Электронная версия бератора "Практическая энциклопедия бухгалтера"
Том 4. "Валюта, экспорт, импорт"
(Том приведен в соответствии с изменениями от декабря 2011 г.)
Раздел II. Валюта
Валютная касса
‘®¤Ґа¦ ­ЁҐ ’®¬  4. ‚ «ов . ќЄбЇ®ав. €¬Ї®ав                     
Џ®ЁбЄ®ўл© аҐЈЁбва ’®¬  4. ‚ «ов . ќЄбЇ®ав. €¬Ї®ав              
…¤Ё­л© Ї®ЁбЄ®ўл© аҐЈЁбва н«ҐЄва®­­ле ўҐабЁ© ЎҐа в®а®ў          
Для работы с наличной иностранной валютой организация должна иметь валютную кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Ответственность за сохранность валюты, которая находится в кассе, несет кассир. В небольших организациях функции кассира может выполнять главный бухгалтер.
Ведение валютных кассовых операций
Когда кассир получает в банке наличную валюту, он должен:
- оформить приходный кассовый ордер по форме N КО-1;
- отразить операцию в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и в кассовой книге (форма N КО-4).
Обратите внимание: получать наличную иностранную валюту вы можете только для оплаты командировочных расходов работников.
Рассмотрим особенности оформления операций по валютной кассе.
Оформление приходного кассового ордера
Аналогично с рублями валюту также необходимо оприходовать в кассу организации и оформить приходный кассовый ордер по форме N КО-1.
Пример
ООО "Импортер" 9 декабря снял из банка 1000 долл. США на оплату командировочных расходов. Курс Банка России в этот день составлял 31 руб./USD. Бухгалтер "Импортера" пересчитал валюту в рубли и оприходовал деньги в кассу.
Сумма в рублевом эквиваленте составила 31 000 руб. (1000 USD х 31 руб./USD).
Образец оформления приходного кассового ордера приведен ниже.
                                                        “­ЁдЁжЁа®ў ­­ п д®а¬  NяЉЋ-1
                                               “вўҐа¦¤Ґ­  Ї®бв ­®ў«Ґ­ЁҐ¬ ѓ®бЄ®¬бв в 
                                                          ђ®ббЁЁ ®в 18.08.98яЈ. Nя88
                                                           ЪДДДДДДДДї        і   і
                                                           і  Љ®¤   і        і
                                                           ГДДДДДДДДґ        і   і
                                              ”®а¬  Ї® ЋЉ“„і0310001 і        і
                ЋЋЋ "€¬Ї®авҐа"                             ГДДДДДДДДґ        і   і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД  Ї® ЋЉЏЋі45038457і        і ‹
                  ®аЈ ­Ё§ жЁп                              ГДДДДДДДДґ        і Ё і
                                                           і        і        і ­
                           Ђ•Ћ                             АДДДДДДДДЩ        і Ё
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД                   і п і
                 бвагЄвга­®Ґ Ї®¤а §¤Ґ«Ґ­ЁҐ                                   і
                                              ЪДДДДДДДДДВДДДДДДДДДДДї        і   і
                                              і  Ќ®¬Ґа  і    „ в    і        і
                                              і¤®Єг¬Ґ­в іб®бв ў«Ґ­Ёпі        і   і
                                              ГДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДДДґ        і ®
                                              і   150   і09.12.2011 і        і в і
                ЏаЁе®¤­л© Є бб®ўл© ®а¤Ґа      АДДДДДДДДДБДДДДДДДДДДДЩ        і а
                                                                             і Ґ і
ЪДДДДДВДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДВДДДДДДДДДДВДДДДДДДДДДДДї і §
і„ҐЎҐві                    ЉаҐ¤Ёв                  і  ‘г¬¬ ,  іЉ®¤ жҐ«Ґў®Ј®і і   і
і     і                                            іагЎ.яЄ®Ї. і ­ §­ зҐ­Ёп і і
і     ГДДВДДДДДДДДДДДДДВДДДДДДДДДДДДДВДДДДДДДДДДДДДґ          і            і і   і
і     і  і     Є®¤     іЄ®ааҐбЇ®­¤Ё- іЄ®¤  ­ «ЁвЁ- і          і            і і
і     і  ібвагЄвга­®Ј® іагойЁ©  бзҐв,ізҐбЄ®Ј® гзҐв і          і            і і   і
і     і  іЇ®¤а §¤Ґ«Ґ­Ёпі   бгЎбзҐв   і             і          і            і і
ГДДДДДЕДДЕДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДДДДґ і   і
і  50 і  і     Ђ•Ћ     і     52      і     01      і31я000.00 іЌ  Є®¬ ­¤Ё- і і
і     і  і             і             і             і(1000 USD)іа®ў®з­лҐ    і і   і
і     і  і             і             і             і          іа бе®¤л     і і
АДДДДДБДДБДДДДДДДДДДДДДБДДДДДДДДДДДДДБДДДДДДДДДДДДДБДДДДДДДДДДБДДДДДДДДДДДДЩ і   і
                                                                             і
                                                                             і   і
ЏаЁ­пв® ®в      † а®ў®© €аЁ­л Ђ«ҐЄб ­¤а®ў­л                                  і
           ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД         і   і
Ћб­®ў ­ЁҐ: ¤Ґ­мЈЁ Ї® зҐЄг Ё§ Ў ­Є , ®а¤ҐаяN 36 ®в 09.12.2011                 і
           ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД         і   і
____________________________________________________________________         і
‘г¬¬  ’аЁ¤ж вм ®¤­  влбпз  (1000 USD)-------------------------------         і   і
      ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД         і
                                 Їа®ЇЁбмо                                    і   і
------------------------------------------------ агЎ.     00     Є®Ї.        і
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД      ДДДДДДДДДД             і   і
ў в®¬ зЁб«Ґ                             -                                    і
            ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД        і   і
ЏаЁ«®¦Ґ­ЁҐ            ®а¤ҐаяN 36 ®в 09.12.2011                               і
           ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД        і   і
ѓ« ў­л© ЎгеЈ «вҐа         Ѓ®аЁб®ў                Ѓ®аЁб®ў  Ћ.‚.               і
                    ДДДДДДДДДДДДДДДДДД    ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД        і   і
                          Ї®¤ЇЁбм              а биЁда®ўЄ  Ї®¤ЇЁбЁ           і
                                                                             і   і
Џ®«гзЁ« Є ббЁа           ЊЁе ©«®ў                ЊЁе ©«®ў  Ќ.Џ.              і
                    ДДДДДДДДДДДДДДДДДД    ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД        і   і
                          Ї®¤ЇЁбм              а биЁда®ўЄ  Ї®¤ЇЁбЁ
і   і                        ЋЋЋ "€¬Ї®авҐа"
і  іГДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
і   і                          ®аЈ ­Ё§ жЁп
і  іі
і   і                           ЉўЁв ­жЁп
і  ііЄ ЇаЁе®¤­®¬г Є бб®ў®¬г ®а¤Ґаг N                  150
і   і                                ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
і‹ іі®в "09"       ¤ҐЄ Ўап           2011яЈ.
іЁ  і   ДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД   ДД
і­ ііЏаЁ­пв® ®в † а®ў®© €аЁ­л Ђ«ҐЄб ­¤а®ў­л
іЁ  і           ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
іп іі____________________________________________________________________
і   іЋб­®ў ­ЁҐ: ¤Ґ­мЈЁ Ё§ Ў ­Є  Ї® зҐЄг, ®а¤Ґа Nя36 ®в 09.12.2011
і  іі           ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
і   і____________________________________________________________________
і  іі____________________________________________________________________
і   і____________________________________________________________________
і  іі‘г¬¬            31я000            агЎ.            00            Є®Ї.
і   і      ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД      ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
і® іі               жЁда ¬Ё
ів  і’аЁ¤ж вм ®¤­  влбпз  (1000 USD)-------------------------------------
іа іГДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
іҐ  і                          Їа®ЇЁбмо
і§ іі--------------------------------- агЎ.           00             Є®Ї.
і   ГДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД      ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
і  іі‚ в®¬ зЁб«Ґ                        -
і   і            ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
і  іі"09"      ¤ҐЄ Ўап      2011  Ј.
і   іДДДД  ДДДДДДДДДДДДДДДД   ДД
і  іі      Њ.Џ. (ив ¬Ї )
і   і
і   іѓ« ў­л© ЎгеЈ «вҐа        Ѓ®аЁб®ў                 Ѓ®аЁб®ў яЋ.‚.
і  іі                    ДДДДДДДДДДДДДДДДДД    ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
і   і                          Ї®¤ЇЁбм              а биЁда®ўЄ  Ї®¤ЇЁбЁ
і  іі
і   іЉ ббЁа                   ЊЁе ©«®ў                ЊЁе ©«®ў яЌ.Џ.
і  іі                    ДДДДДДДДДДДДДДДДДД    ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
і   і                          Ї®¤ЇЁбм              а биЁда®ўЄ  Ї®¤ЇЁбЁ
Если вы не оприходуете (или не полностью оприходуете) наличную валюту в кассу, ваша организация может быть оштрафована.
Сумма штрафа для организаций составляет 40 000 - 50 000 рублей, для должностных лиц (например, директора, бухгалтера) - 4000 - 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
На основании приходного кассового ордера бухгалтер делает в учете проводку:
Дебет 50 Кредит 52-1-1
- наличная валюта получена в кассу с текущего валютного счета для оплаты командировочных расходов.
Ведение кассовой книги
Движение наличной валюты необходимо отражать в кассовой книге и журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Кассовую книгу ведут по специальной форме, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.
Обратите внимание: даже если вы рассчитываетесь и наличными рублями, и валютой, вести нужно только одну кассовую книгу.
Как правило, книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.
Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Для этого делают запись: "В книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов".
Количество листов книги заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации (п. 23 Порядка ведения кассовых операций).
В кассовой книге нужно указывать сумму не только в валюте, но и в рублях. Чтобы пересчитать валюту в рубли, возьмите курс Центрального банка РФ на день совершения операции. При подведении итогов за день суммы указывают отдельно по каждой валюте, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумму всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).
Если курс иностранной валюты изменяется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Ее показывают отдельной строкой и записывают в приход или расход. К кассовым документам подшивают справку по расчету курсовой разницы, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумму всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).
Если курс иностранной валюты изменяется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Ее показывают отдельной строкой и записывают в приход или расход. К кассовым документам подшивают справку по расчету курсовой разницы.
Обратите внимание: отражать курсовые разницы в бухгалтерском учете можно двумя способами:
- по мере изменения курса;
- на дату составления бухгалтерского баланса.
Помимо этого независимо от выбранного варианта курсовую разницу нужно пересчитывать в день поступления либо в день расходования денег, находящихся в кассе фирмы.
Какой из способов выбрать, фирма решает сама. Это решение нужно закрепить в учетной политике фирмы.
Если операции по кассе на вашей фирме проводятся нечасто, то вам выгоднее применять второй способ учета курсовых разниц. В противном случае вам придется ежедневно пересчитывать валюту и оформлять новые листы кассовой книги.
Если же движение денег в кассе происходит ежедневно, то вы можете воспользоваться первым способом.
Отрывные листы и кассовую книгу хранят в архиве организации в течение пяти лет.
Зарубежные командировки
Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.
Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.
Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.
Нельзя направлять в командировку:
- беременных женщин;
- работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т.п., а также профессиональных спортсменов).
Возможно направить в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):
- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
- работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
- работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.
Однако вы должны письменно проинформировать этих работников о том, что они имеют право отказаться от служебной командировки. Правила оформления и расчетов по зарубежным командировкам во многом совпадают с правилами, установленными для командировок по России. Однако есть некоторые особенности.
Как оформить зарубежную командировку
Если вы направляете работника в командировку, вам нужно оформить:
- служебное задание (оформляется непосредственным руководителем командируемого работника по форме N Т-10а);
- приказ руководителя;
- командировочное удостоверение по форме Т-10.
Обратите внимание: до недавнего времени финансисты считали, что для подтверждения производственного характера командировки можно было ограничиться одним документом, так как приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение дублируют друг друга (письмо Минфина РФ от 24 октября 2006 г. N 03-03-04/2/226) и для подтверждения производственного характера командировки достаточно оформить один документ.
Сейчас чиновники считают, что необходимо оформлять и приказ, и командировочное удостоверение. Если командировочного удостоверения с отметками о прибытии и убытии не будет, вам могут отказать в праве учесть командировочные расходы в целях налогообложения прибыли (письма Минфина РФ от 26 мая 2008 г. N 03-03-06/2/60 и от 23 мая 2007 г. N 03-03-06/2/89, постановление ФАС Поволжского округа от 17 января 2008 г. N А65-1734/2007-СА2-11).
Если вы направляете работника в командировку в страны СНГ, вам также нужно оформить командировочное удостоверение. Для командировок в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не оформляют. Формы этих документов приведены в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
Как выдать иностранную валюту под отчет
Работнику, который направлен в загранкомандировку, нужно выдать аванс в иностранной валюте.
Сумму аванса рассчитайте исходя из его реальных потребностей (суточных, оплаты жилья, непредвиденных расходов и т.д.).
Чтобы выдать аванс, вы можете:
- снять с текущего валютного счета наличную валюту;
- купить дорожный чек в иностранной валюте.
Покупать наличную валюту (или дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов фирма должна в том банке, где у нее открыт валютный счет.
Если на вашем валютном счете нет необходимой суммы, вы можете дать банку поручение на покупку валюты. В этой ситуации в графе "Назначение платежа" укажите: "командировочные расходы".
Если работник вывозит из страны наличную валюту в сумме, превышающей 3000 долларов США (или эквивалент этой суммы в другой валюте), он должен отразить всю сумму вывозимой наличности в таможенной декларации. Об этом сказано в статье 15 Закона "О валютном регулировании и валютном контроле".
Если вывозится не больше 10 000 долларов США (или эквивалент этой суммы в другой валюте), то никаких подтверждений того, что эта сумма была в Россию ранее ввезена, не требуется. В противном случае необходим документ, подтверждающий ввоз, пересылку или перевод этой суммы в Россию.
Чтобы не перевозить крупные суммы денег через границу, вы можете перевести валюту в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Кроме того, работник может расплачиваться за границей банковской картой.
Если вы выдаете наличную иностранную валюту из кассы, помните, что нельзя выдавать аванс работникам, которые еще не отчитались по ранее полученным подотчетным суммам (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).
