"Важное и срочное" (интервью Т. Сударевой, старшим финансовым консультантом юридической компании "Налоговик")
По мнению старшего финансового консультанта юридической компании "Налоговик" Тамары Сударевой, работникам финансовых служб и бухгалтерий обычно значительно легче перейти на тайм-менеджмент, чем другим подразделениям компании. Самые неорганизованные бухгалтеры, как правило, самые занятые. Выявить причину недостатка времени такого работника поможет его аудит. В работе в команде следует выявить "слабое звено", тормозящее весь процесс. Сама же наша героиня начала эффективно управлять своим рабочим временем с того, что научилась различать важные и срочные дела.
Покупки вместо отчета...
- Вечная "неуспеваемость": слишком большая нагрузка или неправильно организовано рабочее время? Как определить причину?
- Причины неуспеваемости действительно могут быть и в неправильной организации процесса, и в самом человеке. Человек с высокими амбициями нередко ставит для себя очень высокие цели и пытается достичь их в кратчайшие сроки, что на самом деле редко кому удается.
У неорганизованного сотрудника всегда крайне много дел, но при этом он не может сосредоточиться и выполнить хотя бы что-то, довести свою работу до какого-то определенного оконченного законченного этапа. Не могу не ни припомнить одну очень активную даму, - главного бухгалтера, работающую одновременно в трех разных мелких компаниях. Когда бы к ней не ни обратились за справкой или по поводу получения каких-то документов, оплаты счетов - она буквально разрывалась между своими организациями и жаловалась на непомерную нагрузку, на то, что работает чуть ли не до 11 часов вечера. При этом и отдать часть работы кому-то из бухгалтеров (кстати, сидевших буквально напротив - за соседним столом) она ни за что не соглашалась. А чрезвычайная активность выражалась в том, что во всех делах она чувствовала себя обязанной принимать самое деятельное участие. Так однажды в марте вместо составления годовой отчетности она самым тщательным образом занялась закупкой продуктов и подготовкой праздничного банкета, объясняя, что мужчины ни за что не справятся с таким важным мероприятием. В итоге, отчеты были сданы с опозданием, и все три компании заплатили штрафы. Как видите, непомерная нагрузка здесь была вызвана выполнением лишних, незаданных функций.
Бывает и по-другому. Одна моя знакомая, с которой мы вместе учились, уже много лет работает бухгалтером в небольшой и не слишком успешной компании, частично финансируемой из бюджета. Заработок довольно скромный, а вот объем работы у неё очень и очень серьезный. На протяжении трех лет все приятельницы уговаривают её оставить эту в общем-то неказистую работу и предлагают более высокооплачиваемые места, с иным распределением обязанностей. Каждый раз мы слышим в ответ: "Я обязательно уйду, но сначала закончу все недоделки". А недоделки из-за непомерной нагрузки только увеличиваются день за днем. Как бы она ни старалась, ей ни за что не догнать время, которого у неё попросту нет.
Выявить причину обычно помогает аудит времени, или хронометраж всех сотрудников - буквально каждая рабочая операция и каждый перерыв (перекур, обед, личные беседы с сослуживцами или по телефону) записывается с подробным указанием: во сколько началось и во сколько закончилось. По итогам нескольких дней таких записей можно достаточно четко установить, успевает ли данный сотрудник проделать порученную ему работу за имеющееся рабочее время.
В работе команды необходимо найти и всегда ориентироваться на самое слабое звено - кто медленнее всех выполняет свою операцию, будет тормозить всех, кто пользуется результатами его работы. Например, если информацию об остатках товаров на складе обновляют только один раз в день, то бессмысленно ждать оперативности от отдела закупок - наверняка придется 2-3 дня обходиться без необходимого товара или постоянно держать на складе значительные запасы. В этой ситуации лучшее решение - мгновенная синхронизация данных после каждой совершенной операции.
