"Справка о доходах физического лица за 2009 год от А до Я"
(интервью с М. Валуевой)
Когда по итогам прошедшего года уже сдана в налоговую инспекцию годовая отчетность, бухгалтеру предстоит последний "рывок" в нескончаемой череде деклараций, расчетов и балансов - сдача справок по форме 2-НДФЛ. Ведь представление справок о доходах физического лица всегда знаменует прощание с минувшим финансовым годом. И в такой момент важно не наделать "под занавес" кучу ошибок. Поскольку проблема правильного заполнения формы 2-НДФЛ волнует сейчас многих наших читателей, мы обратились к Маргарите Валуевой за подробной консультацией по этому вопросу.
- Маргарита Алексеевна, отличается ли форма справки о доходах физического лица за 2009 год от такой же справки, скажем, за 2008 год?
- К всеобщей радости бухгалтеров, сама форма 2-НДФЛ существенных изменений не претерпела, они коснулись только справочников, используемых при заполнении сведений о доходах физических лиц. Подробнее об этом я расскажу позже. Как и в прошлые годы, все суммы в справке указываются в рублях и копейках через десятичную точку, а суммы НДФЛ - в целых рублях.
- А каков общий порядок представления справок за 2009 год: в какой срок, куда и в какой форме их нужно сдавать?
- Прежде всего обращаю ваше внимание на следующий момент: фирмы и индивидуальные предприниматели являются налоговыми агентами. Они должны ежегодно представлять справки по форме 2-НДФЛ в территориальную налоговую инспекцию по месту своего учета не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим годом. А вот если вы не смогли удержать у физлица исчисленную сумму налога, то придется письменно сообщить в свою налоговую инспекцию о невозможности удержать налог и сумме налога, а также поставить в известность самого "физика". Такие правила действуют с 1 января 2010 года. Кроме того, на основании заявления получившего доход человека вы, как налоговый агент, обязаны выдать ему такую же справку. Это следует из пункта 3 статьи 230 Налогового кодекса России. Что касается формы представления справок, то в основном их сдают в инспекцию в электронном виде. Но имейте в виду: налоговый инспектор в вашем присутствии должен проверить дискету, произвести автоматизированный контроль представленных данных и сформировать два экземпляра протокола приема сведений о доходах физических лиц на магнитных носителях.
- А если ваша фирма маленькая, например, работают у вас несколько человек, обязательно ли сдавать справки в электронном виде?
- Нет, не обязательно. Если в течение года вы выплатили доходы не более чем 10 "физикам", то вы имеете право представить в инспекцию справки на бумажных носителях.
- Теперь по порядку. С чего начать заполнение справки по форме 2-НДФЛ?
- Начать нужно, как говорится, с начала (смеется). То есть с заполнения раздела 1. Здесь нужно указать данные о налоговом агенте, то есть о фирме или индивидуальном предпринимателе, которые в течение 2009 года выплатили доход человеку. Если доход получен от организации, то сюда вписывают ее ИНН и КПП, а также наименование фирмы согласно данным, внесенным в ЕГРЮЛ. А вот содержательную часть наименования, то есть его аббревиатуру или название, нужно располагать в начале строки. Например, "Альфа" ЗАО. Налоговые агенты - индивидуальные предприниматели пишут в этом разделе свою фамилию, имя и отчество полностью без сокращений согласно документу, удостоверяющему их личность.
Не забудьте также указать в разделе 1 код административно-территориального образования (код ОКАТО), на территории которого находится организация или ее обособленное подразделение. Если налоговый агент - физическое лицо, то он должен указать код ОКАТО по своему месту жительства. Кстати, информацию о коде ОКАТО такой "физик" может получить в налоговой инспекции, где он зарегистрирован.
Кроме того, запишите в этом разделе номер контактного телефона налогового агента. По нему в случае необходимости налоговый инспектор может получить справочную информацию о налоговом агенте или получателе доходов. Если контактного телефона нет, то этот реквизит вообще не заполняйте.