Обычно аванс выдают в валюте страны, куда направляется работник. Однако, если это редкая неконвертируемая валюта, вы можете выдать работнику свободно конвертируемую валюту (например, доллары США). В отчете необходимо произвести пересчет одной валюты в другую. Сделать это вы можете исходя из официального курса Банка России, который установлен к первой и второй валюте по отношению к рублю.
Пример
Работник ООО "Импортер" был направлен в зарубежную командировку в Уругвай.
Официальный курс уругвайских песо, установленный Банком России, составляет 1,01827 руб./песо. По приказу руководителя "Импортера" работнику полагалось 30 000 песо. Ввиду отсутствия такой валюты работнику решено выдать доллары США. Официальный курс доллара США, установленный Банком России, составил 29,2591 руб./USD.
Сумма, которая полагается сотруднику фирмы в долларах, составит:
1,01827 руб./песо х 30 000 песо : 29,2591 руб./USD = 1044 USD.
Если командировку отменяют, иностранную валюту или дорожные чеки, как правило, сдают в банк. Сданную иностранную валюту зачисляют на текущий валютный счет фирмы.
Проводка будет такой:
Дебет 52-1-1 Кредит 50
- неизрасходованная валюта возвращена на текущий валютный счет.
Возмещение командировочных расходов
Организация должна оплатить работнику расходы за время его нахождения в командировке.
К таким расходам относят:
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- суточные;
- другие расходы (например, оплату услуг связи, расходы по оплате медицинской страховки, расходы на получение загранпаспорта и визы).
Вы можете включить суммы, возмещаемые работникам, в расходы организации. Для этого необходимо иметь оправдательные документы (например, счета, билеты и т.д.).
Если эти документы составлены на иностранном языке, они должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Для налогового учета расходы на перевод можно считать прочими (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Рассмотрим, как нужно возмещать командировочные расходы.
Как рассчитать размер суточных
Суточные выплачивают командированному работнику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и день приезда).
Размер суточных устанавливают в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказе по фирме).
Этот приказ может выглядеть так:
                                   ЋЋЋ "€¬Ї®авҐа"
                                        ЏаЁЄ §
                       ®Ў гбв ­®ў«Ґ­ЁЁ а §¬Ґа  (­®а¬л) бгв®з­ле
                              ¤«п Є®¬ ­¤Ёа®ў®Є §  агЎҐ¦
®в 11 п­ў ап 2011яЈ.                                                 Nя56
ЏаЁЄ §лў о:
ў 2011 Ј®¤г гбв ­®ўЁвм б«Ґ¤гойЁҐ а §¬Ґал бгв®з­ле:
- ЇаЁ Є®¬ ­¤Ёа®ўЄ е ў ‘Ђ - 100 ¤®«« а®ў ‘Ђ ў ¤Ґ­м;
- ЇаЁ Є®¬ ­¤Ёа®ўЄ е ў ‚Ґ«ЁЄ®ЎаЁв ­Ёо - 95 ¤®«« а®ў ‘Ђ ў ¤Ґ­м.
ѓҐ­Ґа «м­л© ¤ЁаҐЄв®а
ЋЋЋ "€¬Ї®авҐа"                   џЄ®ў«Ґў             /џЄ®ў«ҐўяЉ.Ѓ./
Пример
Работник ООО "Импортер" Иванов с 9 по 11 февраля (на 3 дня) направляется в служебную командировку в Великобританию.
По приказу руководителя "Импортера" размер суточных для командировок по России составляет 1000 руб., а в Великобританию - 95 долл. США в сутки.
Бухгалтер "Импортера" должен выдать Иванову суточные в валюте в размере:
95 USD/дн. х 2 дн. = 190 USD.
Суточные за день возвращения из загранкомандировки оплачивают в рублях. Таким образом, бухгалтер должен выдать Иванову еще 1000 руб.
Суточные возмещают:
- при проезде по территории РФ - в рублях в размерах, предусмотренных в коллективном договоре (приказе) для командировок по России;
- при проезде и во время пребывания на территории иностранного государства - в валюте в размерах, закрепленных в коллективном договоре (приказе) для командировок за рубеж.
День пересечения границы России при выезде с ее территории оплачивают в валюте и в размерах, предусмотренных для той страны, куда въезжает работник. День пересечения границы России при въезде на ее территорию оплачивают в рублях и в размерах, установленных для командировок в пределах границ России (п. 18 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749).
Дату пересечения границы определяют по отметке в заграничном паспорте. Для командировок в страны СНГ - по отметкам в командировочном удостоверении.
Пример
Работник вылетел в Италию 3 апреля в 14 часов 30 минут. 9 апреля в 17 часов 15 минут он вылетел обратно в Москву.
Суточные за 3 апреля и за 5 дней пребывания в Италии нужно заплатить по нормам, установленным для Италии. Суточные за 9 апреля платят по нормам, установленным для России.
Предположим, коллективным договором фирмы установлен размер суточных при командировках в Италию - 80 долл. США, при командировках по России - 1000 руб. Следовательно, работнику нужно выплатить 480 долл. США (80 USD/дн. х 6 дн.) и 1000 руб.