Бухгалтеру легче перейти на тайм-менеджмент
- Как перейти на тайм-менеджмент? Что нужно для этого делать? Как правильно планировать рабочее время по тайм-менеджменту? И главное - как верно определять приоритетные задачи?
- Я думаю, что работникам финансовых служб и бухгалтерий перейти на тайм-менеджмент обычно значительно легче, чем остальным. Ведь одним из основных документов, с которыми работают эти сотрудники, является график документооборота - какой документ и в какой срок должен быть изготовлен и представлен тому или иному должностному лицу. К тому же, периодическое составление отчетности, смет и бюджетов приучает к планированию своей работы и ответственности. Хотя в принципе никаких противопоказаний нет ни для кого нет - многие домохозяйки очень успешно применяют тайм-менеджмент для своих обычных бытовых дел. Главное - желание и самоконтроль.
Непосредственно для перехода придется провести серьезную подготовку: - научить сотрудников пользоваться тайм-менеджментом, провести мониторинг по организации. Однако я знаю, что много организаций, где никаких графиков документооборота нет и в помине, но при этом нет и тем не менее они имеют проволочек в представлении необходимых документов всеми сотрудниками.
Планирование рабочего времени - это целая наука, в двух словах я могу не очень хорошо это изложить. Думаю, всем интересующимся лучше почитать соответствующую литературу, а ещё лучше - поучиться на практическом семинаре у хорошего бизнес-тренера. В любом случае, как и при составлении прочих планов, всегда надо закладываться время "с запасом", а если вдруг окажется, что резерв не понадобился - тогда в это время можно сделать не очень важные и не срочные дела. Например, отчет по исполнению сметы сделан с опережением на полчаса, значит, есть дополнительное время на то, чтобы проверить почту и ответить на накопившиеся письма, почитать новое законодательство или просто на новую книгу.
Как при этом отделить срочную работу от несрочной, а важное от неважного - тут каждый решает индивидуально. Тайм-менеджмент не обходится без известной формулы: квадранта задач, где выделено четыре раздела - важное, неважное, срочное и несрочное. На самом деле, большинство проблем с планированием времени обычно связано с неправильной расстановкой приоритетов, нередко люди путают важные дела и срочные. Первое время я так и раскладывала бумаги и папки - 4 ящичка с надписями, чтобы понимать, что и когда необходимо выполнить. Это очень помогает прочувствовать на первых порах организационную часть планирования своих дел.
Понятно, что мы, с одной стороны, ограничены временем - в данном случае рабочий день должен быть не более 8 часов, а с другой, - на нас наваливается значительное количество дел. Но всегда можно выявить периодичность тех или иных повторяющихся задач: зарплату рассчитывают ежемесячно, выработку считают ежедневно, дивиденды распределяем ежегодно. То есть такие дела уже можно легко спланировать. Кроме этого возникают разовые вопросы: например, ответить на запрос из налоговой инспекции, подготовить справку о кредитных обязательствах компании, рассчитать проценты и налоговые обязательства по предполагаемому кредиту. Они обычно теряют свою важность с течением времени, но сделать их необходимо. Вот такие дела и будут важными, но не срочными. Если срок исполнения затянуть до предела, они перейдут в разряд срочных и появляется риск не уложиться в оставшееся сжатое время выполнить задание на должном качественном уровне.
Важнее - самоконтроль
- Как ввести тайм-менеджмент в организации? Стоит ли руководителю планировать время сотрудника, или нужно научить его делать это самостоятельно? Какой вариант возымеет больше действия и почему? Стоит ли, и как, если "да", контролировать процесс привыкания сотрудников к планированию? Нужно ли на начальном этапе проверять планы (правильно ли расставлены приоритеты, соотнесены ли задачи и время на их выполнение и т.д.)?
