Электронная версия бератора "Практическая энциклопедия бухгалтера"
Том 3. Выплаты физическим лицам
(Том приведен в соответствии с изменениями от января 2011 г.)
Раздел V. Отпуска
Бухгалтерский учет отпускных
См. подраздел "Бухгалтерский учет отпускных" в предыдущей редакции
     ‘®¤Ґа¦ ­ЁҐ ’®¬  3 "‚лЇ« вл дЁ§ЁзҐбЄЁ¬ «Ёж ¬"
     Џ®ЁбЄ®ўл© ॣЁбва ’®¬  3 "‚лЇ« вл дЁ§ЁзҐбЄЁ¬ «Ёж ¬"
     …¤Ё­л© Ї®ЁбЄ®ўл© ॣЁбва н«ҐЄва®­­ле ўҐабЁ© ЎҐа в®а®ў
Для оплаты отпускных работникам организация может создавать резерв на оплату отпусков. Однако создание такого резерва не обязательно.
Порядок отражения в бухгалтерском учете расходов на оплату отпусков зависит от того, создан такой резерв в организации или нет.
Отражение отпускных при отсутствии резерва
Отпускные можно начислять работнику:
- за текущий месяц;
- за месяц, который не наступил;
- частично за наступивший месяц, а частично за месяц, который не наступил.
Если отпускные начисляют за текущий месяц
Если отпускные начисляют работнику за текущий месяц, то их сумма учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности (например, отпускные начисляют 1 августа работнику, уходящему в отпуск с 3 по 31 августа).
Если отпускные начисляют работникам основного (вспомогательного, обслуживающего) производства, сделайте в учете такую запись:
Дебет 20 (23, 29) Кредит 70
- начислены отпускные работникам основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.
Если отпускные начисляют работникам, обслуживающим основное (вспомогательное) производство, или управленческому персоналу, отразите это в учете так:
Дебет 25 (26) Кредит 70
- начислены отпускные работникам, занятым в процессе обслуживания основного или вспомогательного производства (управленческому персоналу).
Отпускные работникам, занятым в процессе продажи готовой продукции или товаров, начисляйте в корреспонденции со счетом 44 "Расходы на продажу":
Дебет 44 Кредит 70
- начислены отпускные работникам, занятым в процессе продажи готовой продукции (товаров).
Сумму отпускных облагают налогом на доходы физических лиц, взносами в ПФР, ФСС, фонды ОМС и взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в том же порядке, что и заработную плату.
Налог на доходы физических лиц, удержанный из суммы отпускных, отразите такой записью:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"
- удержан налог на доходы из суммы отпускных.
Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС относят на те же счета, на которых отражены отпускные.
При начислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний сделайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 69-1
- начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний на сумму отпускных.
Затем отразите начисление взносов в ПФР, ФСС, фонды ОМС по кредиту счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению":
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 69-1
- начислены взносы по отпускным в части, которая подлежит уплате в Фонд социального страхования;
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 69-2
- начислены взносы по отпускным в части, которая подлежит уплате в Пенсионный фонд;
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 69-3
- начислены взносы по отпускным в части, которая подлежит уплате в фонды обязательного медицинского страхования.
Выплату отпускных оформите записью:
Дебет 70 Кредит 50-1
- выплачены отпускные из кассы организации.
Пример
Работнику отдела снабжения ЗАО "Актив" Петрову предоставлен очередной ежегодный отпуск с 4 августа отчетного года. Отпуск предоставлен на 28 календарных дней.
Петров должен выйти на работу 1 сентября.
Месячный оклад Петрова - 5000 руб.
В расчетный период включают август-декабрь прошлого года и январь-июль отчетного года.
Сумма выплат Петрову за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:
5000 руб. х 12 мес. = 60 000 руб.
Средний дневной заработок Петрова за расчетный период составит:
60 000 руб. : (12 х 29,4) = 170 руб.