Когда вы определяете количество суток командировки, учитывайте время, которое необходимо работнику, чтобы добраться до вокзала, аэропорта или пристани.
Пример
ООО "Актив" направляет Иванова в командировку во Францию и Испанию. Коллективным договором установлены суточные:
в пределах России - 1000 руб.;
во Франции - 80 долл. США;
в Испании - 75 долл. США.
Самолет вылетает 10 декабря в 00 часов 40 минут. Чтобы добраться до аэропорта "Шереметьево-2", Иванову потребуется 1 час. Чтобы успеть на регистрацию пассажиров, нужно приехать в аэропорт за 2 часа до отлета.
Следовательно, первым днем командировки будет считаться 9 декабря.
За этот день необходимо выплатить суточные по нормам, установленным для России, а именно 1000 руб.
17 декабря Иванов выехал из Франции и прибыл в Испанию.
За период с 10 по 16 декабря (7 дней) нужно платить суточные по нормам, установленным для Франции. Сумма суточных составит 560 долл. США (80 USD/дн. х 7 дн.).
В Испании Иванов провел 8 дней и 24 декабря в 00 часов 45 минут вылетел в Москву. С 17 по 23 декабря (7 дней) нужно заплатить суточные по нормам, установленным для Испании. Сумма суточных составит 525 долл. США (75 USD/дн. х 7 дн.).
24 декабря Иванов прилетел в "Шереметьево-2" из Испании. За 24 декабря нужно заплатить суточные, установленные для России, - 1000 руб.
Итак, общая сумма суточных составит 1085 долл. США и 2000 руб.
Направляя работника в командировку, следует оформить:
- служебное задание (форма N Т-10а);
- приказ о направлении в командировку (форма N Т-9 или Т-9а - для нескольких направляемых в командировку сотрудников);
- командировочное удостоверение (форма N Т-10).
Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
Обратите внимание: при заграничных командировках командировочное удостоверение оформлять не нужно (за исключением поездок в некоторые страны СНГ). Подтверждающими документами в этом случае будут загранпаспорт с отметками о пересечении границ, а также транспортные билеты (например, если работник был в нескольких странах в пределах Шенгенской зоны, где отметки в загранпаспорт при пересечении национальных границ не вносятся).
Разберемся по порядку с основными моментами оформления указанных документов.
Приказ о направлении работника в командировку подписывает руководитель или уполномоченное им лицо. Работник, направляемый в командировку должен с ним ознакомиться.
В командировочном удостоверении (при его составлении) указывается время прибытия к месту назначения и время отъезда оттуда. В случае, если работник во время командировки посетит несколько мест, их все следует указать в удостоверении, а также проставить даты приезда/отъезда в каждое из них. Все отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда направлялся сотрудник.
Кроме того, организация должна вести журнал учета выбывших и прибывших в командировку сотрудников. Порядок и формы учета работников утверждены приказом Минздравсоцразвития от 11 сентября 2009 г. N 739н.
Нельзя забывать и про авансовый отчет (форма N АО-1, утверждена постановлением от 1 августа 2001 г. N 55). На его оборотной стороне направляемый в командировку работник дает перечень документов, подтверждающих расходы (например, транспортные документы или чеки ККМ) и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются работником в порядке их записи в отчете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.
Для целей налогового учета суточные учитывают в составе прочих расходов полностью, в размере фактических затрат. Главное - документально подтвердить:
- производственный характер командировки. Для этого руководитель фирмы должен издать приказ с указанием цели командировки;
- продолжительность командировки. Подтвердить время пребывания в командировке можно с помощью командировочного удостоверения, ксерокопии страниц загранпаспорта, проездных документов;
- расчет размера суточных (справка бухгалтера);
- получение работником денежных средств. Доказательством выплаты командировочных служит расходный кассовый ордер.
Кроме того, необходимо, чтобы размер и порядок выплаты суточных были закреплены в коллективном договоре или приказе по фирме.
Тем не менее, при расчете налога на доходы физических лиц нормирование суточных сохранено.
Так, не облагают НДФЛ суточные для загранкомандировок, которые не превышают 2500 рублей за каждый день (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, налогом не облагают фактически произведенные и документально подтвержденные затраты на проезд, проживание, услуги связи, сборы за услуги аэропортов, расходы, связанные с обменом наличной валюты, и др. Если вы выплачиваете сотруднику суточные выше этих норм, то с превышения нормированной суммы нужно удержать НДФЛ.
Как уже было сказано, фирма самостоятельно устанавливает нормы суточных для командировок. Соответственно, она может утвердить суточные, отличные от норм, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса. Если внутрифирменные нормы будут выше этих норм, налоговая служба потребует от фирмы удержать у сотрудников со сверхлимитных суточных НДФЛ. Причем если работник получил суточные в иностранной валюте, то для расчета НДФЛ нужно пересчитать выплаченную сумму в рубли на дату выдачи денег под отчет. Такова позиция финансистов (письмо Минфина РФ от 25 июня 2010 г. N 03-04-06/6-135).