- У начальства и так достаточно дел и властных полномочий, чтобы контролировать индивидуальные планы работников и контролировать их исполнение до минуты. Как правило, излишнее давление и контроль работников только оскорбляют и озлобляют. Конечно же, самое эффективное - это самоконтроль. Его невозможно заменить никакой внешней функцией. И здесь уже речь идет о мотивации сотрудников, о тонких струнах психологии, а тут, как Вы понимаете, лучше не экспериментировать "методом тыка". Не знаю, как кто решает для себя эту проблему, мы решили самым простым способом - пригласили бизнес-тренера, он и руководство научил отслеживать свои дела, и подчиненных сумел заинтересовать и увлечь. Как именно он контролировал и научил, я, к сожалению, не могу рассказать, просто у меня тогда было много своих задач.
Хочу предупредить всех, интересующихся тайм-менеджментом, - после его введения даже только на работе, значительно меняется стиль жизни и где-то даже стиль мышления. Лично я стала особенно остро реагировать на пустое ожидание, излишне затянутые переговоры, бесполезные семинары. Но что самое опасное - это то, что скрыто в самом человеке внутри, почему-то нам мало того, что мы сами меняемся, мы начинает начинаем требовать того же от окружающих. Лозунг "цените моё время" хорош, но очень мешает в личном общении, об этом, конечно же, нельзя забывать.
Отгул за умение управлять временем
- Как преодолеть сопротивление сотрудников при внедрении тайм-менеджмента? Под каким "соусом" подать информацию о том, что в компании вводится тайм-менеджемент?
- Сотрудникам объявить было несложно: мы начинали с того, чтобы решили всерьез решить победить проблему опозданий. Затем стали прекращать и переработки, что в бухгалтериях, порой, случается. Некоторые сотрудники были переведены на гибкий график рабочего времени, например системный администратор у нас приходит на работу на 2 часа позже. А в конце своего рабочего дня, когда все уже покинули свои кабинеты, он получил возможность спокойно отладить необходимые процессы, установить свежие обновления программ и настроить рабочие места без помех в работе другим сотрудникам. За качественную работу и своевременное командное исполнение мы награждали отличившихся работников днем отгула или хотя бы парой часов на неотложные дела - такое иногда тоже нужно, вот мы и убили двух зайцев: и поощрили, и выделили время тем, кто умеет с ним обращаться. Поощряли инициативы самих работников, многие предложили разрешать раньше уходить с работы, если выполнен весь её объем, но мы на это не согласились, заменив эти человеко-часы прохождением тренинга.
Наблюдая за собой, многие работники пришли к интересным выводам: например, снабженцы стали приходить на 15 минут раньше, быстро решать самые важные вопросы, и к вечеру цейтноты возникать перестали вообще, - подавляющее большинство проблем удалось спокойно решать в течение дня либо вовсе их предотвратить.
Мы также спланировали время перерывов и перекуров - ведь сегодня почти вся работа связана с работой на компьютере и по санитарным нормам необходимо отдыхать через каждые 50 минут - поэтому у нас сначала появлялось предупреждение о необходимости приостановки, а через несколько минут блокировались все рабочие места. Наша бухгалтерия проявила особенную широту взглядов и по собственной инициативе организовала час приема сотрудников с авансовыми отчетами, для выдачи справок и прочих вопросов. В остальное время их перестали беспокоить, и, надо сказать, даже психологически стало более комфортно.
На этом фоне постепенное введение планирования времени и обучение с последующим контролем было вполне резонным продолжением курса на обеспечение экономного обращения со своим и чужим временем.
- Сколько времени стоит закладывать на форс-мажоры?
- На это есть классический ответ в теории тайм-менеджмента - взять среднее время по всем внештатным ситуациям, возникавшим за последние несколько месяцев, сократить его на четверть или на треть - и постараться решить всё за то время, которое стояло в плане. И надо сказать, что на практике действительно такие вопросы могут занимать до четверти всего имеющегося времени.
