Встречайте: электронный счет-фактура!
Прошло уже около года с тех пор, как у предпринимателей теоретически появилось право составлять и выставлять счета-фактуры в электронном виде (в соответствии с Федеральным законом N 229-ФЗ*(1)). Однако реализовать его стало возможным только сейчас - Минфин утвердил Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи*(2) (далее - Порядок).
"Предметы" первой необходимости
Коммерсанты вправе составлять счета-фактуры в электронном виде при взаимном согласии второй стороны сделки (желательно иметь документальное тому подтверждение) и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) допускается при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации (то есть электронно-цифровой подписи).
Итак, для того чтобы стать пользователем электронного документооборота, необходимо иметь электронную подпись и соответствующий сертификат ключа подписи*(3), который выдается организациями, выпускающими такие сертификаты (удостоверяющие центры (УЦ)) и выполняющими функции, предусмотренные Федеральным законом N 1-ФЗ*(4). Сертификат изготавливается на основании заявления участника информационной системы*(5), которое содержит сведения, необходимые для идентификации владельца сертификата ключа подписи и передачи ему сообщений*(6).
Примечание. На сегодняшний день все удостоверяющие центры в России обязаны иметь необходимые лицензии на работу со средствами криптографической защиты информации. Список УЦ опубликован на сайте ФНС.
Один экземпляр сертификата ключа подписи выдается владельцу, второй - остается в удостоверяющем центре.
Для оформления ЭЦП предпринимателю необходимо обратиться в УЦ со следующими документами:
- с нотариально заверенными копиями свидетельств о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя и о его постановке на учет в налоговом органе;
- с оригиналом или нотариально заверенной копией выписки из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, полученной не ранее чем за 30 дней до ее представления;
- с заявлением в УЦ о выпуске сертификата ключа ЭЦП;
- если сертификат ключа ЭЦП изготавливается на имя уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя (работника индивидуального предпринимателя) - с доверенностью, подтверждающей полномочия владельца сертификата ключа ЭЦП, заверенной подписью и печатью индивидуального предпринимателя;
- с паспортом гражданина РФ, на чье имя изготавливается сертификат ключа ЭЦП (владелец сертификата), а также его копией (копия второй и третьей страниц, а также страницы с регистрацией по последнему месту жительства);
- если документы для изготовления сертификата ключа ЭЦП представляет и (или) получает не владелец сертификата, а его уполномоченный представитель - с доверенностью на представителя предпринимателя, заверенной подписью и печатью предпринимателя, а также с паспортом (его копией) представителя владельца сертификата, уполномоченного на представление документов для изготовления сертификата ключа ЭЦП и (или) получение изготовленного сертификата ключа ЭЦП.
Примечание. Цены на изготовление ЭЦП варьируются от 7 000 до 14 000 руб. в зависимости от тарифа.
С получением ЭЦП все более или менее понятно, теперь перейдем к выбору оператора электронного документооборота. О каких нюансах необходимо знать?
Операторы электронного документооборота (далее - операторы) - организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Работа оператора в первую очередь связана с технической поддержкой данного процесса, поэтому к его выбору необходимо подойти серьезно. Прежде всего обращайте внимание на опыт работы компании с электронными юридически значимыми документами, а также на наличие необходимых лицензий. Сейчас всем этим требованиям наиболее полно отвечают компании, предоставляющие услуги по сдаче электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС).
Для участия в электронном документообороте предпринимателю необходимо оформить и представить оператору соответствующее заявление с указанием следующих учетных данных:
- фамилия, имя, отчество коммерсанта;
- место жительства индивидуального предпринимателя;
- ИНН;
- сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;
- контактные данные индивидуального предпринимателя;
- сведения о налоговом органе, в котором ИП состоит на учете.
После этого участник электронного документооборота получает у оператора идентификатор, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по ТКС.
Обратите внимание! В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении (например, места жительства предпринимателя), необходимо не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представить оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные. Оператор, в свою очередь, не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления вносит изменения в учетные данные.
При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по ТКС продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. Как правило, все входящие документы принимаются бесплатно.
Стоимость услуг оператора зависит от количества отправляемых документов, в среднем отправка одного электронного документа обойдется в 20 руб.
Для работы с оператором вам потребуется интернет, электронная подпись и программа СКЗИ КриптоПро (это специальная программа для безопасной работы с электронной подписью).
С момента подключения продавца (покупателя) к электронному документообороту (изменения учетных данных) оператор не позднее трех рабочих дней направляет в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) сведения об учетных данных (об изменении учетных данных).
Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде
Подробно процедура выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП описана в Порядке.
Действия продавца выглядят следующим образом: в соответствии с утвержденными требованиями и форматом составляется счет-фактура, далее, проверив действительность своей ЭЦП, продавец (если, конечно, ЭЦП действительна) подписывает счет-фактуру. Затем при необходимости зашифровывает документ и направляет файл в адрес покупателя через оператора.
Все отправленные и полученные документы сохраняются всеми участниками электронного документооборота.
Оператор, заключивший договор с продавцом, при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня фиксирует дату и время поступления файла и направляет его в адрес покупателя (при необходимости через оператора, заключившего договор с покупателем, если речь идет о разных операторах у продавца и покупателя*(7)). После этого оператор формирует продавцу подтверждение с указанием даты и времени поступления файла, подписывает его ЭЦП и направляет в адрес продавца.
