Аналитический учет в организации как основа составления внутренней отчетности и прогнозирования деятельности организации
Прогнозирование показателей деятельности организации основывается на технологических (с учетом характеристик производственных процессов и вовлеченных в процесс производства ресурсов) и бухгалтерских оценках (на базе информации финансового и управленческого учета), а также на оценках, полученных при помощи статистической обработки данных.
Для того чтобы спрогнозировать полученную выручку организации, руководитель прежде всего должен анализировать поток и отток денежных средств. Для этого необходим расчет затрат (затраты на материалы, оплату труда, взносы от оплаты труда, амортизацию оборудования), которые планирует осуществить организация. В соответствии с затратами необходимо сформировать цену (полная себестоимость плюс плановая прибыль) и соответственно спланировать объем продаж в зависимости от заключенных договоров с покупателями, заказчиками. Полученная выручка (планируемый объем продаж, умноженный на цену) в зависимости от отдельных факторов будет увеличиваться либо уменьшаться.
В итоге при расчете чистой прибыли следует учитывать налоги, которые заплатит организация с полученной прибыли до налогообложения (разница между полученными доходами и расходами).
Таким образом, любой руководитель в процессе своей деятельности должен принимать ряд важных решений. Аналитический учет в данном случае служит некоторым плацдармом, на который руководитель может и должен опираться при принятии решения.
При ведении аналитического учета предприятиям предоставлена большая свобода выбора по степени детализации, единицам измерения, способам учета и т.д.
Кроме того, ведение синтетического учета - работа бухгалтерии, а аналитическим учетом могут заниматься и работники другого отдела организации (например, менеджеры, аналитики), руководствующиеся внутренними правилами работы предприятия, которые не относятся к бухгалтерскому законодательству.
Аналитический учет расчетов с поставщиками, покупателями, прочими дебиторами и кредиторами
Одним из ключевых моментов деятельности организации являются взаимоотношения с контрагентами. Естественно, для более плодотворного сотрудничества необходимо вести аналитический учет по каждому контрагенту. Однако с одним и тем же контрагентом могут складываться деловые отношения по различным направлениям и соответственно договорам. Следовательно, учет по каждому контрагенту можно детализировать и учетом по договорам. Однако и в пределах одного договора возможны несколько поставок и платежей, на которые составляются соответствующие документы. Поэтому возможна еще большая детализация по таким документам расчетов с контрагентами.
При использовании организацией для учета бухгалтерской программы важно, чтобы в ней были предусмотрены параметры для аналитического учета, который так важен для принятия дальнейших решений руководителем.
Элементы аналитического учета в программе "1С:Бухгалтерия 8.0" называют элементами субконто. Подобные элементы субконто объединяются в вид субконто.
Таким образом, аналитический учет по контрагентам ведут по таким видам субконто: обычно - "Контрагенты" и "Договоры", иногда - "Документы расчетов с контрагентами".
Перед тем как заключить договор, необходимо проанализировать существенные моменты: его предмет, стоимость услуг либо товара, если они предоставляются по данному договору, условия поставки. Руководитель должен владеть информацией относительно спроса и предложения в той сфере деятельности, которой он занимается. Также следует оформить договор правильно с юридической и экономической точки зрения, оценить различные налоговые риски организации, последствия при невыполнении тех или иных условий сторонами, заключившими договор.
Что делать, если на предприятии огромное количество договоров, заключенных с покупателями и заказчиками, однако бухгалтерская служба довольно маленькая? Следует ли вести аналитический учет по данным договорам?
В данном случае необходимо рассмотреть взаимосвязь таких отделов организации, как бухгалтерия и отдел по работе с клиентами.
Следует отметить, что конечным результатом работы бухгалтерии является выявление финансового результата организации (чистой прибыли) после уплаты соответствующих налогов, установленных действующим законодательством.
Для того чтобы избежать различных налоговых последствий (штрафных санкций за неуплату налогов, пеней за несвоевременную уплату налогов, административных санкций), следует вести учет операций в соответствии с первичными документами, отражающими эти операции. Таким образом, грамотное ведение аналитического учета в соответствии с договорами позволит организации правильно рассчитать прибыль, полученную от ее деятельности.
Как правило, отдел по работе с клиентами строит выгодные взаимоотношения с клиентами, обговаривает условия, на которых выгодно сотрудничество обоим сторонами, и на данных условиях заключает договор. При этом оплату за товар и продукцию можно проследить прежде всего по бухгалтерским документам (платежным поручениям, выпискам и т.д.), на основе которых следует принять решение, можно ли продолжать далее сотрудничество с тем или иным клиентом, если оплату за товар, услугу и т.д. он не осуществляет.
В конце определенного периода для анализа и прогнозирования ситуации с той или иной стороны на основании бухгалтерских отчетов с подробной аналитикой также можно проследить результат работы с тем или иным клиентом (объем продаж, выручка, своевременность платежей).
Аналитический учет поступления и выбытия материально-производственных запасов
На основании договоров с контрагентами организация определяет, что приобретается или продается: продукция, товар, материал и т.д.
