Бухгалтерский учет почтовых расходов
Почтовые расходы есть в каждом бюджетном учреждении. Учреждения физической культуры и спорта не исключение. Такие расходы включают в себя различные виды затрат, связанных с отправкой писем, бандеролей, почтовых переводов и других почтовых отправлений; с приобретением почтовых марок, маркированных и немаркированных конвертов, иных почтовых бланков; с пересылкой письменной корреспонденции с помощью франкировальных машин; с предоставлением абонентской платы за использование почтовых ящиков и др. В данной статье приведен порядок отражения почтовых расходов в целях бухгалтерского учета в соответствии с новыми инструкциями по бухгалтерскому учету, применяемыми бюджетными учреждениями.
Расходы на приобретение почтовых марок, конвертов и иных почтовых бланков
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 N 190н (далее - Указания) и действующими с 2011 года, расходы на приобретение почтовых марок отражаются по подстатье 221 "Услуги связи" Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). По этой же статье следует отражать и расходы на приобретение конвертов и почтовых бланков, если на них присутствуют государственные знаки почтовой оплаты (почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи), другими словами, расходы на приобретение маркированных конвертов и иных почтовых бланков.
Если знаки почтовой оплаты на конвертах и бланках отсутствуют (немаркированные конверты, бланки), то расходы по их приобретению следует отражать по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.
При ведении бухгалтерского учета бюджетные учреждения физической культуры и спорта должны руководствоваться Инструкцией по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), а также:
- Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н (далее - Инструкция N 162н), - в случае, если в переходный период в отношении бюджетного учреждения не принято решение о предоставлении субсидий в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями - получателями бюджетных средств);
- Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н), если начиная с 2011 года бюджетному учреждению предоставляются субсидии в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями нового типа).
В соответствии со ст. 169 Инструкции N 157н в целях бухгалтерского учета почтовые марки, а также маркированные конверты и бланки относятся к денежным документам и учитываются на счете 201 35 000 "Денежные документы".
Операции, связанные с приобретением и выдачей марок, маркированных конвертов и бланков, отразятся следующими бухгалтерскими записями (п. 50 Инструкции N 162н, п. 86 Инструкции N 174н):
- поступление марок в кассу учреждения:
Дебет счета 0 208 35 510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения"
Кредит счета 0 302 21 730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи"
- выдача марок из кассы работнику канцелярии:
Дебет счета 0 208 21 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"
Кредит счета 0 208 35 610 "Выбытие денежных документов из кассы учреждения"
- отнесена на расходы учреждения стоимость использованных марок согласно представленному работником авансовому отчету:
Дебет счета 0 401 20 221 "Расходы на услуги связи", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"
Кредит счета 0 208 21 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"
В соответствии со ст. 118 Инструкции N 157н, п. 21 Инструкции N 162н, п. 31 Инструкции N 174н в целях бухгалтерского учета немаркированные конверты относятся к прочим материальным запасам и учитываются на счете 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество".
Операции, связанные с поступлением и выдачей немаркированных конвертов, отразятся в бухгалтерском учете следующим образом (п. 23, 26 Инструкции N 162н, п. 34, 36 Инструкции N 174н):
- поступление немаркированных конвертов:
Дебет счета 0 105 36 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения"
Кредит счета 0 302 34 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"
- списание израсходованных немаркированных конвертов:
Дебет счета 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"
Кредит счета 0 105 36 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения"
Расходы по отправке корреспонденции с использованием франкировальной машины
В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" (далее - Закон N 176-ФЗ) франкировальной называется машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.
Установить франкировальную машину можно только при наличии разрешения на ее применение, выданного соответствующими органами Россвязьнадзора (ст. 11 Закона N 176-ФЗ). Выдаются такие разрешения в порядке, установленном Приказом Мининформсвязи РФ от 29.09.2006 N 127 "Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин". Согласно данному приказу оформление разрешения производится на основании письменного заявления владельца франкировальной машины, в котором указываются:
- полное наименование юридического лица, его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;
- наименование модели (серии) франкировальной машины;
- место установки франкировальной машины;
- возможные дата и время проведения проверки.
К заявлению прилагаются документы, обосновывающие оформление разрешения: копия технического паспорта франкировальной машины; нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе; копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины; копии имеющихся сертификатов соответствия; оттиск клише франкировальной машины.
В случае нарушения порядка использования франкировальной машины разрешение на ее применение может быть аннулировано.
Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.
Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины учреждение заключает с организациями почтовой связи договор на ее обслуживание. При этом сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются работником почтовой службы на наборном механизме маркировального барабана, последующий номер отправления набирается автоматически. Нужно отметить, что с помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.
Расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от экономического содержания осуществляемых расходов в предмете соответствующих договоров:
- расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции следует относить на подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ;
- расходы на оплату услуг по изготовлению и установке штемпелей для франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;
- расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;
- расходы по техническому обслуживанию франкировальной машины, обеспечивающему ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т.п.), - на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ.
В бухгалтерском учете расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 401 20 000 "Расходы текущего финансового года", 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 302 20 000 "Расчеты по работам и услугам".
Почтовые расходы, осуществляемые подотчетными лицами
Почтовые расходы могут осуществлять и подотчетные лица за счет средств, выданных им на эти цели (например, на отправку заказного письма, бандероли, посылки, почтового перевода).
Как правило, подтверждением произведенных расходов в данном случае являются:
- контрольно-кассовые чеки, подтверждающие оплату почтовых расходов;
- квитанция, в которой указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода);
- опись вложения, в которой приводится перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).
Согласно Указаниям расходы по пересылке почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления) следует отражать по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ.
Выдача сумм в подотчет на оплату почтовых расходов, начисление таких расходов на основании представленных подотчетным лицом авансовых отчетов в бухгалтерском учете отразятся следующими бухгалтерскими проводками (п. 49 Инструкции N 162н, п. 84, 85 Инструкции N 174н):
- выданы денежные средства в подотчет на оплату почтовых расходов:
Дебет счета 0 208 21 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"
Кредит счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения"
- отражены почтовые расходы на основании представленного подотчетным лицом авансового отчета:
Дебет счета 0 401 20 221 "Расходы на услуги связи", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"
Кредит счета 0 208 21 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"
- неизрасходованный остаток подотчетной суммы возвращен в кассу:
Дебет счета 0 201 34 510 "Поступления средств из кассы учреждения"
Кредит счета 0 208 21 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"
Абонентская плата за пользование почтовыми абонентскими ящиками
Различают следующие виды абонентских ящиков и шкафов:
- почтовый абонентский ящик - специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
- абонентский почтовый шкаф - специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
- абонементный почтовый шкаф - устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются адресатами на определенный срок для получения почтовых отправлений;
- почтовый шкаф опорного пункта - специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.
Организация почтовой связи может устанавливать плату за пользование абонентским ящиком. Размер и условия предоставления абонентской платы устанавливаются в договоре, заключенном между почтовой организацией и учреждением - пользователем данного ящика.
Согласно Указаниям расходы по уплате абонентской платы отражаются по подстатье 221 "Услуги связи". В бухгалтерском учете начисление этих расходов отразится так:
Дебет счета 0 401 20 221 "Расходы на услуги связи", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"
Кредит счета 0 302 21 730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи".
Л. Ларцева,
эксперт журнала "Учреждения физической культуры и спорта:
бухгалтерский учет и налогообложение"
"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2011 г.