"Неформальное" списание Случается, что возникшую дебиторскую задолженность взыскать невозможно. По этому вопросу написано много, но бухгалтеры продолжают совершать ошибки. А если впереди еще и аудиторская проверка... Сократить риски помогла Светлана Щепетильникова. Напомним, что дебиторская задолженность - это имущественные требования организации к другим лицам, являющимся ее должниками. А теперь вспомните, как давно вы читали "святая святых" всех бухгалтеров - приказ Минфина от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (далее по тексту - приказ N 34н). В данной конкретной ситуации нас интересует пункт под номером 77. Предлагаю его еще раз внимательно изучить: "Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации. Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника". Мы видим, что данный пункт не оставляет выбора, списывать или нет задолженность. Однако есть возможность подобрать подходящий вариант учета. Создавать резерв или нет, выбираем сами, обязательно отражая это в учетной политике. nota bene. Не забывайте про п. 77 приказа Минфина N 34н, где сказано, что в течение пяти лет с момента списания сумма списанной задолженности учитывается за балансом на счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов". И снова инвентаризация Бухгалтерия должна мониторить состояние дебиторской задолженности предприятия, и когда выявляется просроченная, то организовать инвентаризацию. Аудит дебиторской задолженности используется для предотвращения увеличения безнадежных долгов, грозящих предприятию банкротством. Однако мы не должны забывать и о том, что организация ежегодно обязана проводить инвентаризацию с целью подтверждения достоверности и полноты зарегистрированных фактов финансово-хозяйственной деятельности на основании статьи 12 Закона РФ N 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. "О бухгалтерском учете" и приказа Минфина N 49 от 13 июня 1995 г. "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств". Надо отметить, что управление дебиторской задолженностью включает в себя: ранжирование ее по срокам возникновения (0-30 дней; 31-60; 61-90; 91-120; свыше 120 дней); вычисление аналитических показателей; оценку реального состояния дебиторской задолженности и вероятности безнадежных долгов. Работа с дебиторской задолженностью - важная и необходимая деятельность на предприятии. Начнем с оформления приказа о проведении инвентаризации - форма унифицированная N ИНВ-22 (см. Приложение N 1 на стр. 102). В некоторых бухгалтерских программах есть возможность данный документ сформировать автоматически. Но не стоит к этой процедуре относиться халатно. К сожалению, тенденция современного учета такова, что бухгалтеры "малышей" ведут большую часть учета в ПК и потому забывают распечатать и правильно оформить документы. Согласимся, что зачастую суммы отражаются на синтетических счетах бухгалтерского учета верные. Но все же без надлежаще оформленных первичных документов (с наличием соответствующих подписей и печатей) бухгалтерский учет достоверным и полным считаться не может. Приложение 1 Унифицированная форма N ИНВ-22 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 ЪДДДДДДДДї і Љ®¤ і ГДДДДДДДДґ ”®а¬  Ї® ЋЉ“„і0317018 і ЋЋЋ "‹гзиЁ© а Ў®в®¤ вҐ«м" ГДДДДДДДДґ ________________________________________________________ Ї® ЋЉЏЋі83104489і ­ Ё¬Ґ­®ў ­ЁҐ ®аЈ ­Ё§ жЁЁ ГДДДДДДДДґ ________________________________________________________________і і бвагЄвга­®Ґ Ї®¤а §¤Ґ«Ґ­ЁҐ АДДДДДДДДЩ ЪДДДДДДДДДДДДДДДВДДДДДДДДДДДДДДДДї іЌ®¬Ґа ¤®Єг¬Ґ­в і„ в  б®бв ў«Ґ­Ёпі ГДДДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДДДДДДДДґ і 1/€ і 16.12.2010 і АДДДДДДДДДДДДДДДБДДДДДДДДДДДДДДДДЩ ЏаЁЄ § (Ї®бв ­®ў«Ґ­ЁҐ, а бЇ®а殮­ЁҐ) ® Їа®ўҐ¤Ґ­ЁЁ Ё­ўҐ­в аЁ§ жЁЁ „«п Їа®ўҐ¤Ґ­Ёп Ё­ўҐ­в аЁ§ жЁЁ а бзҐв®ў б Ї®ЄгЇ вҐ«п¬Ё, Ї®бв ўйЁЄ ¬Ё Ё Їа®зЁ¬Ё ¤ҐЎЁв®а ¬Ё Ё ЄаҐ¤Ёв®а ¬Ё Ї® б®бв®п­Ёо ­  31.12.2010 ­ §­ з Ґвбп а Ў®з п Ё­ўҐ­в аЁ§ жЁ®­­ п Є®¬ЁббЁп ў б®бв ўҐ: ЏаҐ¤бҐ¤ вҐ«м Є®¬ЁббЁЁ €бЇ®«­. ¤ЁаҐЄв®а ‚ в®ў Ћ.