"Банк должен понимать, что, где и куда у него уходит" (интервью с А. Серым, экспертом по кассовой работе)
Об актуальных вопросах кассовой работы в банке заместитель главного редактора "Б&Б" Кирилл Парфёнов беседует с известным экспертом по кассовой работе Александром Серым.
- Александр Александрович, на ваш взгляд, насколько в настоящее время жёсток документооборот по кассе?
- Те требования к документообороту по кассе, которые сейчас существуют, в частности там, где я работаю, устраивают полностью. Требования, которые предъявляет Банк России, направлены на обеспечение сохранности ценностей, прозрачности проходящих через кассу денежных потоков и минимизацию рисков. Всё остальное как бы отдаётся на откуп кредитной организации.
- Прозрачный денежный поток?
- Да, чтобы можно было отследить любую операцию, любую сумму на всех её этапах, то есть прозрачность для банка. Банк для себя должен понимать, что, где и куда у него уходит.
- Прозрачность всей кассы на каких уровнях - кассира, завкассой, руководства банка?
- Это уровень руководителя, главного бухгалтера филиала, уровень начальника специального отдела кассовых операций. И, безусловно, если мы рассматриваем кассу головного банка - это уровень руководителя консолидирующего подразделения, который ведает организацией кассовой работы в целом по банку.
- Нам долго обещают так называемый валютно-кассовый ордер. Есть ли по нему какая-то информация?
- Пока информация старая, но, например, мы не делаем проблемы из этого валютно-кассового ордера - применяем приходные и расходные кассовые ордера на валютно-кассовые операции, как это предусмотрено Положением ЦБ РФ N 318-П.
- То есть вы делаете, условно говоря, на расход рублей расходный ордер, на приход валюты - приходный валютный ордер?
- Нет, у нас мультивалютные ордера, привязанные к валюте Российской Федерации.
- У бухгалтеров есть своя специфика: они являются определённым образом контролёрами кассовых операций. Соответственно возникает вопрос: на что обратить внимание при контроле кассовых операций?
- Это в первую очередь контроль над оформлением "первички": контировка счетов, указание необходимых подписей в первичных кассовых документах. Яркий пример - препроводительная кассовая ведомость. Клиент оформляет её, сдавая выручку, "нарисовав" номер счёта и сумму, и не утруждает себя, хотя и достаточно редко, указанием символов, контировки счетов. Банк, с одной стороны, имеет полное право не принять такой документ, но, с другой стороны, он нацелен на обслуживание клиентов и такой документ принимает. Поэтому от внутренней работы, в том числе бухгалтера, зависит порядок в кассовых подразделениях и порядок в учёте, так как формально это всегда можно назвать нарушением.
- А контроль с точки зрения внутреннего аудита?
- Мне хотелось бы выделить несколько уровней внутреннего контроля кассовых операций, они немного коррелируют с уровнем управления кассовыми операциями в банках, если банк многофилиальный. Первый уровень - это, безусловно, служба внутреннего аудита, которая имеет свои методики осуществления контрольно-ревизионных мероприятий, она "заточена" именно под проверочную деятельность и подотчётна, как правило, совету директоров. Задача у неё - выявить, обозначить недочёты и ошибки, выдать какие-то рекомендации и проконтролировать их устранение.
Другой уровень внутреннего контроля - это подразделение банка, в ведении которого находится организация кассовой работы в целом по банку. Как правило, это управление кассовых операций: в каких-то банках есть департаменты, в других - отделы. Основной упор во внутреннем контроле кассовых операций в банках, на мой взгляд, необходимо делать именно через такое подразделение.
Внутренний контроль кассовых операций может включать выездные проекты - то, чем непосредственно занимается внутренний аудит (ведь можно работать в связке с аудитом), и такие виды внутреннего контроля, как внутренняя управленческая отчётность, перечень форм которой может быть достаточно обширен. Внутренний контроль кассовых операций зависит от конкретного банка, от системы взаимодействия внутри него - это может быть программный контроль, удалённый контроль с помощью программных средств, текущий контроль на местах.
Ранее я не зря говорил об уровнях управления кассовыми операциями в банках: если в банке на какой-то территории есть территориальный отдел кассовых операций, который имеет освобождённого начальника, осуществляющего функции непосредственной организации кассовой работы в целом по данному региону, то какую-то часть контрольно-ревизионных функций можно возложить на него. Для сравнения: есть отдел технического контроля, а есть непосредственный начальник участка, который "стоит над душой", в данном случае у кассиров, и говорит, что делать так, а вот так не надо делать.