Продавец при получении подтверждения от оператора не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность его ЭЦП и отправляет ему извещение о получении подтверждения.
Обращаем ваше внимание на то, что выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС может осуществляться через одного или нескольких операторов. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС через нескольких операторов осуществляется при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом.
Покупатель при получении от продавца файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня, так же как и другие участники электронного документооборота, проверяет подлинность ЭЦП продавца и отправляет ему (через оператора) извещение о получении счета-фактуры, подписанное ЭЦП.
Примечание. Счет-фактура считается исходящим, если он подписан ЭЦП, принадлежащей уполномоченному лицу участника электронного документооборота, и данный документ направлен через оператора.
Продавец, получив извещение, также проверяет подлинность ЭЦП.
Таким образом, счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение от оператора, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры.
При возникновении нестандартных ситуаций, например, при отсутствии подтверждения от оператора в установленный срок, необходимо сообщить об этом оператору. Сделать это может как продавец, так и покупатель. После чего продавец повторно отправляет ранее составленный счет-фактуру (без изменения реквизитов*(8)).
Может быть и такое, что в счете-фактуре просто напросто допущена ошибка. В этом случае покупатель направляет продавцу (разумеется, через оператора) уведомление об уточнении счета-фактуры*(9). При получении такого уведомления продавец, во-первых, проверяет подлинность ЭЦП покупателя, во-вторых, устраняет указанные ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру, а в-третьих, направляет подписанное ЭЦП извещение в адрес покупателя (через оператора).
Напоминаем, участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных ЭЦП, составление и выставление которых предусмотрено Порядком. Также необходимо хранить документы ЭЦП и сертификат ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.
Отметим, что датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по ТКС считается дата поступления файла счета-фактуры оператору от продавца (то есть дата, указанная в подтверждении этого оператора). Соответственно, датой получения покупателем счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора. Следовательно, задним числом выставить электронный счет-фактуру нельзя!
В приведенной последовательности действий явно прослеживается необходимость проверки ЭЦП каждым участником электронного документооборота. Действительно, это крайне важно, так как в случае недостоверной подписи документ будет признан недействительным.
Итак, на момент просмотра документа сертификат отправителя, которым он подписал документ, не должен быть с истекшим сроком действия. Проверить это можно либо по списку отозванных сертификатов*(10), либо при помощи сервиса онлайн-проверки статуса сертификата*(11).
* * *
Федеральный закон N 229-ФЗ предусматривает также возможность обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками*(12). Все это еще раз говорит о том, что совсем скоро бумажные варианты документов будут полностью вытеснены электронными. В общем-то это логично, учитывая очевидные плюсы электронного документооборота. Действительно, используя новые технологии, можно сэкономить время, сократить накладные расходы на бумагу (при электронном документообороте распечатывать счет-фактуру не нужно - он хранится в электронном виде), курьерскую доставку, почтовые услуги и т.д. Должно быть, сократятся и ошибки, так как участие человека уменьшается, а вместе с ним сходит на нет так называемый человеческий фактор.
В завершение отметим, устанавливать электронный формат счета-фактуры, журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде должна ФНС (п. 9 ст. 169 НК РФ).
А.В. Андреевская,
эксперт журнала
"ИП: бухгалтерский учет и налогообложение"
"Индивидуальный предприниматель: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, сентябрь-октябрь 2011 г.
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
*(1) Федеральный закон от 27.07.2010 N 229-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую НК РФ и некоторые другие законодательные акты РФ, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) РФ в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования".
*(2) Приказ Минфина России от 25.04.2011 N 50н.
*(3) Сертификат ЭЦП - это электронный или бумажный документ, который служит для подтверждения соответствия между идентификационными данными владельца ЭЦП и открытым ключом. Документ включает в себя сведения о владельце сертификата и открытом ключе. Также в нем указывается срок действия сертификата.
*(4) Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
*(5) Заявление подписывается собственноручно владельцем сертификата ключа подписи.
*(6) Содержащиеся в заявлении сведения подтверждаются предъявлением соответствующих документов.
*(7) Оператор, заключивший договор с покупателем, при получении файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня фиксирует дату и время поступления файла и направляет его в адрес покупателя, фиксирует дату и время отправки этого файла, формирует покупателю подтверждение, подписывает его ЭЦП и направляет в адрес покупателя.
*(8) Если на дату повторного направления ранее составленного продавцом счета-фактуры возникла необходимость внесения изменений в этот счет-фактуру, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру ЭЦП, то покупателю направляется счет-фактура с исправленными реквизитами.
*(9) Уведомление должно быть подписано ЭЦП покупателя и при необходимости зашифровано.
*(10) Такой список публикуется на сайте удостоверяющего центра в виде специального файла. Как правило, обновление файла происходит ежедневно, но иногда еженедельно, что не позволяет получить актуальную информацию. Тем не менее, если располагать некоторым временем, то ситуацию можно оценить.
*(11) Этот вид проверки обладает явным преимуществом, так как полученная информация является актуальной на данную минуту.
*(12) Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утверждены Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/169@.