Њ. ДДДДДДДДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД (¤®«¦­®бвм) (д ¬Ё«Ёп, Ё¬п, ®взҐбвў®) —«Ґ­л Є®¬ЁббЁЁ: Љ®¬¬ҐазҐбЄЁ© ¤ЁаҐЄв®а ЉаҐЄҐа Ђ.Ѓ. ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД (¤®«¦­®бвм) (д ¬Ё«Ёп, Ё¬п, ®взҐбвў®) ЊҐ­Ґ¤¦Ґа Љ Ў ­®ў €.‚. ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД (¤®«¦­®бвм) (д ¬Ё«Ёп, Ё¬п, ®взҐбвў®) ЃгеЈ «вҐа Џ бЄ п Њ.‚. ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД (¤®«¦­®бвм) (д ¬Ё«Ёп, Ё¬п, ®взҐбвў®) €­ўҐ­в аЁ§ жЁЁ Ї®¤«Ґ¦Ёв а бзҐвл б Ї®ЄгЇ вҐ«п¬Ё, Ї®бв ўйЁЄ ¬Ё Ё Їа®зЁ¬Ё ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД (­ Ё¬Ґ­®ў ­ЁҐ Ё¬гйҐбвў , ®Ўп§ вҐ«мбвў ) ¤ҐЎЁв®а ¬Ё Ё ЄаҐ¤Ёв®а ¬Ё ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД Љ Ё­ўҐ­в аЁ§ жЁЁ ЇаЁбвгЇЁвм "20" ¤ҐЄ Ўап 2010 Ј. ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД Ё ®Є®­зЁвм "26" п­ў ап 2011 Ј. ДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ЏаЁзЁ­  Ё­ўҐ­в аЁ§ жЁЁ ®взҐв­ п ¤ в  ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД (Є®­ва®«м­ п Їа®ўҐаЄ , ᬥ­  ¬ вҐаЁ «м­® ®вўҐвб⢥­­ле «Ёж, ЇҐаҐ®жҐ­Є  Ё в.¤.) Њ вҐаЁ «л Ї® Ё­ўҐ­в аЁ§ жЁЁ б¤ вм ў ЎгеЈ «вҐаЁо ­Ґ Ї®§¤­ҐҐ "02" 䥢ࠫп 2011 Ј. ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ђгЄ®ў®¤ЁвҐ«м ѓҐ­Ґа «м­л© ¤ЁаҐЄв®а ‚.‚. „Ґв®зЄЁ­ ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ¤®«¦­®бвм Ї®¤ЇЁбм а биЁда®ўЄ  Ї®¤ЇЁбЁ Типичные ошибки На практике аудиторы чаще всего встречаются с типичными ошибками при списании задолженности, такими как: - несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности; - неправомерное признание задолженности безнадежной с последующим списанием; - несвоевременное отражение НДС; - непринятие мер по взысканию дебиторской задолженности; - нарушение сроков хранения документации в архиве; - нарушение методологии бухгалтерского учета; - формальное проведение инвентаризации (применение документов неунифицированной формы, отсутствие предусмотренных реквизитов, наличие подписей лиц, не назначавшихся в комиссию, и т.д.). А после обнаружения любых из вышеперечисленных ошибок аудиторы впоследствии могут написать такую фразу в своем заключении: "В отсутствие исполнения требований установленных Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. N 49, результаты инвентаризации признать действительными нельзя". Согласитесь, такие слова читать совсем не хотелось бы. Поэтому отнесемся к данному вопросу со всей серьезностью. Постараться нам нужно еще и потому, что неправильное оформление документов может привести к оспариванию нашего права на принятие в качестве внереализационных расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, суммы списанной дебиторской задолженности в суде (п. 2 ч. 2 ст. 265 НК РФ). nota bene. Несвоевременное списание дебиторской задолженности, повлекшее искажение бухгалтерской отчетности более чем на 10 процентов, ведет к наложению административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 до 3 тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП). На организацию может быть наложена и налоговая ответственность по ст. 120 НК РФ. По результатам Дальнейшие действия: назначаем комиссию приказом (см. Приложение 1), которая проводит инвентаризацию расчетов. В ходе