Гастроли театра: документальное оформление и бухгалтерский учет
Выезд творческих коллективов театра на гастроли в большом составе (хор, балет, оркестр и др.) влечет за собой значительные затраты учреждения на проезд и проживание работников в период их нахождения в гастрольной поездке, а также на транспортировку оборудования, сценических костюмов, обуви, декораций, реквизита и другого имущества, используемого при проведении гастролей. В связи с этим у работников бухгалтерии театра возникает много вопросов. Отдельные из них рассмотрены в данной статье.
Основными видами деятельности театра являются, в частности, создание и показ спектаклей, организация гастролей, концертов, проведение творческих вечеров, фестивалей и конкурсов, а также реализация билетов на указанные мероприятия (п. 23 Положения о театре в Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 25.03.1999 N 329 "О государственной поддержке театрального искусства в Российской Федерации" (далее - Положение N 329, Постановление N 329).
Театр самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы ее развития, исходя из целей, предусмотренных уставом, наличия творческих и хозяйственных ресурсов (п. 34 Положения N 329). Гастрольная деятельность театра в процессе ее организации требует больших финансовых вложений.
Одним из источников финансирования театра, созданного в форме автономного учреждения, являются бюджетные ассигнования, которые поступают в учреждение в виде субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания. Финансирование гастрольной деятельности и выездов по целевому творческому заказу осуществляется в соответствии с утвержденным планом проведения гастролей и выездов.
Согласно п. 3 Постановления N 329 из федерального бюджета Минкультуры направляются необходимые средства на обеспечение гастрольной деятельности театров, обменных гастролей столичных и провинциальных театров, на организацию театральных фестивалей, конкурсов, семинаров и других творческих мероприятий общероссийского значения. Пунктом 7 данного постановления рекомендовано на уровне субъектов РФ государственным органам в приоритетном порядке предусматривать в соответствующих бюджетах средства на постановку спектаклей, проведение гастролей театров и исполнителей как важнейшего инструмента сохранения единого культурного пространства страны, развития межнациональных и межрегиональных культурных связей, обеспечения всем гражданам равного доступа к культурным ценностям.
Указом Президента РФ от 12.11.1993 N 1904 "О дополнительных мерах государственной поддержки культуры и искусства в Российской Федерации" установлено положение о выделении Минкультуры, органам культуры субъектов РФ бюджетных ассигнований на компенсацию 50% стоимости проезда и перевозки багажа и животных на всех видах транспорта общего пользования в междугороднем сообщении при проведении гастролей театров.
Театры вправе осуществлять приносящую доход деятельность, если это служит достижению целей, ради которых они созданы. Средства, полученные от этой деятельности, также могут быть направлены на покрытие расходов, связанных с гастролями, в соответствии с утвержденным планом финансово-хозяйственной деятельности (п. 24, 36 Постановления N 329). Вместе с тем, как показывает практика, в рамках осуществления предпринимательской деятельности чаще всего театры выезжают на гастроли по приглашению сторонних организаций при условии, что расходы на проведение гастрольных мероприятий, связанные с проездом, проживанием, питанием гастролирующих работников, а также перевозкой сценических костюмов, декораций, реквизитов и прочего необходимого имущества, оплачиваются принимающей стороной.
Являются ли гастроли театра командировкой для его работников?
В соответствии с ТК РФ трудовые отношения между работником и работодателем основываются на соглашении о выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ). В зависимости от того, какие условия закреплены в трудовом договоре между работником и работодателем, поездка работников на гастроли будет являться либо служебной командировкой, либо служебной поездкой. В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Понятие "разъездной характер" в трудовом законодательстве не раскрыто. Вероятнее всего, для работников театра он может быть только в случае, если сам театр является передвижным и постоянно гастролирует театральной труппой в разных местностях, регионах, странах (например, как цирк). Условие, определяющее в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы), является обязательным для включения в трудовой договор среди прочих условий (ст. 57 ТК РФ).