Эти уровни контроля могут с успехом применяться в банке, и от их взаимодействия очень сильно зависит вся система контроля.
- На каком уровне должно находиться принятие решения о проведении внезапных ревизий?
- На мой взгляд, это уровень руководителя филиала или начальника управления кассовых операций.
- Если они считают, что всё нормально, то и проверки, наверное, можно делать пореже...
- Банк может и, наверное, должен установить у себя внутренние документы, а именно периодичность и сроки проведения как плановых, так и внеплановых ревизий и в каких случаях устанавливается плановая ревизия. Можно сделать квартальную, полугодовую ревизию в зависимости от типов подразделений, в рамках системы внутреннего контроля. Если, допустим, подразделение работает в посменном режиме, то риски возрастают.
- Какие возникают вопросы с точки зрения контроля более высокого уровня управления?
- Как правило, руководителю банка интересно, почему у него в отчётном периоде столько замечаний регулирующих органов по кассе, почему у него такие остатки на 603-х счетах по недостаче, какие резервы и что делается по минимизации остатков на этих счетах.
Для этого с точки зрения управления кассовыми операциями целесообразно ввести такую форму отчётности, как состояние работы по регулированию недостачи. Естественно, в этой форме отчётности будут фигурировать все недостачи, которые отражены на балансе конкретного филиала: все мелкие недостачи, как, скажем, недостача в банкомате тысячи рублей из-за случайного технического сбоя - это текущая работа, и все крупные недостачи, вызванные какими-то мошенническими действиями или криминальными посягательствами.
Постоянное отслеживание такой работы филиалами позволяет в более-менее разумные сроки такие недостачи минимизировать - либо возмещать, либо списывать.
- Много пишут о хищениях денег из банкоматов. Вот стоит банкомат, в него зарядили, скажем, десять миллионов. А кто отвечает за эти деньги? Ведь банкомат - это железо, с него не спросишь...
- В любом бизнесе должен быть владелец этого бизнеса. Если банк ставит банкоматы и хочет иметь с них доход, то какое-то бизнес-подразделение заинтересовано, чтобы банкоматы стояли именно здесь, именно в таком количестве, были загружены именно такими номиналами банкнот. Должны решаться координирующие вопросы - безопасности, охраны, инкассации, должны отслеживаться имеющийся финансовый результат от этой деятельности и текущие расходы на неё...
Тем самым бизнес-подразделение должно быть заинтересовано в координации работы таким образом, чтобы вероятность финансовых потерь через банкомат была минимальной.
- Но ведь только кассир материально ответственное лицо?
- Безусловно. Формируя кассеты банкомата, кассир ставит свой ярлык на кассете, и при возникновении недостачи в банкомате, если мы понимаем, что не могло быть никаких ни технических сбоев, ни мошеннических действий, кассир отвечает своими деньгами. Как правило, в таких случаях проводится служебное расследование с привлечением при необходимости технических специалистов, службы безопасности.
Иногда привлекаются и третьи лица, если, скажем, кассир загрузил кассету банкнотами не того номинала, клиент получил денег больше, чем надо, и его нашли...
- В каких случаях, на ваш взгляд, удобно использовать электронного кассира, а в каких нет?
- Электронный кассир всё равно предполагает наличие кассового работника на рабочем месте. По большому счёту, это укреплённое, сертифицированное, индивидуальное средство хранения, которое может быть интегрировано в банковскую АБС или может быть не интегрировано. Главный плюс электронных кассиров - возможность мобильной установки их в операционном зале.
- Может, наверное, и выездным быть - поставить его в какую-то машину при инкассации...
- Ну если использовать его в инкассаторском броневике как сейф... Хотя применять электронного кассира при инкассации мне кажется неразумным, потому что инкассация - это сбор выручки в сумках, инкассация подразделений банка - это точно так же сбор сумок, полистно деньги никто не принимает, в лучшем случае принимают по пачкам. Поэтому заморачиваться с полистным вложением в электронного кассира - это нерациональное использование такой техники.
Электронный кассир может себя хорошо показать именно на розничных точках, где надо оперативно увеличить количество каналов продаж. Кроме того, если банк помещение арендует, можно, например, сделать две кассовые кабины плюс поставить двух электронных кассиров, аренда кончилась - унесли их с собой, т.е. экономим на неотделимых улучшениях. Единственное - это всё можно использовать только в комплексе с классическими кассовыми помещениями.
К. Парфёнов,
заместитель главного редактора "Б&Б"
"Бухгалтерия и банки", N 4, апрель 2011 г.