Пример
Ситуация 1. Фирма установила нормы меньше, чем нормы, установленные пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса
Сотрудник ООО "Актив" был направлен в командировку в Болгарию на 5 дней. В коллективном договоре "Актива" установлено, что суточные при командировке в эту страну выплачивают в размере 50 долл. США за сутки.
Бухгалтер "Актива" включит в расходы по налогу на прибыль 250 долл. США (50 USD х 5 дн.) в пересчете на рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета по командировке.
Для упрощения примера предположим, что со дня выплаты суточных и до дня утверждения авансового отчета курс доллара не менялся и был 32 руб./USD.
Размер суточных за каждый день командировки составит 1600 руб. (50 USD х 32 руб./USD), за 5 дней командировки - 8 000 руб. (250 USD х 32 руб./USD).
С суточных в размере 250 долл. США (8000 руб.) не нужно удерживать НДФЛ, начислять взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС, а также платить налог на прибыль и взносы "по травме".
Ситуация 2. Фирма установила нормы выше, чем нормы, установленные пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ
Сотрудник ЗАО "Пассив" направлен в командировку в Великобританию на 3 дня. В коллективном договоре "Пассива" установлен размер суточных по этой стране - 110 долл. США в сутки.
Для упрощения примера предположим, что со дня выплаты суточных и до дня утверждения авансового отчета курс доллара не менялся и был 32 руб./USD.
Бухгалтер "Пассива" уменьшит облагаемую прибыль на всю сумму суточных - 330 долл. США (110 USD х 3 дн.). В пересчете на рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета она составит 10 560 руб. (330 USD х 32 руб./USD).
С этой суммы не нужно платить взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС и взносы "по травме".
Для расчета НДФЛ:
110 USD х 3 дн. х 32 руб./USD = 10 560 руб. - расходы, утвержденные коллективным договором.
2500 руб. х 3 дн. = 7500 руб. - предельный размер суточных, который не подлежит обложению НДФЛ.
С суммы 3060 руб. (10 560 руб. - 7500 руб.) нужно будет удержать НДФЛ.
Как рассчитать расходы на проезд
Затраты на проезд к месту командировки в налоговом учете фирма включает в полном объеме. Расходы на проезд включают:
- стоимость билетов (на самолет, поезд и т.д.);
- оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
- оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
- стоимость проезда транспортом общего пользования (например, электричкой, автобусом) к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
- сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.
Сумму расходов на проезд командированного работника, оплаченную фирмой, НДФЛ, взносами в ПФР, ФСС и фонды ОМС, а также взносами "по травме" не облагают.
При загранкомандировках НДС из стоимости билетов выделять не нужно. Услуги по перевозке пассажиров и багажа за пределы России облагают НДС по нулевой ставке (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ). НДС нужно учитывать только по перевозке пассажиров и багажа по территории РФ.
Обратите внимание: по нормам Налогового кодекса (п. 4 ст. 168 НК РФ) сумма НДС, подлежащая вычету, должна быть выделена в проездном билете.
В этом случае билет "является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно (пункты отправления и назначения которых находятся на территории РФ), без наличия счета-фактуры". Такой вывод сделали налоговики в письме УФНС по г. Москве от 31 августа 2009 года N 16-15/090448.1.
Если же в проездном документе НДС отдельной строкой не выделен, всю стоимость билета нужно отнести на расходы, учитываемые при исчислении налога на прибыль (см. письмо УФНС по г. Москве от 10 января 2008 г. N 19-11/603).
Как рассчитать расходы по найму жилого помещения
Затраты по найму жилья возмещают работнику. Для налогового учета их принимают в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Также работнику возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.
Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом). Такие расходы работнику не оплачивают.
Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумму облагают налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Чтобы избежать уплаты взносов "по травме", желательно эти предполагаемые услуги заранее включить в сумму возмещаемых командировочных расходов, которая должна быть закреплена в коллективном договоре (или локальном нормативном акте) фирмы.
Кроме того, работнику возмещают расходы по бронированию места в гостинице.
Сумму расходов на проживание командированного работника, оплаченную организацией, налогом на доходы физических лиц, взносами в ПФР, ФСС, фонды ОМС, а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагают (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ).
Расходы по найму жилого помещения возмещают только в том случае, если работник представит документы, подтверждающие фактическую оплату проживания (например, счет или чек из гостиницы).
Прочие расходы по командировкам
В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, оплату провоза багажа, услуг связи). В таких случаях вы можете выдать работнику аванс в размере предполагаемых расходов.
При загранкомандировках работнику дополнительно оплачивают:
- расходы по оформлению заграничного паспорта, виз, приглашений и других выездных документов;
- консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- иные аналогичные платежи и сборы.
Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Такие расходы также оплачивают работникам.