В большинстве своем поездки коллектива театра на гастроли совершаются периодически и являются для работников служебными командировками. В этом случае в трудовой договор с работником театра может быть включено условие о том, что в связи с производственной необходимостью работник обязан выезжать в служебные командировки (на гастроли).
Какие документы необходимо оформить при направлении работника на гастроли?
Особенности направления работника в служебную командировку (на гастроли) как на территории РФ, так и на территории иностранных государств установлены Положением N 749*(1). В соответствии с п. 3 данного документа работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Цель командировки работника определяется руководителем учреждения и отражается в служебном задании по установленной форме (указана ниже) (например, проведение гастролей в г. Владивостоке в период с 18 мая по 28 мая 2011 года). Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый на гастроли работник, утверждается руководителем учреждения или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
Далее работником кадровой службы на основании служебного задания издается приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по установленным формам (обозначены ниже), в которых указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
На основании принятого работодателем решения работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, когда работник направляется в командировку за пределы территории РФ, а именно в страну с визовым режимом въезда. В этом случае оформление командировочного удостоверения не требуется. При командировании работников в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, командировочное удостоверение оформляется в обычном порядке.
При направлении работников в командировку (в том числе на гастроли) в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ N 1*(2) используются следующие унифицированные формы документов:
Наименование формы
Номер формы
Код формы
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-10а
0301025
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Т-9
0301022
Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
Т-9а
0301023
Командировочное удостоверение
Т-10
0301024
Учет работников, выбывающих в служебные командировки, ведется в журнале учета, форма которого предусмотрена приложением 2 к Приказу Минздравсоцразвития РФ N 739н*(3).
К сведению. Согласно ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения N 749 нормы, устанавливающие порядок направления работника в командировку, к служебным поездкам работников, связанным с разъездным характером работы, не применяются и поэтому оформлять служебные записки, приказы, командировочные удостоверения по ним не требуется.
Каким образом оплачиваются расходы, связанные с поездкой работников на гастроли?
При направлении работника на гастроли (будь то служебная командировка или служебная поездка) работодатель обязан возместить работнику (ст. 168, 168.1 ТК РФ):
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
В отношении служебных поездок указанными актами устанавливается также перечень работ, профессий, должностей работников, по которым могут быть компенсированы данные расходы. Кроме того, размеры и порядок возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, могут устанавливаться также трудовым договором.
Оплата расходов при направлении работника в командировку. В отдельных случаях работникам при направлении их в командировку на оплату указанных расходов может выдаваться аванс (п. 10 Положения N 749). В основном это практикуется в учреждениях, если на гастроли едет небольшое количество артистов.
Чаще всего, когда организуются большие гастроли, покупка билетов на проезд и заказ гостиницы для гастролирующих работников осуществляются централизованно по счету безналичным путем. При этом билеты на проезд учитываются как денежные документы, а их выдача работникам производится из кассы под отчет на основании расходного ордера. Что касается бронирования гостиницы, если оплата проживания произведена безналичным путем и документы, подтверждающие данные расходы (акт об оказании услуг, счет-фактура), получены обобщенно за всех сотрудников, то они подотчетными лицами не включаются в авансовый отчет. О выплате суточных речь пойдет ниже.
Особенности выплаты суточных. За время нахождения командированного лица в служебной командировке суточные выплачиваются в порядке и размере, которые установлены коллективным договором или иным локальным нормативным актом учреждения.
При этом стоит напомнить, что порядок и размеры возмещения командировочных расходов работникам учреждений, финансируемых из федерального бюджета, установлены:
- Постановлением N 729*(4) - в пределах территории РФ;
- Постановлением N 812*(5) - на территории иностранных государств.
В рамках приносящей доход деятельности предельные размеры устанавливаются самостоятельно.
В соответствии с п. 11 Положения N 749 суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 *(6) данного документа.
