"Цифровые" счета-фактуры: готовность N 1
Сани, как известно, лучше готовить летом. Эта народная мудрость как никогда применима в работе бухгалтерии и особенно для тех специалистов, чье руководство жаждет перейти на использование электронных счетов-фактур. Ведь прежде чем внедрять цифровые технологии в работу, нужно понять, а стоит ли вообще связываться с электронными счетами-фактурами и что нужно учесть при переходе с бумажного документооборота.
Преимуществ у использования "цифровых" счетов-фактур довольно много. Это и удобство поиска нужного документа в электронном архиве, и оперативный сбор информации, которую затребовал налоговый орган. Мало того, переход на электронные счета-фактуры должен значительно ускорить проведение налоговых проверок и сулит сокращение расходов на сбор и представление контролерам необходимых документов и затрат на ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, распечатывание документов, аренду площадей для архива и т.д.).
Несмотря на, казалось бы, целую бочку меда, традиционно не обходится и без ложки дегтя. А она здесь довольно увесистая. Ведь для использования "цифрового" оборота счетов-фактур придется тратиться на оплату услуг операторов электронного документооборота.
Условия организации документооборота
Обмен электронными счетами-фактурами стороны сделки могут осуществить, если у них есть на то взаимное согласие, а также совместимые технические средства и возможности для приема и обработки указанных документов в соответствии с установленными форматами и Порядком, который утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. N 50н (далее - Порядок). Так, при организации документооборота счетов-фактур в электронном виде по ТКС его участникам предстоит использовать программно-технические средства, аналогичные тем, которые применяют в системе представления налоговых деклараций в электронном виде по названным каналам связи.
Оператор электронного документооборота
Посредником в обмене между сторонами сделки электронными счетами-фактурами является оператор электронного документооборота. Он обеспечивает обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (п. 1.3 Порядка). Требованиям, предъявляемым к оператору электронного документооборота счетами-фактурами, на сегодняшний день соответствуют фирмы, которые предоставляют услуги электронной отчетности в контролирующие органы: в ФНС России, ПФР, ФСС, Росстат.
Таким образом, тем плательщикам НДС, которые уже сдают в контролирующие органы отчетность в электронном виде по ТКС, для перехода проще обратиться к тем же операторам, которые предоставляют им услуги по сдаче отчетности.
Что касается тех, кто сдает отчетность на бумаге, но желает перейти на документооборот счетов-фактур в электронном виде, им следует учесть: выбрать оператора электронного документооборота можно лишь из числа прошедших аккредитацию в качестве доверенного удостоверяющего центра ФНС России; с ним следует заключить соответствующий договор.
Отметим, что в выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по ТКС могут участвовать несколько операторов: у продавца свой, у покупателя свой. Для этого таким операторам необходимо иметь совместимые технические средства и возможности для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом и Порядком.
Сертификат ключа ЭЦП
Счет-фактуру, составленный в электронном виде, подписывают электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ (п. 6 ст. 169 НК РФ). Поэтому для выставления электронных счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи участникам электронного документооборота, кроме оператора, необходимо иметь электронную цифровую подпись.
Электронная цифровая подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Ее получают в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. Она позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (ст. 3 Закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"). Подлинность электронной цифровой подписи на электронных документах подтверждает сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра. Они включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи.
Сертификаты ключей подписи участники электронного документооборота счетов-фактур получают в организации, входящей в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (п. 1.8 Порядка). Список удостоверяющих центров, аккредитованных в сети, можно найти на сайте www.nalog.ru в подразделе "Общая информация" раздела "Представление в электронном виде" рубрики "Налоговая отчетность": новость от 22 июня 2011 года.
Средства криптографической защиты информации
Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС допускается при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации. Они должны позволять идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, устанавливать отсутствие искажения информации, быть совместимыми со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС России (п. 1.6 Порядка).
Средства криптографической защиты информации - это специальные программные продукты (программы или программные комплексы), осуществляющие шифрование данных с целью скрыть их смысл. До тех пор пока пользователь не идентифицирован по ключу, смысл данных ему не доступен. Указанные средства можно получить в организации, прошедшей аккредитацию в качестве доверенного удостоверяющего центра ФНС России.
Как наладить документооборот
Для участия в электронном документообороте необходимо оформить и представить оператору соответствующее заявление (подп. "б" п. 2.1 Порядка). В нем должны быть указаны такие учетные данные, как:
- полное наименование организации (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя);
- место нахождения организации (место жительства индивидуального предпринимателя);
- ИНН организации (индивидуального предпринимателя);
- сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и их реквизиты;
- контактные данные организации (индивидуального предпринимателя);
- сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (индивидуальный предприниматель).
Такое заявление следует довести до оператора в электронном виде по ТКС.
В свою очередь оператор предоставит заявителю сведения, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи: идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные (подп. "в" п. 2.1 Порядка).
Далее оператор сам уведомит налоговые инстанции об учетных данных налогоплательщика, ставшего участником электронного оборота счетов-фактур. На это мероприятие отводится три дня (п. 2.3 Порядка).
Если учетные данные, указанные в заявлении об участии в электронном документообороте счетов-фактур, были изменены (например, когда организация сменила наименование), об этом необходимо уведомить оператора. Для этого ему потребуется представить заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные. Сделать это необходимо не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения (п. 2.2 Порядка).
Ж.В. Кузьмина,
редактор-эксперт
"Практическая бухгалтерия", N 8, август 2011 г.