Отчет работника по зарубежной командировке
После возвращения из командировки работник должен представить:
- отчет о результатах командировки (форма N Т-10а), утвержденный постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1;
- авансовый отчет (форма АО-1), утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55.
Авансовый отчет командированный работник должен представить в бухгалтерию в течение 3 рабочих дней после того, как вернется из командировки (п. 26 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки").
К авансовому отчету работник должен приложить:
- копию загранпаспорта, в том числе его страниц, подтверждающих даты пересечения границы (для командировок в страны СНГ - командировочное удостоверение);
- билеты на транспорт;
- счета на проживание;
- другие документы, подтверждающие расходы по командировке.
Напомним, что оправдательные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на отдельном листе на русский язык (письмо Минфина России от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47).
На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы.
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации.
Если командированный работник не полностью использовал полученный аванс, оставшуюся сумму он должен внести в кассу в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки.
Вернуть в кассу неизрасходованный аванс работник может тремя способами:
1. Наличной валютой, которая была ему выдана.
2. Наличной валютой другой страны, отличной от той, которая была выдана под отчет.
Чтобы рассчитать сумму задолженности, возьмите курс, указанный в документе банка страны, куда работник был направлен в командировку. Если такой документ отсутствует, применяйте курс Банка России на дату, когда погашаете задолженность.
Пример
Работник был в командировке в Германии. Аванс составил 500 долл. США.
В командировке работник израсходовал 390 долл. США.
После возвращения из командировки он представил документ немецкого банка, подтверждающий обмен долларов США на евро по курсу 1,1 USD/EUR. Таким образом, работник должен вернуть в кассу 100 евро (110 USD : 1,1 USD/EUR).
3. Наличными рублями по курсу на дату погашения задолженности.
Если командированный работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано под отчет, то по договоренности можно:
- перевести иностранную валюту с текущего валютного счета организации на валютный счет работника;
- выдать иностранную валюту из кассы;
- выдать из кассы сумму перерасхода в рублях по курсу на дату выдачи.
Вы не можете возмещать в иностранной валюте:
- расходы на приобретение материальных ценностей. Если работник приобрел за рубежом что-либо для своей организации, купленные ценности будут являться его личным имуществом и ввозиться как его багаж. Оплата подобных ценностей будет относиться к личным расходам работника. Чтобы передать потом купленные ценности организации, нужно будет оформить договор купли-продажи;
- представительские расходы.
Налогообложение командировочных расходов
Порядок налогообложения командировочных расходов обобщен в таблице:
Вид расходов
Налог на доходы физических лиц
Взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС
Взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Оплата проживания (на основании документов, подтверждающих расходы)
Не облагают
Не начисляют
Не облагают
Оплата услуг в гостинице, непосредственно не связанных с проживанием (например, обслуживание в баре или ресторане)
Облагают
Начисляют
Облагают
Оплата проезда до места командировки и обратно
Не облагают
Не начисляют
Не облагают
Расходы по проезду на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (в том числе на такси)
Не облагают
Не начисляют
Не облагают
Расходы на провоз багажа
Не облагают
Не начисляют
Не облагают
Расходы по обмену одной валюты на другую или дорожного чека на наличную валюту
Не облагают
Не начисляют
Не облагают
Внутрифирменные суточные в пределах норм, установленных коллективным договором (или локальным нормативным актом)
Не облагают
Не начисляют
Не облагают
Внутрифирменные суточные сверх норм, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ, но в пределах норм, закрепленных в коллективном договоре (или локальном нормативном акте)
Облагают
Не начисляют
Не облагают
Сборы за выдачу и получение загранпаспорта и виз
Не облагают
Не начисляют
Не облагают
Сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы и другие платежи и сборы
Не облагают
Не начисляют
Не облагают
Как отразить расходы по командировкам в учете
Выдачу работнику аванса для оплаты командировочных расходов отражают проводкой:
Дебет 71 Кредит 50-1
- выдан аванс для оплаты командировочных расходов.
Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляют на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать проводки:
Дебет 55 Кредит 51 (52)
- перечислены денежные средства на специальный карточный счет;
Дебет 71 Кредит 55
- учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.
Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.
Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 29) Кредит 71
- списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.
Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности представительства, участие в собрании акционеров), то расходы отразите проводкой:
Дебет 26 Кредит 71
- списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.
Если командировка была связана с продажей товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражают проводкой:
Дебет 44 Кредит 71
- списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.
Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость.
Такие затраты отразите проводкой:
Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71
- списаны затраты по командировке, связанной с заключением договора о покупке нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).
Если работник вашей организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отразите так:
Дебет 28 Кредит 71
- списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.
Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица спишите проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 71
- списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.
Такую же проводку делают, если работник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.) и организация их возмещает.
При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует:
- оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу на день оприходования;
- выдать иностранную валюту работнику по официальному курсу на день выдачи;
- отразить расходы командированного лица по официальному курсу на дату выдачи аванса;
- скорректировать (увеличить или уменьшить) задолженность подотчетного лица, исходя из официального курса иностранной валюты, действующего на дату возврата неизрасходованного аванса или на дату утверждения авансового отчета (при перерасходе).