Материалы, товары и готовая продукция называются материально-производственными запасами (далее - МПЗ). Для того чтобы избежать потерь того или иного материала либо товара, а также чтобы у руководителя имелась возможность знать в нужное ему время, какая продукция (товар, материал) хранится в организации и в каком количестве, необходимо вести учет по каждому складу (точнее, месту хранения). При этом необходимо вводить аналитические признаки: марка, сорт и т.д.
Если некоторые объекты МПЗ имеют одинаковые аналитические признаки, то они учитываются вместе как один элемент номенклатуры. Номенклатура - это элементы учета МПЗ. При этом для номенклатуры первостепенным становится так называемый количественный учет в натуральных измерителях.
Если одна и та же номенклатура поступает несколько раз партиями, то ведется партионный учет.
Таким образом, при ведении аналитического учета по МПЗ в бухгалтерской программе используется субконто: обычно - "Склады (места хранения)" и "Номенклатура", иногда - "Партии".
Аналитический учет тех или иных материалов, товаров позволяет проконтролировать, какие товары на складе находятся для того, чтобы их продать или пустить в производство. Таким образом, на основании накладных бухгалтерия осуществляет отражение поступления товара на складе, а кладовщик, соответственно при приемке сверяет товар с накладной, взвешивает и т.д. Соответственно на основании спроса сотрудники отдела по работе с клиентами подают заявку складской службе на те или иные материалы, информацию о наличии которых можно получить исходя из аналитического учета и данных складского учета. Таким образом, оперативное движение материалов можно проследить исходя из данных аналитического учета.
Негативные последствия при неотражении отдельных данных в аналитическом учете
Нередко в бухгалтерской программе отсутствуют данные аналитического учета (наименование контрагента, номер и дата договора). Таким образом, автоматически бухгалтерская программа формирует данные, которые отличаются от действительных данных (например, остатки на конец отчетного периода по счетам 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"). Следовательно, данные, отражаемые в бухгалтерском учете могут ввести в заблуждение специалистов отдела по работе с клиентами (может появиться непроконтролированная просроченная задолженность). В результате специалисты отдела по работе с клиентами не смогут получить своевременную информацию, на основании которой должны приниматься дальнейшие решения.
Следует также отметить, что законодательством предусмотрено ведение аналитического учета. Так, на основании приказа Минфина России от 31.10.2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" аналитический учет по счету 60 ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 обособленно.
Аналитический учет по счету 62 ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику.
Построение аналитического учета по счету 62 также должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.
Таким образом, при отсутствии аналитического учета нарушается не только законодательство, но и внутренняя работа отдельных подразделений.
Налогообложение
Для расчета чистой прибыли организация должна просчитать все свои расходы и доходы, а также начислить налоги.
Однако отсутствие данных аналитического учета (наименования контрагента, номера и даты договора) по договорам с контрагентами также влияет и на корректность расчета налогов.
После того, как товар, сырье, поступили в организацию и товарные накладные подписаны, организация при принятии к учету полученного от поставщика товара на основании счета-фактуры, выставленного поставщиком, может произвести вычет суммы предъявленного ей НДС (п.п. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
При этом на основании п.п. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ в случае перечисления покупателем сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) восстановлению подлежат суммы налога в размере, ранее принятом к вычету в отношении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг).
В том случае, если в договоре на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) предусмотрено условие о перечислении предварительной оплаты (частичной оплаты) без указания конкретной суммы, то к вычету следует принимать НДС, исчисленный исходя из суммы перечисленной предварительной оплаты (частичной оплаты), которая указана в счете-фактуре, выставленном продавцом.
Если в договоре условие о предварительной оплате (частичной оплате) не предусмотрено или соответствующий договор отсутствует, а предварительная оплата перечисляется на основании счета, то налог по перечисленной предварительной оплате (частичной оплате) к вычету не принимается.
В данном случае - выбор за организацией (как она укажет в договоре - частичная оплата либо оплата после отгрузки товаров от поставщика), она вправе выбирать, как ей учитывать НДС:
принимать НДС к вычету в момент предоплаты, а затем восстанавливать в момент принятия к учету товара;
принимать НДС к вычету в момент принятия на учет товара.
При осуществлении расходов на материалы, товары НДС по полученным товарам можно принять к вычету в соответствии со ст. 172 НК РФ, если есть все необходимые документы (счет-фактура, платежное поручение по оплате), товар поставлен на учет и используется в деятельности организации.
При отсутствии аналитического учета организация не сможет проконтролировать количество товара на складе, его номенклатуру. Следует отметить также, что при проведении инвентаризации сверяется фактическое количество товара с данными учета. Если товар по данным учета числится в организации, а его фактически нет, то возникнет недостача материалов, по которой необходимо восстановить НДС, ранее поставленный на учет (письмо Минфина России от 18.11.05 г. N 03-04-11/308).
Н. Парфенова,
ООО "Верген Аудит"
"Финансовая газета", N 17, апрель 2011 г.