Аренда авто с экипажем
Ни одна фирма не представляет своей деятельности без автомобиля. Принимая решение о приобретении автомобиля, организации необходимо сделать выбор: приобрести машину по договору купли-продажи, лизинга или оформить договор аренды автомобиля, с экипажем или без него. Тем, кто предпочел арендовать авто с экипажем, данная статья поможет правильно подтвердить и учесть расходы.
Заключаем договор
Организация для осуществления предпринимательской деятельности может арендовать транспортное средство как у сторонней организации, так и у предпринимателя. Взаимоотношения сторон определяются договором. По договору аренды автомобиля с экипажем арендодатель не только предоставляет во временное пользование и владение транспортное средство, но и оказывает услуги по управлению им и по его технической эксплуатации*(1). По общему правилу арендодатель обязан поддерживать автомобиль в исправном техническом состоянии и осуществлять текущий и капитальный ремонт*(2). Услуги по управлению авто оказываются экипажем арендодателя, его работниками. Следовательно, арендодатель несет расходы на оплату труда водителей и другие расходы на персонал*(3). В свою очередь арендатор автомобиля несет расходы, связанные с его эксплуатацией, на топливо, иные материалы и сборы*(4). Расходы на страхование транспортного средства или ответственности за ущерб, нанесенный транспортному средству, являющееся обязательным в силу закона или договора, несет арендодатель, но стороны могут и договориться. И тогда страховые расходы будет нести арендатор*(5).
Мнение читателя. Все виды ремонта за наш счет
Акчурин Роман Викторович, начальник отдела финансового обеспечения, ООО "Лотос", г. Краснодар
Наша организация заключила договор на аренду легковых автомашин с экипажем.
Статьей 636 ГК РФ предусмотрена обязанность арендатора по оплате расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходов на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, если иное не указано в договоре.
Согласно условиям заключенного нами договора текущий и (или) капитальный ремонт транспортных средств наша организация производит за свой счет и несет расходы по оплате топлива.
Для списания ГСМ в соответствии с вышеуказанным договором мы самостоятельно рассчитали и утвердили нормы расхода ГСМ для арендуемого автомобиля. А затем списали ГСМ на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, только в пределах таких норм.
Устанавливая нормы расхода ГСМ для арендованной машины, мы исходили из технических характеристик конкретного автомобиля, износа его двигателя, при этом опираясь на отраслевые нормы, установленные руководящим документом Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
Оформляем услуги перевозки
При аренде автомобиля с экипажем возникает много споров с налоговыми органами по вопросу предоставления арендодателем арендатору копий путевых листов.
Путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, также он выступает основанием для начисления заработной платы водителю и для учета расхода ГСМ. Таким образом, по общему правилу путевой лист необходим арендодателю, а не арендатору. Однако налоговые органы считают иначе. Так, в своем письме *(6) они приводят список нужных документов для учета арендных платежей по договору аренды автомобиля с экипажем в целях исчисления налога на прибыль:
- договор аренды;
- акт приема-передачи;
- приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
- заявки на использование арендованных автомобилей;
- копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут и время движения арендованных автомобилей.
Судьи, рассматривая вопрос необходимости предоставления копий путевых листов арендатору, встают на сторону налогоплательщика. Так, суд указал, что отсутствие путевых листов не может свидетельствовать об отсутствии документального подтверждения затрат. Водители автотранспортных средств являются работниками организации-арендодателя, заработную плату арендатор им не начисляет. Форма путевых листов предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами. В связи с этим суд отклонил как необоснованный довод налогового органа о необходимости оформления путевых листов в целях подтверждения правомерности включения в состав расходов произведенных арендатором затрат по аренде автотранспорта*(7).
Мнение читателя. Подтверждаем расход документами...
Кочинская Ангелина Яковлевна, помощник главного бухгалтера, ООО "Садко-Витязь", г. Санкт-Петербург
Наша организация для доставки мазута наняла машину у другой организации. Для обоснования понесенных нашей организацией расходов в целях налогового и бухгалтерского учета мы заключили в письменном виде договор аренды автотранспортного средства с экипажем.
Поскольку объектом аренды является автомобиль, в договоре аренды стороны указали сведения, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче в аренду. Арендодатель записал марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер двигателя и другие данные, указанные в свидетельстве о регистрации транспортного средства.
Для документального подтверждения расходов в виде арендной платы арендодатель предоставляет нам копии путевых листов. Также мы получаем ТТН на мазут. Кроме того, по итогам каждого месяца мы составляем акт приемки оказанных услуг по заключенному договору аренды.
Финансовое ведомство считает, что подтвердить расходы за услуги по управлению транспортным средством можно, например, заключенным договором аренды (субаренды), графиком арендных платежей, документами об их оплате, актом приема-передачи арендованного имущества.
При этом ежемесячное заключение актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для документального подтверждения указанных расходов не требуется*(8).
Мнение читателя. Путевой лист: арендодателю - оригинал, нам - копию
Блинков Дмитрий Игоревич, юрист, г. Москва
Мы арендуем автомобиль с экипажем. В соответствии с договором расходы на ГСМ осуществляет наша организация-арендатор.
Согласно разделу 2 Указаний по заполнению и применению форм путевых листов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78, именно путевой лист является основным документом первичного учета, определяющим совместно с ТТН при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта. В путевом листе отражаются записи о времени эксплуатации автомобиля у заказчика, которые служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня. Нам путевые листы при аренде автомобиля с экипажем необходимы для подтверждения обоснованности расхода ГСМ.
Для этого мы специально оговариваем в договоре обязанность арендодателя по передаче нашей организации, как арендатору, заверенных арендодателем копий путевых листов и отрывных талонов к путевым листам.
Кроме того, расход топлива должен подтверждаться соответствующим образом оформленными первичными документами о производственной направленности использования автотранспорта. Этим документом, по нашему мнению, может быть второй экземпляр ТТН, предназначенный для грузополучателя.
Таким образом, арендатор-налогоплательщик вправе учесть расходы на аренду автотранспорта с экипажем в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами.
Е.Н. Королева,
руководитель направления налогообложения и бухгалтерского учета
экспертно-консультационного отдела компании ПРАВОВЕСТ
"В курсе правового дела", N 15, август 2010 г.
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
*(1) ст. 632 ГК РФ
*(2) ст. 634 ГК РФ
*(3) п. 2 ст. 635 ГК РФ
*(4) ст. 636 ГК РФ
*(5) ст. 637 ГК РФ
*(6) письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1
*(7) постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2008 N А56-15033/2007
*(8) письмо Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559