Выступаем с презентацией
Презентация - это современная модель публичного выступления. С ее помощью можно представить достижения организации, новые услуги, научные разработки и многое другое. Причем у оратора, который подкрепляет свое слово слайдами, появляется гораздо больше возможностей воздействовать на аудиторию. Но это только в том случае, когда презентация подготовлена по всем правилам.
Многие из нас воспринимают информацию зрительно лучше, чем на слух. Этим и объясняется большая сила воздействия презентации по сравнению с обычным выступлением. Исследователи Миннесотского университета США утверждают, что презентация, проведенная стоя с использованием демонстрационных средств, звучит для аудитории убедительнее на 43% по сравнению с обычным разговором через стол.
Примечание. Презентацию можно назвать попыткой продажи какой-либо собственности, будь то интеллектуальной собственности (научного открытия, плана работы, отчета о работе и пр.) или вполне материальной (новых проектов и услуг).
Интересен также результат эксперимента, проведенного в Пенсильванском университете. Докладчики в двух аудиториях пытались убедить слушателей вложить деньги в новый проект. В первой группе, где докладчик стремился уговорить собеседников, сидя с ними за одним столом, результаты составили 58%. А там, где была проведена презентация, эффективность оказалась 79%.
От успеха презентации зависит очень многое: дальнейшая судьба проекта, переговоров, наконец, ваша карьера.
Подготовка к презентации
Как и любое заранее запланированное мероприятие, презентация начинается с подготовки. Причем подготовка ведется сразу по нескольким направлениям. В первую очередь следует определить цель презентации. Цель - это то, чего вы хотите добиться в данном конкретном случае, проводя презентацию. В целом ваша цель - убедить аудиторию в вашей правоте и вызвать желаемое действие. А в частности цель может быть такой: убедить аудиторию, что ваш проект - современный и выгодный и его стоит принять. Или: в вашем музее развернута новая экспозиция, которую непременно нужно посетить.
После определения цели переходим ко второму этапу подготовки - анализу аудитории.
Вы должны выяснить и учесть следующие данные о ваших слушателях: их профессию, образование, занимаемую должность, возраст, пол, отношение к теме презентации, знание предмета презентации, поведенческие качества. После того, как вы соберете всю эту информацию, нетрудно будет определить основную сферу интересов слушателей. Например, если вы выступаете перед руководителями высшего звена, их в основном заинтересуют аргументация и выводы. Вашим коллегам будут интересны не только выводы, но и технические подробности предлагаемого проекта, выгоды и преимущества, которые он дает.
Анализ аудитории также важен для того, чтобы понять, на каком языке с ней стоит говорить. В кругу коллег вы можете активно употреблять профессиональную лексику и термины. А вот среди людей с низким уровнем образования их нужно избегать, стараясь сделать речь простой и доходчивой.
Следующий этап - подготовка информации для презентации состоит из трех частей. Это сбор информации, ее фильтрация, то есть выделение ключевых положений, и представление их в сжатом виде. Где собрать информацию для презентации, зависит от ее предмета. К примеру, если вы готовите презентацию о своем предприятии, то и собирать фактические материалы нужно на месте, в различных отделах.
На этапе фильтрации вы должны отобрать только самую необходимую информацию и представить ее на слайдах в сжатом виде. Но не торопитесь расставаться с "излишками", лучше оформить их в виде отдельных тезисов, которые могут пригодиться, когда придется отвечать на вопросы аудитории.
Построение презентации
Традиционно презентация длится 30-40 минут (без ответов на вопросы), далее внимание аудитории рассеивается и его трудно удержать. При этом на каждый слайд приходится в среднем 1,5-2 минуты.
Примечание. Еще никто на свете не жаловался на то, что презентация была слишком короткой, а вот затянутая презентация способна утомить слушателей и даже вызвать у них негативные эмоции.
Стандартная презентация состоит из следующих частей:
1) вступления (3-4 слайда, 5-8 минут);
2) основной части, ядра презентации (9-12 слайдов, 18-20 минут);
3) заключения (1-2 слайда, 5 минут);
4) ответов на вопросы;
5) вашего заключительного слова, итогов презентации, призывов к реальным действиям.
Вступление - это часть презентации, которая формирует у слушателей первое впечатление о докладчике (которое, как мы помним, нельзя произвести дважды). Вступление призвано высветить цель презентации и привлечь внимание слушателей, оно должно быть кратким и информативным. Чаще всего в стандартном вступлении содержатся приветствие, представление докладчика, договоренность о порядке проведения презентации и представление темы.