подготовки данных можно провести сверку расчетов, о которой мы уже писали в февральском номере. По результатам инвентаризации оформляется "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" (унифицированная форма N ИНВ-17). Документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а другой остается в комиссии. По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка-приложение к форме N ИНВ-17 (см. Приложение N 2 на стр. 103), которая является основанием для составления Акта по форме N ИНВ-17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. Обратите внимание, что именно этот документ (Приложение N 2) чаще всего забывают оформить. На основании акта инвентаризации и подтверждающих документов составляется письменное обоснование для списания дебиторской и кредиторской задолженности. Так же может быть составлена бухгалтерская справка (см. Приложение N 3 на стр. 103). Приложение 2 Приложение к форме N ИНВ-17 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N 88 ЋЋЋ "‹гзиЁ© а Ў®в®¤ вҐ«м" ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ­ Ё¬Ґ­®ў ­ЁҐ ®аЈ ­Ё§ жЁЁ ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД бвагЄвга­®Ґ Ї®¤а §¤Ґ«Ґ­ЁҐ ‘Їа ўЄ  Є  Євг N 6 ®в "26" п­ў ап 2011 Ј. ДДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДД Ё­ўҐ­в аЁ§ жЁЁ а бзҐв®ў б Ї®ЄгЇ вҐ«п¬Ё, Ї®бв ўйЁЄ ¬Ё Ё Їа®зЁ¬Ё ¤ҐЎЁв®а ¬Ё Ё ЄаҐ¤Ёв®а ¬Ё Ї® б®бв®п­Ёо ­  "31" ¤ҐЄ Ўап 2010 Ј. ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД Номер по порядку Наименование, адрес и номер телефона дебитора, кредитора Числится задолженность Сумма задолженности, руб. коп. Документ, подтверждающий задолженность дебиторская кредиторская наименование номер дата за что дата начала 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 ЗАО "Должник" г. Москва, Проектируемый пр-д., д. 9 тел.: 476-95-68 поставка оборудования 01.02.05 1 000 000 договор, ТОРГ-12 2-05, 57 02.05.05 ЃгеЈ «вҐа …¬ЁиҐў  Њ.‚. ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД (а биЁда®ўЄ  Ї®¤ЇЁбЁ) Приложение 3 ЪДДДДДДДДї і Љ®¤ і ЋЋЋ "‹гзиЁ© а Ў®в®¤ вҐ«м" ГДДДДДДДДґ ________________________________________________________ Ї® ЋЉЏЋі83104489і ­ Ё¬Ґ­®ў ­ЁҐ ®аЈ ­Ё§ жЁЁ АДДДДДДДДЩ ЪДДДДДДДДДДДДДДДВДДДДДДДДДДДДДДДДї іЌ®¬Ґа ¤®Єг¬Ґ­в і„ в  б®бв ў«Ґ­Ёпі ГДДДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДДДДДДДДґ і і 27.01.2011 і АДДДДДДДДДДДДДДДБДДДДДДДДДДДДДДДДЩ Бухгалтерская справка О списании дебиторской задолженности Согласно приказу N 1/И от 16 декабря 2010 г., в обществе проведена инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами (кроме расчетов с бюджетом, внебюджетными фондами по налогам и сборам) по состоянию на 31 декабря 2010 года. В ходе инвентаризации комиссия выявила, что по договору поставки от 1 февраля 2005 г. N 2-05, заключенному с ЗАО "Должник", срок исковой давности истек. Сумма дебиторской задолженности составляет 1 000 000 руб. /Один миллион руб./, в том числе НДС - 152 542,37 руб. Срок окончательного платежа истек 1 августа 2007 года. 2 августа 2007 года ООО "Лучший работодатель" направило претензию с требованием погасить задолженность. В своем ответе ЗАО "Должник" признало долг и обязалось погасить его не позднее 20 декабря 2007 года. Однако деньги своевременно в ООО "Лучший работодатель" не поступили. Срок исковой давности по договору N 2-05 составляет три года. В связи с тем, что ЗАО "Должник" признало свой долг, срок исковой давности прервался. Следовательно, он истек 20 декабря 2010 г. (ст. 196, 203 ГК РФ). Других оснований для перерыва, а также для приостановления срока исковой давности не имеется. В связи с выявленными обстоятельствами на основании акта инвентаризации от 26 января 2011 г. N 6 и в соответствии с п. 77 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н и со статьями 265 и 266 НК РФ указанная дебиторская задолженность подлежит списанию. ѓ« ў­л© ЎгеЈ «вҐа ™ҐўҐ«Ґў  ‘.