Сумма отпускных составит:
170 руб. х 28 календ. дн. = 4760 руб.
Организация уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по ставке 3,1%, а взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС - по ставке 34%.
Чтобы упростить пример, предположим, что Петров не имеет права на вычеты по налогу на доходы физических лиц. При начислении отпускных бухгалтер "Актива" должен сделать записи:
Дебет 20 Кредит 70
- 4760 руб. - начислены отпускные Петрову;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"
- 619 руб. (4760 х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 20 Кредит 69-1
- 147,56 руб. (4760 х 3,1%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
Дебет 20 Кредит 69-1
- 138 руб. (4760 х 2,9%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в Фонд социального страхования;
Дебет 20 Кредит 69-2
- 1237,6 руб. (4760 х 26%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в Пенсионный фонд;
Дебет 20 Кредит 69-3
- 242,76 руб. (4760 х 5,1%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в фонды обязательного медицинского страхования;
Дебет 70 Кредит 50-1
- 4141 руб. (4760 - 619) - выплачены из кассы отпускные.
Если отпускные начисляют за месяц, который еще не наступил
Если отпускные начисляют за тот месяц, который еще не наступил, то их сумму учитывают в составе расходов будущих периодов (например, отпускные начисляют 31 июля работнику, уходящему в отпуск с 1 по 28 августа).
При начислении отпускных сделайте запись:
Дебет 97 Кредит 70
- сумма отпускных учтена в составе расходов будущих периодов.
Сумму отпускных облагают налогом на доходы физических лиц, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и взносами в ПФР, ФСС, фонды ОМС.
Налог на доходы физических лиц, удержанный из суммы отпускных, отразите такой записью:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"
- удержан налог на доходы из суммы отпускных.
При начислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний сделайте запись:
Дебет 97 Кредит 69-1
- начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний на сумму отпускных.
Затем отразите начисление взносов во внебюджетные фонды по кредиту счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению":
Дебет 97 Кредит 69-1
- начислены взносы по отпускным, которые подлежат уплате в Фонд социального страхования;
Дебет 97 Кредит 69-2
- начислены взносы по отпускным, которые подлежат уплате в Пенсионный фонд;
Дебет 97 Кредит 69-3
- начислены взносы по отпускным, которые подлежат уплате в фонды обязательного медицинского страхования.
Выплату отпускных оформите записью:
Дебет 70 Кредит 50-1
- выплачены отпускные из кассы организации.
При наступлении того месяца, за который начислены отпускные, их сумму включают в состав расходов по обычным видам деятельности.
Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, а также взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС, начисленные на сумму отпускных, также включают в состав расходов по обычным видам деятельности. Эти операции отражают записью:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 97
- затраты на выплату отпускных (в том числе взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС) учтены в составе расходов по обычным видам деятельности.
Пример
Мастеру основного производства ЗАО "Актив" Яковлеву предоставлен очередной ежегодный отпуск со 2 октября 2011 года.
Отпуск предоставлен на 28 календарных дней. Яковлев должен выйти на работу 30 октября отчетного года.
Месячный оклад Яковлева - 13 000 руб.
В расчетный период включают октябрь-декабрь 2010 года и январь-сентябрь 2011 года.
Сумма выплат Яковлеву за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:
13 000 руб. х 12 мес. = 156 000 руб.
Средний дневной заработок Яковлева составит: 156 000 руб. : (12 х 29,4) = 442,18 руб.
Бухгалтеру "Актива" необходимо начислить отпускные в сумме:
442,18 руб. х 28 календ. дн. = 12 381 руб.
Организация уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по ставке 3,1%, а взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС - по ставке 34%.
Чтобы упростить пример, предположим, что Яковлев не имеет права на вычеты по налогу на доходы физических лиц.
