Ваша фирма решила... сэкономить на доставке
Каждая фирма по-своему решает, каким образом ей отправлять корреспонденцию. Можно нанять постоянного курьера, попросить отвезти сотрудника или подписать контракт со службой доставки. Все эти варианты по-своему привлекательны, но каждая организация хочет, чтобы затраты и риски на доставку были как можно меньше, особенно сейчас, когда многие компании испытывают финансовые затруднения.
Доставка без затрат
Самый простой и наиболее экономичный вариант отправить корреспонденцию - это, конечно же, самому вручить ее в руки адресату. Так поступают в основном небольшие фирмы, где объем рассылаемых документов относительно небольшой. Сотрудники таких организаций, например, бухгалтеры, сами отвозят свои отчетности, а менеджеры - договоры. В принципе, такой вариант удобен тем, что доставку корреспонденции может проконтролировать сам человек, а затрат (в том числе налоговых) практически нет. Менеджер по рекламе Виталий Дзюба говорит, что в некоторых случаях ему лично приходится отвозить документы, так надежнее:
- Я сам забираю товарные накладные и счета-фактуры не только из-за соображений экономии, но и потому, что в течение полугода мы никак не могли рассчитаться с подрядчиком. Он поставляет нам продукцию, выставляет счет, но оплатить мы его не можем, потому что нужны оригиналы, которые кто-то из моих коллег постоянно забирает и забывает отдавать в бухгалтерию или которые привозит курьер. Он оставляет их секретарю, а тот, в свою очередь, не всегда знает, что с ними делать. Из-за этого я вынужден сам забирать документы и отдавать в руки бухгалтеру, а потом еще и пометку сделать, что вот такой-то номер накладной я отдал. Однако если человек постоянно только и делает, что развозит корреспонденцию, то рано или поздно эта малоприятная часть работы может вынудить его сменить организацию в надежде, что на будущем месте работы доставкой документов будет заниматься исключительно курьер.
С доставкой в офис
Кадровые специалисты отмечают, что курьеров нанимать гораздо выгоднее, чем обращаться в службы доставки. Причина - в стоимости подобных услуг. Так, в некоторых случаях стоимость одной отправки может равняться месячному окладу сотрудника, занимающегося развозом корреспонденции. А сейчас, по данным агентств по персоналу, число желающих работать курьерами увеличилось в несколько раз по сравнению с прошлым годом. Причем если раньше ставка такого работника колебалась в районе 16-22 тысяч рублей в месяц, то в настоящее время соискатели, понимая нынешнюю ситуацию, снизили планку до 6-9 тысяч. Однако, нанимая курьера в штат, нужно понимать, что для этой должности также существуют свои критерии. Марина Горн работает офис-менеджером в одном из столичных издательств. Она отвечает непосредственно за корреспонденцию и лично занимается поиском курьера. По ее словам, на такую должность больше подходят молодые люди в возрасте 18-22 лет:
- Молодежь лучше справляется с обязанностями курьера, потому что у нее тот возраст, когда организм находится в расцвете сил. Ведь никто не поспорит с тем, что молодые люди более выносливы, чем, например, люди среднего и престарелого возраста. Если вдруг появляется необходимость отвезти что-то тяжелое, то здесь вопросов не возникает. Пенсионера просить об этом одолжении язык не поворачивается. К тому же если мы говорим о ребятах, то они легко работают с картой. У нас одно время работал студент, который использовал GPS-навигатор.
Однако не все так однозначно. Марина Горн предостерегает: среди молодежи встречаются и недобросовестные курьеры, которые не передают важные документы адресату или же просто отправляют корреспонденцию в урну, а в маршрутном листе ставят фиктивную подпись. То, что среди курьеров встречаются жулики, подтверждает и оператор курьерской компании "Бебегом" Наталья Беляева:
- В нашей практике случались неприятные инциденты, когда курьер действительно обманывал и не доставлял посылку по адресу. Таких работников заносят в "черный список", который негласно существует у курьерских служб. И если ему вновь захочется пойти работать в компанию, специализирующуюся на доставке, то велика вероятность, что его не возьмут, по крайней мере, в те организации, с которыми мы обмениваемся данными по персоналу.
В этом отношении, считает Марина Горн, можно положиться на людей пенсионного возраста, у которых за долгие годы трудовой жизни сложилось такое понятие, как "долг", и они действительно выполняют свою работу добросовестно. Однако невысокая работоспособность пожилых людей и проблемы со здоровьем лишают организации возможности оперативно доставлять корреспонденцию. С курьерами среднего возраста работать можно, но, по мнению Марины Горн, если зрелый человек идет работать в курьеры, то это по меньшей мере странно.