‘. ДДДДДДДДДДДДДДД (Ї®¤ЇЁбм) nota bene. При списании дебиторской задолженности, срок исковой давности по которой не истек, необязательно иметь выписку из ЕГРЮЛ именно в бумажном виде. Можно также распечатать информацию с сайта http://egrul.nalog.ru/fns/index.php. Налоговые органы это устраивает. Собираем "первичку" Напомним, что первичными документами, подтверждающими истечение срока исковой давности, являются: - договоры, на основании которых осуществляется отгрузка продукции (товаров, работ, услуг) покупателю; - документы на отгрузку продукции (товаров, работ, услуг) покупателю; - платежные документы, подтверждающие дату выплаты аванса поставщику (при невыполнении поставщиком обязательств по поставке); - акты сверки задолженности и т.д. При списании в бухгалтерском учете дебиторской задолженности, срок исковой давности по которой не истек, можно доказать, что право на ее списание имеется, представив следующие документы: - определение суда о завершении конкурсного производства или о ликвидации должника; - выписку из ЕГРЮЛ о ликвидации должника; - решение суда или уведомление ликвидационной комиссии о невозможности удовлетворения требований кредитора из-за недостаточности имущества ликвидируемой организации; - акт судебного исполнителя о невозможности взыскания долга с организации-должника и т.д. На основании первичных учетных документов руководитель организации издает приказ (распоряжение) о списании дебиторской или кредиторской задолженности в бухгалтерском учете (см. Приложение N 4 на стр. 103). Приложение 4 ЪДДДДДДДДї і Љ®¤ і ЋЋЋ "‹гзиЁ© а Ў®в®¤ вҐ«м" ГДДДДДДДДґ ________________________________________________________ Ї® ЋЉЏЋі83104489і ­ Ё¬Ґ­®ў ­ЁҐ ®аЈ ­Ё§ жЁЁ АДДДДДДДДЩ ЪДДДДДДДДДДДДДДДВДДДДДДДДДДДДДДДДї іЌ®¬Ґа ¤®Єг¬Ґ­в і„ в  б®бв ў«Ґ­Ёпі ГДДДДДДДДДДДДДДДЕДДДДДДДДДДДДДДДДґ і і 27.01.2011 і АДДДДДДДДДДДДДДДБДДДДДДДДДДДДДДДДЩ Приказ О списании просроченной задолженности На основании Акта N 6 от 26 января 2011 г. инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками на 31 декабря 2010 г. в связи с истечением срока исковой давности Приказываю: списать дебиторскую задолженность по оборудованию, поставленному в адрес ООО "Должник" по накладной N 57 от 2 мая 2005 г., в соответствии с договором N 2-05 от 1 мая 2005 г., в сумме 1 000 000 руб. /Один миллион рублей/, в том числе НДС - 152 542,37 руб. ѓ« ў­л© ЎгеЈ «вҐа „Ґв®зЄЁ­ ‚.‚. ДДДДДДДДДДДДДДД (Ї®¤ЇЁбм) И наконец отразим все операции на счетах бухгалтерского учета. 1. Без создания резерва: Дебет 91.2 Кредит 62 (76) - 1 000 000 руб. - списана дебиторская задолженность, нереальная для взыскания. Целесообразность отражения данных издержек на счете 91 мы находим в пунктах 11 и 14.3 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина от 6 мая 1999 г. N 33н в редакции от 8 ноября 2010 г.: Дебет 007 - в случае списания задолженности из-за неплатежеспособности должника. 2. При создании резерва по сомнительным долгам вносим запись: Дебет 91.2 Кредит 63 - 1 000 000 руб. - сформирован резерв сомнительных долгов по результатам инвентаризации; Дебет 63 Кредит 62 (76) - 1 000 000 руб. - списана за счет созданного резерва задолженность ООО "Должник"; Дебет 007 - в случае списания задолженности из-за неплатежеспособности должника. С. Щепетильникова "Расчет", N 4, апрель 2011 г.