30 сентября бухгалтер "Актива" должен сделать записи:
Дебет 97 Кредит 70
- 12 381 руб. - начислены отпускные Яковлеву;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"
- 1610 руб. (12 381 х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 97 Кредит 69-1
- 383,81 руб. (12 381 х 3,1%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
Дебет 97 Кредит 69-1
- 359 руб. (12 381 х 2,9%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в Фонд социального страхования;
Дебет 97 Кредит 69-2
- 3219 руб. (12 381 х 26%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в Пенсионный фонд;
Дебет 97 Кредит 69-3
- 631 руб. (12 381 х 5,1%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в фонды обязательного медицинского страхования;
Дебет 70 Кредит 50-1
- 10 771 руб. (12 381 - 1610) - выплачены из кассы отпускные.
31 октября бухгалтеру "Актива" необходимо сделать запись:
Дебет 20 Кредит 97
- 16 973,81 руб. (12 381 + 383,81 + 359 + 3219 + 631) - затраты на выплату отпускных включены в расходы по обычным видам деятельности.
Если отпускные начисляют частично за текущий, частично за следующий месяц
Отпускные частично могут начислить за текущий месяц, а частично за месяц, который еще не наступил (например, отпускные начисляют 15 октября работнику, уходящему в отпуск с 18 октября по 15 ноября).
Сумму отпускных, которая относится к текущему месяцу, также взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности.
Сумму отпускных, которая относится к месяцу, который не наступил, а также взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний учитывают в составе расходов будущих периодов.
При наступлении того месяца, за который начисляют отпускные, их сумму включают в состав расходов по обычным видам деятельности.
В таком же порядке списывают суммы взносов во внебюджетные фонды и взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которые ранее были учтены в составе расходов будущих периодов.
Пример
Мастеру сборочного цеха ООО "Пассив" Иванову предоставлен очередной ежегодный отпуск с 23 июня 2011 года. Отпуск предоставляют на 28 календарных дней, из них:
8 дней - в июне;
20 дней - в июле.
Месячный оклад Иванова - 13 000 руб.
В расчетный период включают июнь-декабрь 2010 года и январь-май 2011 года.
Сумма выплат Иванову за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:
13 000 руб. х 12 мес. = 156 000 руб.
Средний дневной заработок Иванова составит: 156 000 руб. : (12 х 29,4) = 442,18 руб.
Бухгалтеру "Пассива" необходимо начислить отпускные в сумме:
442,18 руб. х 28 календ. дн. = 12 381 руб.
Сумма отпускных за июнь составит:
442,18 руб. х 8 дн. = 3537 руб.
Сумма отпускных за июль составит:
442,18 руб. х 20 дн. = 8844 руб.
Организация уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по ставке 3,1%, а взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС - по ставке 34%.
Чтобы упростить пример, предположим, что Иванов не имеет права на вычеты по налогу на доходы физических лиц.
В июне бухгалтер "Пассива" должен сделать следующие проводки:
Дебет 20 Кредит 70
- 3537 руб. - начислены отпускные Иванову за июнь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"
- 460 руб. (3537 х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 20 Кредит 69-1
- 109,65 руб. (3537 х 3,1%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
Дебет 20 Кредит 69-1
- 103 руб. (3537 х 2,9%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в Фонд социального страхования;
Дебет 20 Кредит 69-2
- 920 руб. (3537 х 26%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в Пенсионный фонд;
Дебет 20 Кредит 69-3
- 180 руб. (3537 х 5,1%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в фонды обязательного медицинского страхования;
Дебет 97 Кредит 70
- 8844 руб. - начислены отпускные Иванову за июль;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"
- 1150 руб. (8844 х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 97 Кредит 69-1
- 274,16 руб. (8844 х 3,1%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
Дебет 97 Кредит 69-1
- 256 руб. (8844 х 2,9%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в Фонд социального страхования;
Дебет 97 Кредит 69-2
- 2299 руб. (8844 х 26%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в Пенсионный фонд;
Дебет 97 Кредит 69-3
- 451 руб. (8844 х 5,1%) - начислены взносы, которые подлежат уплате в фонды обязательного медицинского страхования;
Дебет 70 Кредит 50-1
- 10 771 руб. (3537 - 460 + 8844 - 1150) - выплачены из кассы отпускные.