Основная часть - это наполнение презентации (факты, цифры, доказательства, примеры). В основной части важно продумать систему аргументации. Здесь могут пригодиться стандартные формулировки:
- "результат исследований показал..." (описание ситуации/результата работ);
- "поэтому я предлагаю..." (суть предложения);
- "в результате вы получите..." (результат/выгода, которые получит аудитория, приняв предложение);
- "кроме того, вы также сможете..." (переход к следующему результату);
- "вот как я могу это доказать..." (сравнения, статистика, ссылки на авторитетные источники).
Исследование Йельского университета свидетельствует, что среди слов, которые в наибольшей степени способны убедить человека, лидируют следующие: "вы", "деньги", "сохранить", "новый", "результаты", "легко", "здоровье", "безопасность", "любовь", "открытие", "доказано", "гарантия".
Заключение - это самая важная часть презентации, поскольку именно в конце докладчик делает основные выводы. Именно в заключении решается, станут слушатели вашими союзниками или нет. Поэтому заключение должно быть ярким, запоминающимся, креативным.
Известный маркетолог, сотрудник фирмы IBM Дэвид А. Пиплз приводит в своей книге "Презентации плюс" следующие сценарии заключений.
Заключение "Счастливый конец" предполагает перечисление сильных сторон и преимуществ предмета вашего изложения.
Заключение "Мост над бурными водами" подразумевает, что вы покажете, какие свойства ваших продукта или услуги позволяют потенциальному потребителю минимизировать риск и достичь поставленных целей.
В заключении "Айсберг" последний слайд с изображением айсберга сведет воедино факты, доказательства и примеры, находящиеся под водой и поддерживающие вершину айсберга.
В заключении "Головоломка-конструктор" предлагается разбить цели аудитории на несколько частей и показать, как ваши рекомендации дают решение для каждой части, обеспечивая общее решение.
"Эмоциональное заключение" содержит неожиданное завершение, к примеру парадокс, каламбур или цитату.
Любое заключение должно включать выражение благодарности слушателям, сообщение контактной информации, предложение ответить на вопросы аудитории (лучше в такой форме: "Какие у вас возникли вопросы?").
Ответы на вопросы - следующий важный этап презентации. Здесь стоит учитывать настрой аудитории и правильно с ней взаимодействовать.
Если настрой аудитории позитивный, постарайтесь вовлечь слушателей в дискуссию, задавая открытые вопросы, обращаясь к их опыту. Если возможно, обратитесь к кому-то лично. Если вас внимательно слушают, отметьте это, выразите благодарность.
Если отношение аудитории к вам недоброжелательное, конфликтное, подчеркивайте свое уважение к слушателям, признавайте их право на собственное мнение, подводите аудиторию к нужным вам выводам при помощи заранее подготовленных вопросов, ответы на которые очевидны.
Контролируйте ситуацию. Если выступающий оспаривает приведенные вами факты в агрессивной манере и переходит на повышенный тон, попросите его представиться и после этого дайте возможность высказать свои соображения, но не позволяйте превращать вопрос в длинный монолог. При этом постарайтесь снять агрессивность тона спрашивающего, перефразировав его вопрос. Разбейте длинный вопрос на ряд простых и дайте на них ответы, обращаясь ко всей аудитории, а не лично к оппоненту. Помните, что сдержанность, вежливость и подчеркнутое уважение к себе и аудитории - лучшая аргументация в случае некорректного поведения слушателей.
И, наконец, в заключительном слове (5-й этап презентации) кратко подведите итоги и еще раз поблагодарите всех присутствующих за внимание.
Язык презентации
Язык презентации должен быть лаконичным. Пользуйтесь формулой - Keep It Short and Simple! (иными словами, "говори коротко и ясно"). В то же время выступающий не должен просто читать текст слайдов, как это зачастую бывает. В этом случае у аудитории может возникнуть вполне законный вопрос: зачем нужен докладчик, если мы тоже умеем читать? По правилам создания презентации высказывания докладчика должны дополнять ту информацию, которая содержится на слайдах.
Как сделать текст презентации запоминающимся? В речи должны быть использованы образы, примеры, достойные повторения. Найдите для предмета презентации (услуги, учреждения, проекта и пр.) 4-5 наиболее ярких определений (уникальный, единственный в своем роде, новейший, отражающий последние достижения медицины и т.п.). Можно с уверенностью сказать, что к концу презентации ваши слушатели будут думать об этом предмете как об уникальном, единственном в своем роде, то есть теми же самыми словами, какие вы использовали. Полезно будет также подготовить ряд примеров, достойных повторения. Где можно почерпнуть такую информацию? Из практики вашего предприятия, последних событий культуры, науки и пр.
Сравнения и аналогии помогают подчеркнуть достоинства вашей цели: "По сравнению с уже существующими наше изобретение, нововведение имеет ряд решающих преимуществ...".
Используемые обороты речи должны быть точными и наглядными. Поскольку вы ограничены во времени, в вашей речи не должно быть пустых слов и фраз, которые крадут время у действительно нужной информации. К примеру, вместо слова "машина" четко определите: автомобиль, стиральная машина или рабочий станок. Каждое слово презентации должно быть точным, как выстрел в яблочко.