Обратите внимание! Если работник, находящийся в командировке, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
В отдельных случаях, например, если в стоимость проживания в гостинице входит питание, суточные работнику могут не выдаваться, поскольку не возникает дополнительных производственных расходов. При этом данное условие должно быть предусмотрено в локальном нормативном акте учреждения, устанавливающем порядок и размеры возмещения командировочных расходов.
Отчеты о командировке. По возвращении из командировки командированное лицо обязано в течение трех дней представить авансовый отчет по установленной форме*(7) (даже если все командировочные расходы работника предварительно оплачены, а суточные не предусмотрены). При сдаче авансового отчета в бухгалтерию к нему должны быть приложены:
- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом (за исключением случаев, если поездка осуществлялась за пределы РФ (в страны с визовом режимом);
- документы о найме жилого помещения (при наличии);
- билеты на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- документы об иных связанных со служебной командировкой расходах, перечень которых установлен внутренним локальным актом или которые произведены с разрешения руководителя учреждения.
Наличные расчеты с работниками, выполняющими работу по договорам подряда. Нередко в целях организации гастролей (на месте их проведения) привлекаются работники, выполняющие работы по договорам подряда (грузчики, осветители и т.п.). Для этого работнику театра (администратору), ответственному за проведение гастролей и имеющему право получать денежные средства под отчет, может быть выдан аванс на административно-хозяйственные расходы. На месте проведения гастролей администратором заключается договор подряда с физическим лицом о выполнении тех или иных работ, а по их завершении оформляется акт выполненных работ. При осуществлении наличных расчетов с данным лицом работник театра (подотчетное лицо) должен потребовать от первого расписку о получении им наличных денежных средств (в произвольной форме), которая должна содержать информацию о том, кем, когда, в каком количестве и за что получены денежные средства, а также сведения о месте их получения, подпись и расшифровку подписи лица, получившего деньги. Таким образом, к авансовому отчету должны быть приложены соответствующие документы, подтверждающие данные расходы: договор подряда, акт выполненных работ, расписка о получении денежных средств.
Как рассчитывается заработная плата работнику за период его нахождения в командировке на гастролях?
Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку помимо возмещения расходов, связанных с командировкой, ему гарантируется также сохранение среднего заработка. Порядок исчисления средней заработной платы установлен Постановлением N 922*(8) с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения N 749).
Для справки. Особенности регулирования труда творческих работников театров, театральных и концертных организаций, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений*(9), в частности особенности регулирования рабочего времени и времени отдыха (в том числе перерывов технологического и (или) организационного характера, продолжительности ежедневной работы (смены), работы в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни), оплаты труда, устанавливаются трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, а в случаях, предусмотренных ст. 94, 96, 113, 153, 157, 268 ТК РФ, также трудовыми договорами (ст. 351 ТК РФ).
Порядок расчета заработной платы работнику театра за период его нахождения в командировке на гастролях рассмотрим на примере.
Пример 1
Гастроли театра длились 14 дней. По установленному в театре графику работы на данный период приходится 10 рабочих дней. Средний заработок за время нахождения работника в командировке в этом случае должен быть исчислен за 10 рабочих дней. Оплата дней командировки, выпадающих на выходные и праздничные дни, может быть предусмотрена в учреждении в соответствии с п. 5 Положения N 749 коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
Таким образом, заработная плата работнику, направленному в командировку (в том числе на гастроли), исчисляется исходя из среднего заработка за рабочие дни по установленному в театре графику, а не за фактически отработанное время (время нахождения в командировке).
В случае если гастроли являются для работника театра служебной поездкой, связанной с разъездным характером работы, предусмотренным трудовым договором, заработная плата рассчитывается в обычном порядке в рамках установленного графика и условий оплаты труда (в том числе оплата в выходные дни, если это предусмотрено коллективным договором, иным локальным нормативным актом учреждения).