Я знаю, есть такие организации, где чуть ли не каждое событие - форс-мажор, сама работала в таких компаниях. Принес директор новый контракт с необычными условиями расчетов и маркетинга - в бухгалтерии форс-мажор, не прошла по банку платежка - опять все на ушах стоят, затребовали в налоговую сведения о контрагенте - всё, главбух уже в предынфарктном состоянии. Так работать невозможно, невыносимо просто, наш тренер хорошо дал это понять на примере пожарной команды. Действительно, пожарные готовы хоть сутки напролет, не прекращая, выезжать на пожары и тушить их, но ведь они не делают это постоянно! У них режим - сутки через трое. Поэтому и могут они быстро и четко реагировать на постоянно изменяющиеся обстоятельства.
После всех форс-мажоров желательно разбираться: откуда они взялись, можно ли было предусмотреть их возникновение и как-то минимизировать необходимые для решения проблемы ресурсы, в данном случае не только временные. Но это уже высший пилотаж, не всегда это удается выполнить, да не так часто и нужно.
Главное - выполнение планов
- На что нужно обратить внимание при планировании, чтобы не допустить ошибок? И каковы, по вашему мнению, наиболее распространенные ошибки при внедрении тайм-менеджмента?
- Не допускать ошибок можно только, если ничего не делать. И не стоит их бояться - да, ошибки будут, как и в любой деятельности они случаются. Есть множество рекомендаций по планированию времени и его использованию. В планах нередко забывают предусмотреть время, необходимое для переключения с одной задачи на другую. Кто-то не учитывает накапливающуюся с течением дня усталость и снижение остроты внимания, кто-то затрудняется ставить четкие сроки - тут много индивидуального.
Но самая большая проблема не в планировании - это обычно всем как-то удается, надо же ходить на работу и вести личную жизнь, это ведь тоже требует определенного планирования. Часто проблема в том, что планы не выполняются. Вот Вам один из примеров, виденных мною лично, директор компании ежедневно тщательно записывал все необходимые дела в ежедневник, яркими фломастерами выделял особо важные и значимые, ставил всяческие значки по ходу выполнения задач. Но в конце рабочего дня, оставшись один на один со своим прекрасным ежедневником, он снова тщательно и скрупулезно переписывал до половины всё тех же дел на следующий день. А затем - на следующий, и на следующий... Понятно, что с планированием тоже были проблемы: видимо, или цели были слишком велики, чтобы добиться их за один день, или слишком много задач необходимо было выполнить за крайне ограниченное время.
Но ведь для успеха дела надо запланированное сделать. Поэтому, сверяясь со списком дел, надо всегда представлять себе, что завтра - для других дел, и а сегодня надо выполнить все запланированные задачи. "Завтра - будет завтра!", "не стоит откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня" - это многие знают, но редко кто постоянно применяет эти принципы в жизни.
Наверное, самая распространенная ошибка - это неумение точно сформулировать задачу. Например, надо для переговоров подготовить расчет налоговой нагрузки по договору. Следует осветить в плане вопросы, - к какому сроку, в каком виде, на какой период, какие основные вопросы следует осветить следует решить в связи с данной задачей? Ведь так бывает - "сделайте мне расчет, срочно!" И бедный экономист, забросив всё, просчитывает вручную все налоги, всё записывает, анализирует, проверяет... Наконец, за пару часов всё сделал, принес, а потом выясняется, что нужно было только НДС прикинуть, чтобы скидку побольше заявить. Или вообще на это было целых два дня.
И вообще, тайм-менеджмент - это только метод, орудие для достижения цели. Его надо необходимо правильно применять, но и не отказываться от других способов. Не менее важно уметь отодвинуть все дела и заботы и хорошенько отдохнуть, не сковывая себя никакими жесткими условиями. Всё-таки человек - живое и ранимое существо, любые рамки заставляют напрягаться. Хотя, как ни крути, хороший отдых не меньше нуждается в планировании, чем работа. Вот видите, без тайм-менеджмента уже просто не обойтись!
О. Паничкина
"Клуб главных бухгалтеров", N 3, март 2011 г.