- Маргарита Алексеевна, каковы особенности заполнения раздела 1, если, к примеру, работник в минувшем году получил доход не от головной организации, а от ее обособленного подразделения?
- Вопрос довольно актуальный, поскольку при наличии обособленных подразделений очень часто возникает путаница с указанием ИНН, КПП и кодов ОКАТО. Здесь необходимо помнить, что при заполнении справки о доходах, полученных работником в головной организации, в разделе 1 указывают ИНН организации, а также КПП и код ОКАТО по месту нахождения этой организации.
Если же работник получил доход от работы в обособленном подразделении той же организации, то укажите ИНН организации, а КПП и код ОКАТО - присвоенный по месту нахождения ее обособленного подразделения.
- Данные о получателе дохода где-то отражаются?
- Конечно. В разделе 2 справки. Здесь предусмотрено множество пунктов, о заполнении которых я сейчас расскажу.
Итак, в пункте 2.1 отразите ИНН физлица - получателя дохода. Если ИНН отсутствует, этот пункт не заполняйте. В пункт 2.2 впишите его фамилию, имя и отчество без сокращений согласно документу, удостоверяющему личность.
- А если справка заполняется на иностранца?
- Для иностранцев можете использовать буквы латинского алфавита. Кстати, если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует отчество, то допускается заполнение этого реквизита без отчества.
Далее, по строке 2.3 впишите цифру 1, если налогоплательщик - налоговый резидент Российской Федерации, если нерезидент, то цифру 2. Причем к статусу физического лица следует подходить особенно внимательно, поскольку от того, резидент ваш работник или нерезидент, зависит его налоговая ставка. Как гласит пункт 2 статьи 207 Налогового кодекса РФ, резидентами являются физические лица, находящиеся на территории России не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд. В расчет принимаются и месяцы проживания, которые предшествуют текущему календарному году. Этот период не прерывается на время выезда за пределы России для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения.
- Получается, что даже граждане России, находящиеся на родине менее указанного вами срока, могут не являться налоговыми резидентами Российской Федерации?
- Совершенно верно. Налоговыми резидентами, как и нерезидентами, могут быть граждане любых государств, в том числе и России. То есть российские граждане, находящиеся в России менее 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев, не будут признаваться налоговыми резидентами, а их доходы от российских источников будут подлежать налогообложению по ставке 30 процентов.
Идем далее. Заполнение пунктов 2.4-2.8, на мой взгляд, затруднений не вызовет. Остановлюсь лишь на строке 2.9 "Адрес в стране проживания". Ее заполняют для физических лиц - нерезидентов России, а также иностранцев. Здесь указывают адрес места жительства этих граждан в стране постоянного проживания. Вначале записывают код этой страны, затем адрес в произвольной форме. При этом можно использовать буквы латинского алфавита. К тому же учтите один нюанс: если для указанных граждан вы заполнили строку 2.9, то в строку 2.8 "Адрес места жительства в Российской Федерации" можно ничего не писать.
Наконец-то мы добрались до самой главной - "доходной" части справки. Ее заполняют не только по месяцам, но и по видам доходов, полученных в каждом конкретном месяце. То есть если в январе вы выплатили сотруднику зарплату и матпомощь, то это нужно отразить двумя строками - по кодам 2000 и 2760.
- А как быть, если в течение года человек получал от своей организации доходы, которые облагают по разным ставкам? Например, учредитель фирмы, который одновременно является ее сотрудником, получил доход в виде заработной платы, облагаемый по ставке 13 процентов, и дивидендов, которые облагают по ставке 9 процентов. Получается, на него нужно оформлять две разные справки?
- Вы абсолютно правы. Справку о доходах оформляют отдельно по каждому виду доходов, облагаемых по разным ставкам. А размер налоговой ставки нужно указать в заголовке раздела 3 справки. Затем последовательно записать суммы доходов отдельно по каждому полученному доходу. Кроме того, в графе "Месяц" в хронологическом порядке следует указать порядковый номер месяца, который соответствует дате получения дохода, а графу "Код дохода" заполнить с помощью справочника "Коды доходов" в Приложении N 2 к форме 2-НДФЛ. В графу "Сумма дохода" нужно записать всю сумму дохода без налоговых вычетов по каждому коду дохода.
