Выполняем требования по оборудованию помещения кассы
Наличные денежные средства в организации - объект повышенного контроля. Не удивительно, что со стороны государства к оборудованию кассы предъявляются специальные требования. Предлагаем разобраться в них.
Как должно быть оборудовано помещение кассы
Требования к оборудованию кассового узла установлены письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" (далее - Порядок) и утверждены решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в приложении N 2, а Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в приложении N 3 к этому Порядку*(1).
Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям*(2):
- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;
- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
- закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающуюся в сторону внутреннего расположения кассы;
- оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
- располагать исправным огнетушителем.
Кроме того, помещение кассы должно находиться под охранной сигнализацией, что является необходимым условием. Компания не может быть признана соблюдающей порядок ведения кассовых операций, если вместо установки сигнализации она заключит договор на оказание услуг по экстренному вызову наряда милиции*(3).
Второй раздел Единых требований содержит конкретные технические характеристики и параметры, которыми должны обладать стены, перегородки, перекрытия и т.д.
В третьем разделе Единых требований описана структура комплекса охранной сигнализации помещений касс, которая определяется необходимым количеством рубежей охраны, охраняемых зон и шлейфов сигнализации в каждом рубеже, а также система охранно-пожарной сигнализации, которой должны быть оснащены кассовые помещения.
Ответственность за нарушение требований к помещению кассы
Ответственность за ненадлежащее оборудование помещения кассы в установленном законодательством порядке несет руководитель организации, если по его вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке*(4).
За нарушение кассовой дисциплины, в том числе за несоответствующее оборудование кассового узла, предусмотрена административная ответственность по статье 15.1 КоАП РФ. Штраф составит для организации от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица компании - от 4000 до 5000 руб. Однако анализ арбитражной практики показывает, что организация привлекается к ответственности только в случае, если налоговым органом будут установлены следующие факты:
- доказано наличие у организации свободных денег и определена их сумма;
- подтверждено, что деньги хранились в организации;
- выяснена конкретная дата правонарушения.
Кроме того, в КоАП РФ существует возможность освобождения от наказания, если судья, орган, должностное лицо, уполномоченное решить дело об административном правонарушении, признает его малозначительным*(5). Тогда компания отделается устным замечанием в свой адрес. Однако дважды такой возможностью воспользоваться, скорее всего, не удастся.
Получается, что даже если у компании нет оборудованного помещения кассы, ее не всегда можно привлечь к административной ответственности по статье 15.1 КоАП РФ. Административное правонарушение имеет место при наличии одновременно двух условий: касса, где хранятся деньги, не укреплена и в ней имеются наличные денежные средства. Отметим также, что данное правонарушение является длящимся, поскольку оно выражается в несоблюдении требований Порядка на протяжении определенного времени. Поэтому срок, в течение которого организация может быть привлечена к ответственности, начинает исчисляться с даты, когда оно было выявлено*(6).
На кого возложена функция контроля
Кто имеет полномочия проверить техническое оснащение помещения кассы и привлечь к ответственности в случае его несоответствия требованиям?
В соответствии с пунктом 42 Порядка органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях. Пунктом 41 предусмотрено, что банки проверяют соблюдение кассовой дисциплины, в том числе оборудование помещения кассы. Если органы внутренних дел или банк выявят нарушения кассовой дисциплины, то эти сведения будут направлены в налоговый орган, который в свою очередь составит протокол об административном правонарушении*(7). Об этом свидетельствуют положения статьи 23.5 КоАП РФ, в соответствии с которыми налоговые органы рассматривают дела об административных правонарушениях, предусмотренных статьей 15.1 КоАП РФ. Сами налоговые органы могут проверить соблюдение кассовой дисциплины в рамках выездного налогового контроля.
Следует иметь в виду, что налоговые органы вправе проверить соблюдение организацией требований Федерального закона от 22.09.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". В частности, налоговые органы могут:
- осуществлять контроль за соблюдением организациями и индивидуальными предпринимателями требований Закона N 54-ФЗ;
- осуществлять контроль за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;
- проверять документы, связанные с применением организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники, получать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок;
- проводить проверки выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;
- налагать штрафы в случаях и порядке, которые установлены КоАП РФ, на организации и индивидуальных предпринимателей, которые нарушают требования Закона N 54-ФЗ.
Обязан ли ИП соблюдать Порядок
Однозначного ответа на этот вопрос нет. Дело в том, что положения Порядка не указывают на то, что он распространяется на ИП. Тем не менее, необходимость соблюдения индивидуальными предпринимателями кассовой дисциплины в полном объеме неоднократно отмечалась во многих документах*(8). Данные выводы по большей части основаны на положениях статьи 23 ГК РФ, согласно которым индивидуальные предприниматели приравниваются к юридическим лицам.
