Внутренняя проверка состояния делопроизводства организации
Начало очередного календарного года на предприятии (в организации, учреждении) обычно совпадает с проведением проверки состояния его деятельности силами внутренней комиссии под председательством одного из заместителей руководителя. Соответствующая проверка проводится и по основным направлениям обеспечения деятельности, в т.ч. документационного обеспечения управления (ДОУ) (делопроизводства).
Основные задачи проверки
Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями. Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем:
1) проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствия требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства;
2) обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствие потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации;
3) состояние работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию;
4) выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), установление их причин, выработка предложений, направленных на совершенствование системы делопроизводства (с отражением вышеперечисленного в акте проверки).
Рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.
Проверка наличия локальных нормативных актов
К основным локальным нормативным актам (ЛНА), регламентирующим организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), относятся:
- положение о структурном подразделении, осуществляющем полномочия по организации делопроизводства;
- инструкция по делопроизводству;
- должностные инструкции работников уполномоченного подразделения.
Перечисленные ЛНА образуют организационно-правовую основу для надлежащего функционирования корпоративной системы делопроизводства.
В дополнение к ним предприятием (организацией, учреждением) могут разрабатываться:
- положения о подразделениях в составе уполномоченного структурного подразделения: группе обработки документов, группе технической подготовки документов, группе оперативного хранения документов, группе архивного хранения документов и т.д.;
- инструкции для работников, ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях*(1).
При проверке ЛНА также устанавливается, насколько они соответствуют требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) актов в области делопроизводства.
В частности, при проверке инструкции по делопроизводству устанавливается соответствие ее структуры и содержания Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 N 76*(2).
При проверке должностных инструкций устанавливается соответствие их содержания квалификационным характеристикам*(3). Кроме того, обращается внимание на соответствие оформления ЛНА ГОСТу Р6.30-2003.
По результатам проверки делается вывод о наличии (частичном наличии или полном отсутствии) ЛНА, регламентирующего организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также о его соответствии либо частичном (полном) несоответствии нормативным правовым актам в области делопроизводства.
Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов
При проверке обеспеченности делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствия потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации основное внимание обращается:
- на укомплектованность уполномоченного структурного подразделения персоналом требуемой численности и квалификации;
- наличие и состояние помещений для размещения уполномоченного структурного подразделения и соответствующих участков работы;
- наличие и оснащенность рабочих мест персонала уполномоченного структурного подразделения, их соответствие требованиям охраны труда;
- наличие и исправность средств организационно-технического обеспечения деятельности уполномоченного структурного подразделения: обработки документированной информации, хранения, коммуникации и связи и т.п.;
- регулярность поступления денежных средств на обеспечение функционирования уполномоченного структурного подразделения, их достаточность для надлежащего выполнения задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.
По результатам проверки делается вывод об обеспеченности (частичной или полной необеспеченности) перечисленными видами ресурсов, их соответствии (частичном либо полном несоответствии) потребностям предприятия (организации) в документированной информации.
Состояние работы по управлению документами
При проверке состояния работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию оценивается прежде всего соответствие фактических показателей работы плановым.
В частности, определяется объем документооборота предприятия (организации, учреждения): в целом и по основным информационным потокам (входящие, исходящие и внутренние документы), а также по видам документов (бумажные и электронные), в т.ч. относительно аналогичных показателей предшествующих лет.
Оценивается также эффективность применения автоматизированных средств обработки документированной информации.
Особое внимание обращается на обеспечение сохранности документов в процессе обращения: объем мероприятий по розыску и восстановлению их нормального физико-химического состояния, количество необнаруженных (утраченных) документов за проверяемый период и в сравнении с аналогичными показателями предшествующих лет. Проверяются также данные о результатах контроля исполнения документов, в частности число случаев их ненадлежащего исполнения: несоблюдение сроков исполнения, оформление документов с нарушением установленных требований, несоответствие исполненного документа резолюции и т.п. По результатам проверки делается вывод о степени эффективности делопроизводства - в целом и по функциональным компонентам (управление документами и документирование).
Выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства
На основании результатов проверки и сформулированных выводов делается предварительное заключение о недостатках в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также об их причинах. Соответствующие положения (после необходимых уточнений) образуют констатирующую часть акта проверки (см. рисунок).
Закрытое акционерное общество
"Аверс"
     ЂЄв                                             “⢥ত о
     16.01.2001 Nя1                                  „ЁаҐЄв®а
     Ј.я‘¬®«Ґ­бЄ                                     Ї®¤ЇЁбм ….€.я…६Ё­
                                                     "21" п­ў ап 2011яЈ.
В соответствии с приказом директора ЗАО "Аверс" от 16.12.2010 N 73 комиссия в составе: А.Б. Алексеев - председатель, Б.В. Борисова, В.Г. Викторов, Г.Д. Григорьева, Д. Дмитриев - члены, в период с 11 по 15 января 2011 года произвела проверку состояния делопроизводства ЗАО "Аверс" и установила следующее:
1. Локальные нормативные акты, регламентирующие организацию делопроизводства, в ЗАО "Аверс" имеются и в целом соответствуют требованиям нормативных правовых актов в области делопроизводства. Выявлены следующие недостатки:
1.1. ... (Указать конкретно).
2. Обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов в основном соответствует потребностям ЗАО "Аверс" в документированной информации (см. приложение 1 к акту). Выявлены следующие недостатки:
2.1. ... (Указать конкретно).
3. Состояние работы по управлению документированной информацией и документированию деятельности ЗАО "Аверс" характеризуется следующими основными показателями:
...
Выявлены следующие недостатки:
3.1. ... (Указать конкретно).
В связи с вышеизложенным предлагаем:
а) поручить начальнику отдела ДОУ К.Л. Миронову:
до 15 апреля 2011 года привести инструкцию по делопроизводству ЗАО "Аверс" от 11.01.2010 в соответствие с требованиями Методических рекомендаций Росархива от 23.12.2009;
до 1 мая 2011 года организовать разработку и представить на утверждение проекты должностных инструкций по должностям "архивариус" и "делопроизводитель";
б) поручить начальнику отдела кадров Н.О. Поповой до 1 марта 2011 года принять меры по доукомплектованию отдела ДОУ следующими специалистами: ... (указать конкретно);
в) поручить начальнику информационного отдела Р.С. Тимофееву до 1 февраля 2011 года представить на рассмотрение заместителя директора по управлению У.Ф. Харитоновой предложения по совершенствованию программно-технических средств обработки документированной информации отдела ДОУ;
г) ... (иное - указать конкретно).
Председатель комиссии подпись А.Б. Алексеев
Члены комиссии: подпись (Б.В. Борисова), подпись (Г.Д. Григорьева), подпись (В.Г. Викторов), подпись (Д.Е. Дмитриев)
Ознакомлены: подпись (У.Ф. Харитонова), подпись (К.Л. Миронов), подпись (Н.О. Попова), подпись (Р. Тимофеев)
Рисунок. Акт проверки
В резолютивную часть документа включаются предложения, направленные на совершенствование корпоративной системы делопроизводства. В зависимости от фактического состояния системы эти предложения могут быть направлены:
- на устранение выявленных недостатков;
- модернизацию системы (ее отдельных компонентов);
- реорганизацию системы*(4).
М.Ю. Рогожин,
ведущий эксперт
"Налоговый вестник", N 2, февраль 2011 г.
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
*(1) Одной из функций структурного подразделения, осуществляющего полномочия по организации делопроизводства, является организационно-методическое руководство работой ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях предприятия (организации, учреждения).
*(2) С учетом конкретных условий функционирования корпоративной системы делопроизводства.
*(3) См. предыдущее примечание.
*(4) Допускается в случаях полной непригодности имеющейся системы к решению задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.