеме, уведомление об отказе, извещение о вводе, подтверждение даты отправки, уведомление об уточнении, извещение о получении, а также сообщение об ошибке. Следует добавить, что только три из них в ходе обмена не шифруются: подтверждение даты отправки, извещение о получении и сообщение об ошибке.
Представитель налогоплательщика формирует налоговую декларацию в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом, подписывает ее ЭЦП и направляет в налоговый орган через спецоператора. Вместе с налоговой декларацией высылается информационное сообщение о реквизитах доверенности, выданной представителю. Оператор при получении от налогоплательщика декларации фиксирует дату отправки электронного документа, создает подтверждение этой даты и вновь высылает налогоплательщику со своей ЭЦП. Лишь электронный документ, заверенный ЭЦП, имеет юридическую силу. Она обеспечивает возможность автоматизированного установления авторства. В электронный документ с ЭЦП невозможно внести изменения. Таким образом, это его своеобразный реквизит. Затем зашифрованный документ и подтверждение даты отправки отчетности направляются в налоговый орган. Квитанция о приеме - это аналог положительного протокола входного контроля, который налоговая инспекция предоставляет налогоплательщику, а уведомление об отказе приема отчетности - аналог отрицательного протокола отличается обязательным указанием причин отказа. Как установлено в приказе N ММ-7-6/534, если после сдачи получено уведомление об отказе, отчетность считается недействительной. Перечень ошибок, в результате которых можно получить отказ, четко установлен, например это неверное указание периода, за который сдается декларация и т.д. После ввода отчета в свои информационные ресурсы инспекция высылает извещение о вводе. В специальном отчете, который формируется спецоператором и по которому устанавливается дата сдачи отчетности, сообщается о вводе декларации. Кроме того, налоговый орган уведомляет об уточнении в случае приема документа с ошибками, указывает замечания и необходимость их исправления или пояснения. Подтверждение даты отправки направляется инспекцией, а налогоплательщик в свою очередь подготавливает извещение о получении. Сообщение об ошибке направляется лишь в тех случаях, когда полученный документ невозможно расшифровать.
Все методологические рекомендации, указанные в приказе N ММ-7-6/534, направлены на четкое функционирования системы, обеспечение однозначности и прозрачности процессов сдачи, приема и учета налоговых деклараций. Нововведения и дополнения основаны на практическом опыте и направлены на совершенствование, а значит, на упрощение функционирования структуры передачи информации при представлении налоговых деклараций в электронном виде по телекоммуникационным каналам. Благодаря данному приказу облегчается и систематизируется работа обеих сторон: бухгалтеров и налоговых органов. Несомненно, повышается степень защиты всех участников электронного документооборота от ошибок, неверного толкования и недопонимания.
Практическое применение
В группе компаний "Талина" электронный документооборот при представлении налоговых деклараций в электронном виде по телекоммуникационным каналам был организован более двух лет назад. В холдинге - 33 предприятия и, следовательно, 33 бухгалтерии. Для организации такого электронного документооборота мы обратились к специализированному оператору связи, прошедшему аккредитацию в управлении ФНС России нашего региона, и заключили с ним договор. Этот оператор связи отвечает всем установленным требованиям: имеет необходимые технологии для представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи и заключенный договор с территориальным налоговым органом по выдаче и сопровождению сертификата ключа ЭЦП, регистрации налогоплательщика в качестве абонента в системе документооборота, предоставлению и сопровождению программного продукта для подготовки отчетности в электронном виде и обеспечения реализации процедур документооборота с налоговыми органами. При внедрении этой инновации на предприятиях промышленной группы проводилась активная работа IT-специалистами. Конечно, это сложнее было сделать в районах республики, так как не везде имелась нужная скорость интернет-соединения.
В холдинге единое программное обеспечение применяется не на всех предприятиях. Например, управляющая компания использует для подачи налоговых деклараций в электронном виде программу "Референт". Это не вызывает каких-либо сложностей в работе бухгалтеров. Но программистам приходится знать особенности всех применяемых программных продуктов. Подобных специализированных операторов связи и программного обеспечения сегодня на современном IT-рынке довольно много, они все аналогичные. Различие лишь в стоимости их услуг, которую они определяют самостоятельно. Она варьирует в широких пределах в зависимости от реализованных функций в программном обеспечении, количества представляемой отчетности, срока заключения договора между налогоплательщиком и спецоператором, спектра предоставляемых услуг. Налоговые органы не имеют к этой ценовой политике никакого отношения.
Несомненно, работа специалистов, которые непосредственно передают налоговую декларацию в соответствующий орган, стала намного легче. Больше не нужно стоять в очереди, тратить время на поездки в налоговую инспекцию, а можно выполнять работу, не отходя от компьютера и не покидая своего рабочего места. В работе бывают разные форс-мажорные ситуации, с помощью системы электронного документооборота декларации можно подавать вплоть до 12 часов ночи. Повысилась экономия рабочего времени, что очень важно в работе бухгалтеров, которые должны сдавать все установленные отчетности в крайне сжатые сроки.
А. Вдовин,
начальник Управления информационных
технологий холдинга "Талина"
"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 32, август 2010 г.