В конце июля бухгалтеру "Пассива" необходимо сделать запись:
Дебет 20 Кредит 97
- 12 124,16 руб. (8844 + 274,16 + 256 + 2299 + 451) - затраты на выплату отпускных за июль включены в расходы по обычным видам деятельности.
Начисление отпускных за счет резерва
Организации имеют право создать резерв на оплату отпусков.
В этом случае отпускные начисляют за счет ранее созданного резерва.
Резерв создают для равномерного включения расходов на оплату отпусков в затраты на производство и расходы на продажу.
Формирование резерва на предстоящую оплату отпусков в учете осуществляют с использованием счета 96 "Резервы предстоящих расходов".
Решение о создании и порядок формирования резерва определяют в учетной политике организации.
Величину резерва организации определяют самостоятельно.
Базой для расчета суммы резерва могут служить, например, предполагаемые расходы на выплату отпускных за год.
Сумму резерва определяют в расчете на год. Ежемесячно бухгалтер должен начислять резерв из расчета 1/12 его годовой суммы.
При начислении резерва для оплаты отпускных работникам основного (вспомогательного, обслуживающего) производства сделайте в учете такую запись:
Дебет 20 (23, 29) Кредит 96
- начислен резерв на оплату отпусков работникам основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.
Если вы начисляете резерв для оплаты отпускных общепроизводственному или управленческому персоналу, отразите его сумму так:
Дебет 25 (26) Кредит 96
- начислен резерв на оплату отпусков работникам, занятым в процессе обслуживания основного или вспомогательного производства (управленческому персоналу).
Резерв на оплату отпусков работникам, занятым в продаже готовой продукции или товаров, начисляйте в корреспонденции со счетом 44 "Расходы на продажу":
Дебет 44 Кредит 96
- начислен резерв на оплату отпусков работникам, занятым в продаже продукции (товаров).
Сумму отпускных, начисленную работникам организации за счет созданного резерва, отразите проводкой:
Дебет 96 Кредит 70
- начислены отпускные работникам организации.
Одновременно начислите взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Для этого сделайте записи:
Дебет 96 Кредит 69-1 (69-2, 69-3)
- начислены взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС.
Если по окончании текущего года в резерве остались невыплаченные суммы, то их необходимо сторнировать.
Для этого сделайте в учете запись:
Дебет 20 (23, 25, 44...) Кредит 96
- сторнирована сумма неиспользованного резерва.
Пример
Согласно учетной политике ООО "Пассив" на 2010 год организация создает резерв на оплату отпусков.
Предполагаемые расходы на оплату отпускных, включая взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, составляют 120 000 руб.
Ежемесячно бухгалтер "Пассива" должен делать в учете запись:
Дебет 20 Кредит 96
- 10 000 руб. (120 000 руб. : 12 мес.) - создан резерв на оплату отпусков.
В течение 2010 года резерв был использован для оплаты отпусков в сумме 80 000 руб., а для оплаты страховых взносов во внебюджетные фонды и взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний - в сумме 23 280 руб.
При начислении отпускных за счет резерва бухгалтер должен сделать запись:
Дебет 96 Кредит 70
- 80 000 руб. - начислены отпускные работникам организации;
Дебет 96 Кредит 69-1 (69-2, 69-3)
- 23 280 руб. - начислены на сумму отпускных страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
В конце 2010 года сумма неиспользованного резерва должна быть сторнирована. Для этого бухгалтеру необходимо сделать проводку:
Дебет 20 Кредит 96
- 16 720 руб. (120 000 - 80 000 - 23 280) - сторнирована сумма неиспользованного резерва.