Спецзаказ
Так или иначе, любая фирма не может обходиться только услугами собственного курьера. Порой возникает необходимость, когда нужно отправить не просто пакет документов в пределах города, а послать партнерам, например, образцы продукции в другой регион или даже за границу. И здесь может быть несколько вариантов. В пределах России действует множество компаний, специализирующихся на доставке. Отечественные курьерские службы по сравнению с западными привлекательны тем, что за свои услуги берут сравнительно недорого, но и сервис у них на уровень ниже. Например, некоторые российские службы доставки в экстренной ситуации, когда требуется незамедлительно что-то отправить, могут отказаться принять заказ, так как заявку оформляют как минимум за один день до желаемой даты получения корреспонденции. Кроме того, в некоторых компаниях бесполезно надеяться на то, что посылка уйдет раньше, чем истекут сутки. Как правило, груз отправляется с распределительного пункта после того, как будет укомплектована фура или вагоны поезда, следующего в нужный регион. Специалист по логистике Сергей Пачкалин говорит, что если организация хочет сэкономить, выбирая службу доставки, необходимо знать, что существуют разные компании-перевозчики:
- Одни располагают собственным парком автомобилей, подвижным составом или самолетом. Другие работают как посредники, которые пользуются тем, что только забирают посылку и доставляют ее на железнодорожную станцию другого перевозчика. В результате заказчик переплачивает, потому что, обратись он в другую фирму, которая сама организует логистику по железной дороге или по воздуху, стоимость той же услуги была бы ниже.
Иностранные перевозчики работают быстрее, объясняет Ирина Балашова, секретарь одной столичной фирмы:
- В иностранных компаниях весь процесс отправки отлажен. Заявки принимаются за час, курьер приезжает со специальным аппаратом, куда он заносит сведения о грузе. Состояние отправки можно посмотреть на сайте компании, набрав в нужном разделе номер заявки. Кроме этого, иностранные перевозчики предлагают на выбор отправителю упаковку тех размеров, которые требуются для груза.
Однако, как отмечает Ирина, у некоторых служб доставки существует перечень грузов, которые не подлежат перевозке. К таким относятся, например, легковоспламеняющиеся жидкости, острые предметы или стекло. Координатор по поставкам Ольга Тамаровская утверждает, что услуги иностранных курьеров слишком дорого обходятся, особенно если транспортировка требуется за границу:
- Чтобы сэкономить на отправке за рубеж, можно просто отправить сотрудника организации в другую страну. Получается, что быстрее и дешевле заплатить за билет в оба конца на самолет, чем пользоваться услугами транснациональных перевозчиков, которые, на мой взгляд, берут очень большие деньги. При этом такую поездку можно рассматривать как непродолжительную командировку. Если же желающих для такой работы нет внутри фирмы, то всегда можно найти человека извне.
Впрочем, поясняет Ольга, такой вариант отправки ограничен размерами груза. Для посылок больших габаритов, так или иначе, все равно придется обращаться к грузоперевозчику. Другой альтернативы просто не существует.
А. Жук-Жученко
Два варианта расчета с курьером
Первый - это оплата наличными в момент приезда курьера за документами при каждом заказе. Второй - заключение договора по безналичному расчету. В начале месяца, следующего за отчетным, как правило, высылается детальный отчет, в котором указаны все даты, номера заказов, виды доставок и их количество. После подтверждения отчета или через 3 дня после его отправления (если нет ответа в течение этого срока, документ считается подтвержденным) заказчику выставляется счет, который следует оплатить в течение пяти банковских дней.
Таможенный досмотр
При отправке крупных посылок в другую страну отправителю и получателю полезно знать, что любой груз, который пересекает границу государства, попадает на таможню, где получателю самому приходится заниматься его легализацией либо обращаться к таможенному брокеру. Как правило, в стоимость доставки не входят услуги по растаможиванию, но у иностранных перевозчиков на таможне работают свои сотрудники, которые при заключении договора и дополнительной оплате сделают все, чтобы груз мог законно находиться на территории той страны, в которую он прибыл.
Может возникнуть неприятная ситуация, когда получатель отказывается платить деньги за "растаможку", а отправитель не в состоянии это сделать, так как находится в другой стране. За каждый день хранения груза на складе отправителю начисляется сумма за простой. И в таком случае остается только отозвать или ликвидировать груз.
"Московский бухгалтер", N 9, май 2009 г.