Выдавайте работникам доверенности с осторожностью
Некоторые организации выдают работникам доверенности на приобретение товаров в магазинах. Сотрудники совершают покупки в личных целях, хотя считаются представителями компании. Естественно, при этом они не представляют работодателю первичные учетные документы (кассовые и товарные чеки), что может повлечь негативные налоговые последствия.
Часть магазинов торгует только в рамках длящихся договоров поставки, заключенных с организациями и индивидуальными предпринимателями.
С юридической точки зрения все сделки, совершенные представителем организации в пределах предоставленных ему полномочий, порождают права и обязанности непосредственно у представляемого (п. 1 ст. 182 ГК РФ). Но что это значит для компании? Поскольку именно она заключает с поставщиком-магазином договор и выдает работнику доверенность на представление ее интересов, то, если работник "по доверенности" купит товар, считается, что его приобрела организация. Соответственно все документы будут оформлены на компанию, поэтому она должна оприходовать товар. И тогда он "повиснет на балансе" компании. Как поступить в данной ситуации? Одни бухгалтеры решают эту проблему просто - не приходуют товар, так как в расходах данную покупку учесть нельзя. Другие, наоборот, пытаются за счет закупок сотрудников увеличить затратную часть.
Поскольку в роли покупателя может выступить и главный бухгалтер, рассмотрим сначала последствия для работника.
Магазин использует систему продаж "по доверенности", когда работает только с представителями организаций и предпринимателей, в целях ухода от применения положений Закона Российской Федерации от 7.02.92 г. N 2300-1 "О защите прав потребителей" (далее - Закон о защите прав потребителей). При заключении договора поставки, условия которого не могут быть изменены по инициативе компании-покупателя (договор присоединения - ст. 428 ГК РФ), представителю (или представителям) компании выдается доверенность, копия которой передается в магазин. Обычно представителями являются работники (а также их родственники и друзья), которые будут покупать в магазине товары якобы с целью использования исключительно для последующей перепродажи в розничной торговле или профессионального использования. Поэтому на отношения сторон распространяются нормы о договоре поставки, который заключается между предпринимателями (ст. 506 ГК РФ). Очевидно, что магазин "уходит" от применения норм Закона о защите прав потребителей, который не распространяется на сделки между предпринимателями. А поскольку работник действует по доверенности от лица компании, покупка считается связанной с предпринимательской деятельностью. Если бы сотрудник приобретал товар от своего имени, то его отношения с магазином строились бы в рамках договора розничной купли-продажи и он считался бы потребителем.
Следует отметить, что покупатели-потребители обладают преимуществом перед покупателями-предпринимателями. Поэтому покупатель "по доверенности" лишается ряда прав и гарантий, предусмотренных для потребителей. Например, права на обмен и возврат товара в течение 14 дней (п. 1 ст. 502 ГК РФ, ст. 25 Закона о защите прав потребителей), права на компенсацию морального вреда. Моральный вред компенсируется только гражданам (ст. 151 ГК РФ, ст. 15 Закона о защите прав потребителей), а не юридическим лицам. Сроки предъявления требований в отношении недостатков товара для потребителя увеличены по сравнению с предпринимателем-покупателем (ст. 19 Закона о защите прав потребителей).
Однако на самом деле покупки будут совершены работниками в личных целях и за свой счет. А поскольку согласно преамбуле к Закону о защите прав потребителей использования товара в личных целях достаточно для того, чтобы признать гражданина потребителем, то у работника есть шанс доказать, что он является потребителем со всеми вытекающими гарантиями и правами.
Итак, товар de jure куплен компанией и должен быть отражен на ее балансе. Самое правильное при этом, что может сделать бухгалтер, - продать товар работнику, выдав ему чек. Если компания будет систематически уменьшать на такие расходы прибыль, не оформляя реализацию товара работнику, то это, скорее всего, приведет к спору с налоговым органом об обоснованности затрат.
Когда же товар не был оприходован, то это, скорее всего, выяснится не при проверке компании, а при проведении встречных проверок контрагентов супермаркета.
Итак, в компании назначена встречная проверка. В отличие от контрагента-магазина, который отразил реализацию товара и соответствующие доходы, у компании, в которой работал сотрудник-покупатель, могут возникнуть проблемы. При отсутствии первичных документов фирме грозит штраф от 5 тыс. до 15 тыс. руб. (пп. 1, 2 ст. 120 НК РФ). Если вследствие этого будет искажена любая статья (строка) формы бухгалтерской отчетности более чем на 10%, то может быть наложен штраф в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
Однако из общего правила есть исключение. В данном случае это применение работодателем УСН. Понятие "первичные учетные документы" (о которых идет речь в ст. 120 НК РФ) относится к бухгалтерскому, а не налоговому законодательству, и наказывать за их отсутствие можно, только если компания должна вести бухгалтерский учет. При применении УСН, на взгляд автора, не может идти речь об ответственности за отсутствие первичных учетных документов. В данном случае компании освобождены от ведения бухгалтерского учета (за исключением учета основных средств и нематериальных активов) и должны вести только налоговый учет доходов в порядке, установленном главой 26.2 НК РФ (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). При применении "упрощенки" с объектом налогообложения "доходы" риск привлечения к ответственности даже меньше, чем в случае применения объекта налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов". Дело в том, что у последней категории налогоплательщиков инспекторы проверяют и расходную часть (т.е. именно ту, по которой отсутствуют первичные документы).
Однако в случае встречной проверки риски примерно одинаковы, поскольку запрос будет сделан без учета применяемого режима. На наш взгляд, во всех случаях при возникновении спора компания может выиграть дело в суде, поскольку компании, применяющие УСН, обязаны вести учет доходов и расходов (и соответствующих первичных документов) только для целей исчисления налоговой базы (ст. 346.24 НК РФ). Поскольку товары не используются обществом в своей деятельности, расходы на их приобретение не отвечают критериям признания расходов, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), и, следовательно, не формируют налоговую базу. Кроме того, для целей применения УСН расходы признаются только после их оплаты (кассовый метод). А в анализируемой ситуации оплата именно организацией не наступила. Таким образом, анализируемые затраты не могут быть признаны в расходах при применении УСН, следовательно, и первичные документы по непринимаемым расходам компания хранить не должна.
Также бухгалтеров волнует вопрос, не будет ли в случае неоприходования товара нарушения кассовой дисциплины? По мнению автора, последует нарушение, если работник купит товар единовременно на сумму больше 100 тыс. руб. и тем самым превысит лимит расчетов наличными между юридическими лицами (установленный Указанием Банка России от 20.06.07 г. N 1843-У). К ответственности привлекается как кассир (руководитель) (штраф от 4 тыс. до 5 тыс. руб.), так и компания (штраф от 40 тыс. до 50 тыс. руб.).
Итак, компании выгодно иметь отношения с магазином только тогда, когда она приходует покупки работников и учитывает затраты в расходах (либо продает товары работникам, выдав им кассовый чек).
М. Щербакова,
налоговый консультант, юрист
"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 24, июнь 2009 г.