Ранее я уже говорила о том, что в конце 2009 года в справочники были внесены некоторые поправки. В результате отдельные строки из них были исключены, частично скорректированы формулировки и введены новые коды. Например, появился новый код для доходов, полученных работником в натуральной форме в качестве оплаты труда от организаций-сельхозпроизводителей (2791). Коды вычетов также дополнены новыми строками. Введен, к примеру, код для вычета в сумме уплаченных работодателем дополнительных страховых взносов на накопительную часть пенсии, но не более 12 000 рублей в год. Эти изменения следует учесть при составлении справки за 2009 год.
- Маргарита Алексеевна, расскажите подробнее о вычетах.
- Профессиональные вычеты и вычеты, облагаемые налогом не в полном размере (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса), отражают в разделе 3. В графе "Код вычета" указывают код соответствующего вычета из справочника "Коды вычетов", а в графе "Сумма вычета" - соответствующую сумму вычета. Раздел 4 заполняют, если получателю дохода предоставлялись стандартные и имущественные налоговые вычеты. Причем его заполняют только в той справке, в которой указаны доходы по ставке 13 процентов.
Хочу особо отметить, что с 1 января 2010 года налогоплательщики могут воспользоваться имущественным налоговым вычетом при покупке жилого дома или его доли с земельным участком, а также земельного участка, предназначенного для индивидуального строительства. В данном случае вычет предоставляется только при наличии у физлица документов, подтверждающих право собственности на земельный участок или его долю, а также свидетельства о праве собственности на дом. Напомню, что до 2010 года имущественный вычет можно было получить только при приобретении квартир, домов, комнат или долей в них.
В табличной части пишутся коды вычетов (они берутся из справочников в Приложении N 2 к справке) и соответствующая им сумма. Указывается величина, установленная законом, а не та, которую работник фактически получил. Чем больше видов вычетов он имел в отчетном периоде, тем больше будет количество заполненных строк в этом пункте. Номер и дату уведомления, подтверждающего право работника на имущественный налоговый вычет, а также код налоговой инспекции, выдавшей уведомление, также отражают в разделе 4. Напомню, что уведомление о праве налогоплательщика на имущественный вычет выдает физлицу налоговая инспекция. Работодатель не может предоставить своему работнику имущественный вычет без этого документа. Хочу обратить ваше внимание: в пункте 4.1 записывается сумма налоговых вычетов, на получение которых человек имеет право. А в пунктах 4.5 и 4.6 указывается сумма фактически предоставленных ему вычетов. Эти суммы могут не совпадать, так как общая сумма предоставленных вычетов не должна превышать сумму фактически полученных за год доходов.
- А где отражаются итоговые цифры справки?
- В последнем, пятом разделе. Так, пункт 5.1 нужно заполнить путем суммирования доходов, отраженных в разделе 3 справки. Это общая сумма дохода без учета налоговых вычетов. В пункте 5.2 следует указать облагаемую сумму дохода, то есть с учетом налоговых вычетов. Далее как обычно. Пункт 5.3 - сумма налога исчисленная, пункт 5.4 - сумма налога удержанная. А вот пункты 5.5-5.10 нужно заполнять тогда, когда имеются соответствующие данные. Например, если вы не смогли удержать у "физика" исчисленную сумму НДФЛ, то нужно будет письменно сообщить в свою налоговую инспекцию о невозможности удержать налог и сумме налога. Иными словами это называется "передать на взыскание в налоговый орган". Сумму такого неудержанного налога указывают в пункте 5.10.
Наконец, не забудьте поставить подпись руководителя организации в поле "Налоговый агент" и печать в нижнем левом углу справки. Индивидуальные предприниматели должны сами подписать справку и указать свою фамилию и инициалы.
- Благодарим за беседу.
"Московский бухгалтер", N 5-6, март 2010 г.