Однако Президиум ВАС РФ в постановлении от 29.06.2010 N А57-11519/2009 указал, что индивидуальные предприниматели не должны соблюдать кассовую дисциплину в том объеме, в котором ее соблюдают юридические лица.
Минфин России в письме от 02.03.2011 N 03-01-10/1-15 подчеркнул, что постановлением Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 N 1411/10 определено, что действующее законодательство не предусматривает обязанности индивидуальных предпринимателей по оприходованию в кассу денежной наличности и соблюдению порядка хранения свободных денежных средств. Следовательно, отсутствуют и правовые основания для привлечения их к административной ответственности по статье 15.1 КоАП РФ. Содержащееся в данном постановлении Президиума ВАС РФ толкование правовых норм является общеобязательным и подлежит применению при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел.
Если точка зрения финансистов и налоговиков на обязанность ИП по соблюдению Порядка после вынесения Президиумом ВАС РФ постановления от 29.06.2010 N 1411/10 изменилась, то позиция Центробанка осталась прежней. Так, в письме от 17.11.2010 N 02-29-1/5337 ЦБ РФ отметил, что индивидуальные предприниматели должны соблюдать требования нормативных актов Банка России, поскольку соответствующие указания предусмотрены НК РФ, а также вытекают из Закона N 54-ФЗ и других федеральных законов. В данном письме Банк России также заявил, что им проводится работа по уточнению отдельных положений, регламентирующих порядок ведения кассовых операций ИП, с учетом специфики их деятельности. Однако в случае возникновения аналогичного спора арбитражные суды будут обязаны руководствоваться правовой позицией Президиума ВАС РФ, изложенной в постановлении от 29.06.2010 N 1411/10.
Есть ли место аутсорсингу по кассовым операциям
Ни для кого не секрет, что в современных условиях ведения бизнеса выполнение требований к оборудованию кассы весьма проблематично и затратно. Это объясняется тем, что организации, как правило, снимают помещения для ведения бизнеса в аренду, а арендодатель не готов перестраивать свое помещение. Вот и возникает проблема: с одной стороны, требования существуют и должны выполняться. С другой стороны, и организации, и контролирующие органы понимают, что некоторые условия выполнения этих требований затруднительны.
У организаций часто возникает закономерный вопрос: допустима ли передача ведения кассовых операций, например, на аутсорсинг бухгалтерских услуг? Такие действия будут признаны не соответствующими Порядку по нескольким причинам. Во-первых, кассиром может быть только работник организации, поскольку с ним работодатель заключает договор о полной материальной ответственности, а заключение такого договора предполагает наличие трудовых отношений*(9). Во-вторых, кассир организации не имеет права передоверять выполнение возложенных на него функций. Более того, операции, связанные с приемом и выдачей из кассы наличных денежных средств, не относятся к бухгалтерскому учету. Под бухгалтерским учетом понимается упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движения путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций*(10).
Итак, каждая организация должна соблюдать кассовую дисциплину самостоятельно, в том числе иметь помещение кассы, оборудованное в соответствии с установленными требованиями. Однако проще и дешевле перевести денежные расчеты в безналичную форму. Наличие кассы в данном случае не обязательно*(11). Если в вашей организации операции с наличными денежными средствами носят единичный, нерегулярный характер, то рекомендуем данные расчеты осуществлять через корпоративную банковскую карту. Она позволяет совершать как наличные, так и безналичные расчеты.
В.В. Семенихин,
руководитель "Экспертбюро Семенихина",
консультант-эксперт по финансовым, экономическим,
налоговым, правовым и бухгалтерским вопросам
"В курсе правового дела", N 13, июль 2011 г.
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
*(1) п. 29 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40
*(2) п. 3 Единых требований по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещения касс
*(3) постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2010 N 17АП-13145/2009-АК
*(4) п. 29 Порядка
*(5) ст. 2.9 КоАП РФ
*(6) постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 N 5
*(7) письмо УФНС России по г. Москве от 03.11.2006 N 22-12/97729
*(8) письмо ЦБ РФ в от 17.07.2006 N 08-17/2540; постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 23.12.2009 по делу N А53-13805/2009, Центрального округа от 11.12.2009 по делу N А09-7203/2009
*(9) разд. XI ТК РФ
*(10) ст. 1 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
*(11) постановление ФАС Поволжского округа от 18.12.2007 по делу N А57-2424/07-33