Золотое правило Пифагора гласит: "Имеющий ум, сочти число". И в процессе презентации очень полезно использовать числа в помощь аргументам. При перечислении важных параметров можно указать их число: 3 возможных способа выбора подрядчиков, 4 причины выбрать это решение и т.п. С помощью конкретных цифр можно строить ассоциативные связи, которые делают процесс запоминания чрезвычайно простым. Если вы проводили расчеты, которые вошли в презентацию, оставьте конечные цифры без округления (например, 37,3% абитуриентов выбирают наш вуз). Это продемонстрирует аудитории, что вы честно считали, поэтому вашим выкладкам можно доверять.
В презентации более эффективно использовать глаголы, а не существительные. Существительное отражает некое статическое состояние предмета, а глагол описывает его динамику. Глаголы придают речи большую экспрессивность. К тому же они помогают вызвать желательное действие у аудитории. Но при этом стоит избегать использования сослагательного наклонения и безличных предложений: "я бы сказал..." (или не сказал?), "можно заключить..." (а можно и не заключить!) и пр. Такие вежливо-уклончивые формы зачастую свидетельствуют о неуверенности докладчика, которую аудитория быстро почувствует.
Примечание. Использование местоимения "мы" вместо местоимения "я" - огромная сила. Этим самым вы показываете, что ваша аудитория и вы - одна команда, усилия которой направлены на решение поставленной задачи.
Вопрос "Почему?" в презентации может оказаться очень полезным в следующих ситуациях. Вы хотите подвести аудиторию к некоторому выводу. Начните с этого самого вывода, затем задайте вопрос: "А почему, как вы думаете, это справедливо?" И сразу же перечислите 3 аргумента в пользу такого утверждения: "Это справедливо по 3 причинам. А именно..." Таким образом, вы неявно вовлекли аудиторию в решение поставленной задачи, и все вместе пришли к нужному утверждению, которое теперь будет трудно оспорить, как любое принятое коллективно решение. При этом вы должны всегда говорить "мы".
Демонстрационные средства
Самый простой путь приготовить красивую презентацию - это воспользоваться соответствующей компьютерной программой. В настоящее время существует такое изобилие программного обеспечения, что проблема состоит не в том, чтобы найти программу, а в том, чтобы правильно выбрать ее из имеющегося набора. На рынке давно известны Freelance Graphics фирмы Lotus, Harvard Graphics фирмы Software Publishing и PowerPoint корпорации Microsoft. Создатели этих программ с каждой новой версией расширяют спектр доступных им средств. Презентационные пакеты "новой волны" для Macintosh и Windows рассчитаны на более полное использование мультимедиа возможностей. Эти программы допускают удобный импорт видео- и звуковых файлов, в них предусмотрены средства анимации и диаграмм. К числу таких пакетов относятся программа Action! фирмы Macromedia и пакет Astound от Gold Disk. Выбирая презентационный софт, надо руководствоваться следующими соображениями: программа должна быть универсальной и устойчиво работать на вашем компьютере, иметь все необходимые виды представлений (графики, диаграммы, тонирование, стрелки, различные цвета, языки и шрифты и т.п.).
Существует ряд возможных презентаций: от элегантных черно-белых графических, выполненных на слайдах, до сложных 3D-мультимедийных презентаций с эффектами анимации и музыкальным сопровождением. Выбор стиля, как и все остальное, зависит от ваших целей и особенностей аудитории.
При подготовке наглядных средств полезно учесть следующие рекомендации:
1. В заголовках отражайте вывод из представленной на слайде информации.
2. Используйте слова, написанные заглавными буквами, только для коротких заголовков.
3. Не помещайте более 5-6 строк на слайде и 5-7 слов в строке.
4. Не используйте более 2-3 цветов на слайде.
5. Контрастные цвета помогают привлечь внимание, подчеркнуть главное.
6. Один и тот же элемент на разных слайдах должен быть одного цвета.
Очень часто для принятия окончательного решения вашим слушателям требуется время. В этом случае им полезно будет раздать распечатанные на бумаге копии слайдов презентации, которые они смогут детально рассмотреть.
Если вам удалось создать и провести презентацию по всем правилам - успех гарантирован. Если же что-то не удалось, уделите больше времени последнему этапу проведения презентации - ее анализу. Подумайте, что вы сделали неправильно, на каком этапе допустили ошибку, чему уделили недостаточно внимания. И в следующий раз постарайтесь этого не повторять. Только после тщательного анализа неудач вы сумеете остаться в выигрыше.
О.С. Браун,
к.ф.н., доцент НГЛУ
"Руководитель бюджетной организации", N 3, март 2010 г.