Бухгалтерский учет
Отражение операций по проведению гастрольных мероприятий в учете зависит от многих факторов. Как уже говорилось выше, организация гастролей требует значительных затрат, связанных с проездом, проживанием и питанием гастролирующих работников, а также расходов на транспортировку имущества, используемого при проведении гастролей. Поэтому чаще всего финансовое обеспечение гастролей осуществляется принимающей стороной (по крайней мере в части организационных мероприятий) до начала гастролей. При заключении договора театром составляется расчет (смета расходов) на проведение гастрольных мероприятий в пределах норм, установленных внутренним локальным актом, и в соответствии с утвержденным планом финансово-хозяйственной деятельности. При заключении договора (контракта) о проведении гастролей сторонами оговариваются условия о порядке финансирования данного мероприятия. Такие условия могут быть разными, например, в цену договора (сумму гонорара) сразу могут быть включены расходы на организацию гастролей согласно расчету (смете) или могут предусматриваться отдельные условия об оплате стоимости гонорара и дополнительных расходов и пр. Для наглядного представления приведем пример.
Пример 2
Коллектив театра (хор, балет, оркестр и др.) в количестве 100 человек едет на гастроли из Нижнего Новгорода в Москву на 14 дней. Мероприятие осуществляется в рамках приносящей доход деятельности.
Предварительно в учреждении была составлена смета расходов на организацию и проведение гастролей. (Суммы, приведенные в примере, условные.)
Наименование
Стоимость единицы, руб.
Количество человек
Всего, руб.
Расходы на проезд работников (туда и обратно)
5000
100
500 000
Расходы на проживание работников в гостинице (10 дн. х 1000 руб.)
10 000
100
1 000 000
Суточные (14 дн. х 500 руб.)
7000
100
700 000
Расходы на транспортировку имущества (туда и обратно)
50 000
-
50 000
Погрузочно-разгрузочные работы
50 000
-
50 000
Итого
-
-
2 300 000
Сумма гонорара определена в размере 1 000 000 руб.
При заключении контракта о проведении гастролей в его стоимость включены гонорар (1 000 000 руб.) и дополнительные расходы на организацию данного мероприятия в соответствии со сметой расходов (2 300 000 руб.). Стоимость контракта составляет 3 300 000 руб.
В контракте предусмотрен следующий график оплаты:
- 30% стоимости - в течение трех рабочих дней со дня подписания контракта;
- 40% стоимости - за 30 дней до проведения гастролей;
- 30% стоимости - за три рабочих дня до погрузки декораций и прочего имущества театра и отъезда коллектива театра на гастроли.
Денежные средства перечисляются на лицевой счет театра, открытый ему в территориальном органе Федерального казначейства.
Авансы на командировочные расходы (в части суточных и административно-хозяйственных расходов на погрузочно-разгрузочные работы) работникам перечисляются на карточные счета, открытые им в кредитной организации.
По окончании гастролей артистам за выступление начислен гонорар в общей сумме 745 156 руб. и страховые взносы во внебюджетные фонды в общей сумме 254 844 руб.
Отражение операций в бухгалтерском учете с момента заключения контракта о проведении гастрольных мероприятий до начисления доходов и расходов по нему рассмотрим в таблице.
