Аренда автомобиля в командировке: вопросы учета и налогообложения расходов
Очень часто встречаются ситуации, когда работники организаций, направленные в загранкомандировку и вынужденные там переезжать из города в город, арендуют автомобили в целях экономии денежных средств, так как переезд обходится дорого (с учетом расходов на проезд от гостиницы до вокзала и от вокзала до гостиницы в другом городе, а также стоимости билета). В статье рассмотрим вопросы налогообложения аренды автомобиля во время нахождения работников в загранкомандировке. Отметим, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Положением "Об особенностях направления работников в служебные командировки", утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Необходимо ли удерживать НДФЛ?
Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Согласно ст. 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиками от источников в РФ либо за пределами РФ.
В статье 217 НК РФ названы виды доходов физических лиц, освобождаемые от обложения НДФЛ. Так, согласно п. 3 указанной статьи не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Кроме того, п. 3 ст. 217 НК РФ гласит, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Также ни ТК РФ, ни НК РФ не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых работником для проезда до места назначения командирования и обратно.
Кроме того, выданные на командировку подотчетному лицу денежные средства не являются доходом физического лица. То есть суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в загранкомандировке не подлежат обложению НДФЛ, так как относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей.
Однако следует помнить, что в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей. В этом случае документами, подтверждающими произведенные расходы по аренде автомобиля, будут являться в первую очередь договор аренды, а также акт о передаче (возврате) автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).
К сведению. В доход работника, облагаемый НДФЛ, можно включить выданные под отчет денежные средства только в случае невозможности их возврата.
Следует ли начислять страховые взносы во внебюджетные фонды?
Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.
Командировочные расходы являются подотчетными суммами, так как не признаются выплатой или иным вознаграждением в рамках трудовых отношений. Кроме того, работодатель не утрачивает возможность контролировать их расход, поскольку работник должен представить авансовый отчет.
В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ при направлении работников в командировки как в пределах территории РФ, так и за пределы территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 11.11.2010 N 3416-19).
Если расходы по авансовому отчету командированного не подтверждены документально, то они подлежат обложению страховыми взносами в полном размере (Письмо ПФ РФ от 29.09.2010 N 30-21/10260).
Можно ли признать расходы по аренде автомобиля в целях исчисления налога на прибыль?
Касательно отнесения сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в служебной командировке к расходам по налогу на прибыль сообщаем следующее.
Главой 25 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик - российская организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). В соответствии с ч. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно ч. 2 ст. 252 НК РФ расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.
В силу п. 12 ч. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности:
- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- на наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
То есть расходы по аренде автомобиля, произведенные работником или группой работников, находящихся в командировке, учитываются в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования.
Какие записи необходимо сделать в бухгалтерском учете?
Бухгалтерский учет расчетов с работником, которому выданы подотчетные денежные средства, осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета*(1)). По дебету счета 71 отражаются выданные под отчет суммы, а по кредиту - израсходованные либо возвращенные (не возвращенные) подотчетным лицом суммы.
Следует помнить, что дебиторская задолженность, числившаяся за работником организации, списывается только после утверждения авансового отчета.
Рассмотрим пример отражения в бухгалтерском учете организации командировочных расходов.
Содержание операции
Дебет
Кредит
Первичный документ
Денежные средства выданы из кассы на командировочные расходы под отчет
71/1
50/1
Приказ о направлении работника в командировку, расходный кассовый ордер
Отражены расходы на командировку, включая аренду ТС
44, 20, 25, 26
71/1
Проездные документы, договор аренды ТС, акт приема-передачи, кассовый чек, счет, счет-фактура, авансовый отчет
Отражена сумма НДС с услуг
19
71/1
Счет-фактура
Принят к вычету НДС с услуг
68
19
Счет-фактура
Возвращен в кассу остаток неиспользованных подотчетных сумм
50/1
71/1
Приходный кассовый ордер
Если остаток неизрасходованных подотчетных денежных средств работником не возвращен, то возможны следующие варианты:
1) на основании распоряжения руководителя организации указанные суммы удерживаются из заработной платы работника. Данные операции отражаются следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Первичный документ
Отражена невозвращенная сумма задолженности
94
71/1
Отражено удержание суммы задолженности из начисленной заработной платы работника
70
94
Распоряжение руководителя организации
2) на основании распоряжения руководителя организации числящиеся суммы задолженности прощены работнику. Данные операции отражаются следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Первичный документ
Отражена невозвращенная сумма задолженности
94
71/1
Отражен внереализационный расход в сумме прощенного долга
91/2
94
Распоряжение руководителя организации
Начислен НДФЛ с суммы прощенного долга (полученного работником дохода)
70
68/1
Регистр учета доходов и НДФЛ
В.В. Данилова,
эксперт журнала "Оплата труда:
бухгалтерский учет и налогообложение"
"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2011 г.
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
*(1) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н.