Если курс валюты на дату утверждения авансового отчета отличается от курса на дату выдачи аванса, то в налоговом учете переоценку выданного аванса не осуществляют и курсовую разницу не отражают (п. 11 ст. 250, подп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Также и в бухгалтерском учете пересчет авансов в валюте, выданных подотчетному лицу, не производят (п. 2, п. 3 ПБУ 3/2006). Иными словами, курсовых разниц не возникает.
Таким образом, затраты на командировки списывают в состав расходов по курсу, действующему на дату выдачи аванса.
Но если работник возвращает неизрасходованный аванс, то в учете его отражают по курсу на дату возврата. В этом случае и возникают курсовые разницы.
Сумму положительной курсовой разницы отразите проводкой:
Дебет 71 Кредит 91-1
- отражена положительная курсовая разница.
Если на дату возврата неизрасходованного аванса курс валюты оказался ниже, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает отрицательная курсовая разница.
Сумму отрицательной курсовой разницы отразите проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 71
- отражена отрицательная курсовая разница.
Пример
Работник ЗАО "Экспортер" А.А. Иванов был направлен в служебную командировку в Швецию на 10 дней.
10 октября с валютного счета в кассу поступило 1800 долл. США.
В этот же день валюта была выдана Иванову под отчет. На оплату авиационных билетов и оформление выездных документов было выдано 50 000 руб.
Согласно приказу руководителя "Экспортера" при командировках в Швецию суточные выдают в пределах 90 долл. США в сутки.
Расходы Иванова по найму жилого помещения составили 600 долл. США, а расходы на приобретение авиационных билетов - 48 000 руб.
Стоимость оформления выездных документов в Швецию - 1200 руб.
22 октября Иванов утвердил авансовый отчет и вернул неизрасходованные деньги в кассу.
Кроме того, из заработной платы Иванова нужно удержать НДФЛ с превышения установленной п. 3 ст. 217 НК РФ суммы в размере 494 руб. ((90 USD х 10 дн. х 32 руб./USD - 2500 руб. х 10 дн.) х 13%).
Курс доллара США составил:
на 10 октября - 32 руб./USD;
на 22 октября - 33 руб./USD.
Бухгалтер "Экспортера" должен сделать проводки:
10 октября
Дебет 50 Кредит 51
- 50 000 руб. - сняты рубли с расчетного счета;
Дебет 50 Кредит 52-1-3
- 57 600 руб. (1800 USD х 32 руб./USD) - сняты наличные денежные средства с валютного счета;
Дебет 71 Кредит 50
- 50 000 руб. - выданы Иванову рубли из кассы;
Дебет 71 Кредит 50
- 57 600 руб. - выдана Иванову наличная иностранная валюта из кассы;
22 октября
Дебет 20 Кредит 71
- 48 000 руб. - списаны расходы Иванова на проезд;
Дебет 20 Кредит 71
- 1200 руб. - списаны расходы Иванова на оформление выездных документов;
Дебет 20 Кредит 71
- 28 800 руб. (90 USD х 10 дн. х 32 руб./USD) - отражены расходы по выплате Иванову суточных;
Дебет 20 Кредит 71
- 19 200 руб. (600 USD х 32 руб./USD) - отражены расходы Иванова по найму жилого помещения;
Дебет 50 Кредит 71
- 800 руб. (50 000 - 48 000 - 1200) - возвращен в кассу остаток неизрасходованных средств в рублях;
Дебет 50 Кредит 71
- 9900 руб. ((1800 USD - 900 USD - 600 USD) х 33 руб./USD) - возвращен в валютную кассу остаток неизрасходованных средств в долларах США;
Дебет 71 Кредит 91-1
- 300 руб. (300 USD х (33 руб./USD - 32 руб./USD)) - отражена положительная курсовая разница.
31 октября
Дебет 70 Кредит 68
- 494 руб. - удержан НДФЛ с превышения суммы суточных.
Обратите внимание: если сотрудник произвел перерасход выданного ему валютного аванса, то действует другое правило. Тогда перерасход включают в состав расходов по курсу на дату утверждения авансового отчета.
Пример
Вернемся к предыдущему примеру. Предположим, расходы Иванова по найму жилого помещения составили 1000 USD. Тогда перерасход валюты равен 100 USD (1800 USD - 900 USD - 1000 USD). Проводки будут такими:
Дебет 20 Кредит 71
- 28 800 руб. (900 USD х 32 руб./USD) - отражены расходы Иванова по найму жилого помещения в пределах выданного аванса;
Дебет 20 Кредит 71
- 3300 руб. (100 USD х 33 руб./USD) - отражен перерасход Иванова по найму жилого помещения;
Дебет 71 Кредит 50
- 3300 руб. - выдан перерасход денежных средств Иванову.