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Основание
Поступили суммы предварительной оплаты по контракту (30%, 40%, 30%)
2 201 11 000*
2 205 30 000
990 000,
1 320 000,
990 000
Контракт
Произведена оплата проживания в гостинице (аванс 100%) сторонней организации
2 206 26 000
2 201 11 000**
1 000 000
Договор, счет организации
Произведена оплата услуг по перевозке имущества (аванс 30%) сторонней организации
2 206 22 000
2 201 11 000**
15 000
Договор, счет
Произведена оплата проездных билетов железнодорожным транспортом (аванс 100%) сторонней организации
2 206 22 000
2 201 11 000**
500 000
Договор, счет
Железнодорожные билеты приняты к учету как денежные документы
2 201 35 000
2 302 22 000
500 000
Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)
Зачтен уплаченный ранее аванс за железнодорожные билеты
2 302 22 000
2 206 22 000
500 000
Счет-фактура, накладная
Выданы железнодорожные билеты под отчет (в разрезе подотчетных лиц)
2 208 22 000
2 201 35 000
500 000
Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
Перечислен аванс в части суточных (в разрезе подотчетных лиц)
2 208 12 000
2 201 11 000**
700 000
Заявления подотчетных лиц
Перечислен аванс администратору на приобретение погрузочно-разгрузочных работ за наличный расчет
2 208 26 000
2 201 11 000**
50 000
Списаны на себестоимость затраты, связанные с проживанием работников в гостинице
2 109 60 226
2 302 26 000
1 000 000
Счет-фактура, акт об оказании услуг
Зачтен уплаченный ранее аванс за бронирование гостиницы
2 302 26 000
2 206 26 000
1 000 000
Списаны на себестоимость затраты по перевозке имущества
2 109 60 222
2 302 22 000
50 000
Счет-фактура, акт об оказании услуг
Произведена оплата услуг по перевозке имущества (окончательный расчет 70%) 2 302 22 000
2 201 11 000**
35 000
Зачтен уплаченный ранее аванс за услуги по перевозке имущества (30%)
2 302 22 000
2 206 22 000
15 000
Списаны на себестоимость командировочные расходы (в разрезе подотчетных лиц), в том числе:
Авансовый отчет с приложенными и подтверждающими расходы первичными документами
- на проезд
2 109 60 222
2 208 22 000
500 000
- суточные
2 109 60 212
2 208 12 000
700 000
Списаны на себестоимость расходы по погрузочно-разгрузочным работам, произведенные администратором за наличный расчет
2 109 60 226
2 208 26 000
50 000
Списана на себестоимость заработная плата работников за время нахождения их в командировке
2 109 60 211
2 302 11 000
745 156
Расчетно-платежная ведомость
Начисленные страховые взносы во внебюджетные фонды отнесены на себестоимость (34,2%)
2 109 60 213
2 302 13 000
254 844
Справка (ф. 0504833)
Начислены доходы от реализации услуг
2 205 30 000
2 401 10 130
3 300 000
Акт об оказании услуг, счет-фактура
Отнесена себестоимость оказанных услуг на уменьшение финансового результата от оказания платных услуг
2 401 10 130,
2 401 10 130,
2 401 10 130,
2 401 10 130,
2 401 10 130
2 109 60 211,
2 109 60 212,
2 109 60 213,
2 109 60 222,
2 109 60 226
745 156,
700 000,
254 844,
550 000,
1 050 000
Справка (ф. 0504833)
* Одновременно поступившие суммы отражаются по дебету на забалансовом счете 17 "Поступления денежных средств на счета учреждения".
** Одновременно суммы выбытия отражаются по кредиту на забалансовом счете 18 "Выбытия денежных средств со счетов учреждения".
В целях упрощения примера в таблице не указаны операции по принятию учреждением обязательств (денежных обязательств) на текущий финансовый год на основании заключенных договоров (авансовых отчетов).
От редакции. Подробно о принятии обязательств рассказано в этом номере журнала в статье Т. Сильвестровой "Санкционирование расходов".
О. Гришакова,
эксперт журнала "Автономные организации:
бухгалтерский учет и налогообложение"
"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2011 г.
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
*(1) Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".
*(2) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
*(3) Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы".
*(4) Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".
*(5) Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".
*(6) Этим пунктом установлено, что при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
*(7) Начиная с 01.01.2001 автономные учреждения применяют авансовый отчет (форма по ОКУД 0504049) согласно Приказу Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".
*(8) Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".
*(9) Перечень профессий и должностей творческих работников, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, установлен Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 N 252.