BI-системы: нажми на кнопку - получишь результат...
Известное выражение гласит: информация - мать интуиции. Чем больше объективной и оперативной информации, тем выше вероятность принятия наиболее оптимальных решений. Сказанное в полной мере относится и к BI-системам. Этим термином обозначают совокупность информационных технологий, программного обеспечения и практик, направленных на достижение целей и задач бизнеса с помощью эффективного использования всех имеющихся данных из различных источников.
В основе технологии BI лежит организация доступа конечных пользователей и анализ структурированных количественных данных и информации о бизнесе. Все имеющиеся на сегодняшний день возможности BI-систем можно разделить на три основные группы:
1. Интеграция: средства обмена информацией, разработка и управление метаданными ("информацией об информации").
2. Представление информации: отчетность, информационные панели (dashboards), произвольные (ad hoc) запросы и интеграция с приложениями Microsoft Office.
3. Анализ данных: оперативная аналитическая обработка данных в реальном времени (OLAP), развитая визуализация, моделирование, прогнозирование и исследование данных, карты показателей (позволяют реализовывать различные методологии управления, такие как "шесть сигма").
В настоящее время при разработке и создании BI-систем основной упор делается на представлении и отображении информации. В будущем акцент сместится на анализ и глубокое понимание данных, а также на средства интеграции, позволяющие связать анализ информации с конкретными операционными действиями.
Рост популярности BI-технологий связан с огромными объемами информации, генерируемыми современными ERP-системами, и необходимостью их анализа. В противном случае ценность данных в значительной мере теряется, что не позволяет оперативно принимать необходимые управленческие решения. Современные BI-системы - это уже не только хранилища данных и средства построения отчетности, но и такие инструменты, как информационные панели, карты показателей и другие средства для визуализации и поддержки стратегического бизнес-планирования и развития компании. Они позволяют финансовому департаменту и топ-менеджменту иметь объективную информацию о ключевых результатах деятельности компании в различных разрезах - продуктовом, клиентском, географическом, бизнес-единиц и т.п. для концентрации на наиболее перспективных направлениях и принятия решений по работе с неэффективными.
Системы для бизнес-анализа решают широкий спектр задач. Это в полной мере относится как к оперативному управлению, так и к стратегическим задачам предприятия. BI-решения применимы в следующих областях:
- бюджетное планирование;
- ключевые показатели эффективности;
- управленческий учет и отчетность;
- учет и отчетность по МСФО или GAAP;
- управление инвестиционной деятельностью;
- управление затратами, налоговое планирование, планирование капитальных вложений и т.д.
Большинство из этих задач выходят за рамки обычного учета и ведения данных. Их целью является поддержка принятия бизнес-решения в самом широком смысле этого слова. Поэтому основными пользователями систем класса BI становятся руководители и специалисты финансовых и экономических служб. И именно на повышение эффективности их работы нацелены рассматриваемые технологические инструменты.
И все же игра стоит свеч!
Остановимся отдельно на продуктах, которые вызывают наибольший интерес у сотрудников финансовых служб в России. В первую очередь это формирование финансовой отчетности. Данный сегмент рынка BI-продуктов является наиболее заполненным и представлен широким кругом вендоров. Существует большое количество статей, описывающих BI-приложения данного направления, однако функциональность этих решений в целом похожа. Отличие заключается в том, что одни компании пошли по пути унификации и создания универсального продукта, а другие, наоборот, ведут разработку нескольких специализированных решений, например, для анализа движения денежных потоков, отчетности по МСФО и т.д. Подробное сравнение характеристик продуктов различных производителей можно найти в аналитических материалах компании Gartner, признанного лидера в области IT-исследований.
Тем не менее вне зависимости от выбранного решения конечным пользователям придется столкнуться с совершенно иной культурой и уровнем работы с информацией. В первую очередь это разделение информации на источники данных и отчетность и, как следствие, невозможность внесения изменений в отчет "налету". Однако именно это требование обеспечивает, выражаясь техническим термином, консистентность данных, то есть их целостность и непротиворечивость. Имеющийся опыт свидетельствует о том, что данный факт часто вызывает негативную реакцию у бизнес-пользователей. Поэтому в качестве компромисса на начальном этапе использования BI-системы предлагается применять функционал версионности, с возможностью корректировки версий. Однако с запуском и дальнейшим использованием решения в повседневной практике данная возможность, как правило, теряет свою актуальность.
Примечание. Бизнес-интеллект
Впервые термин Business Intelligence был введен в обращение аналитиками Gartner в конце 1980-х годов как "процесс, включающий в себя доступ и исследование информации, ее анализ, выработку интуиции и понимания, которые ведут к улучшенному и неформальному принятию бизнес-решений".
Позже, в 1996 году, появилось уточнение - "инструменты для анализа данных, построения отчетов и запросов, которые могут помочь бизнес-пользователям преодолеть море данных для того, чтобы синтезировать из них значимую информацию". Сегодня эти инструменты в совокупности попадают в категорию, называемую "бизнес-интеллект" (Business Intelligence).
Вторым важным моментом является тот факт, что современное развитие BI-систем нацелено не на улучшение инструментария создания отчетов, а на помощь в оперативном анализе. Именно здесь функциональность BI-продуктов раскрывается наиболее полно и эффективно:
- создание единого хранилища данных, собирающего и очищающего показатели из различных систем и областей бизнеса;
- предварительный расчет различных срезов данных и показателей;
- гибкий инструментарий динамического изменения отчетов;
- инструментарий Data Mining (интеллектуальный анализ данных) и поддержка ассоциативных связей (QlikView);
- инструментарий перехода от отчета к отчету по заданным критериям, а также переход в учетную систему к первичным документам;
- портал как единая точка авторизованного доступа к корпоративным ресурсам.
"Схема 1. Уровни информации Business Intelligence"
Примечание. Bl-системы позволяют иметь объективную информацию о результатах деятельности компании в различных разрезах.
В своей повседневной работе бизнес-пользователь должен получать в доступном и удобном виде любую информацию, которая потребуется ему для всестороннего анализа эффективности бизнеса в рамках его полномочий. Очевидно, для перехода к этому следуют пройти большой путь. Необходимо выстроить бизнес-модель данных, "вычистить" справочники, а также установить между ними четкую связь. Но игра стоит свеч!
На одном из проектов в помощь консультанту для создания модели данных от заказчика был выделен специалист финансового отдела с опытом работы по приему финансовой отчетности от филиалов. В ходе решения данной задачи бизнес-пользователю пришлось существенно расширить свои знания и по-новому взглянуть и оценить ту работу, которая выполнялась в течение трех лет. Дело в том, что, выполняя большой объем рутинной работы по проверке обоснованности затрат, у специалиста совсем не оставалось времени на анализ эффективности и поиск путей оптимизации процессов.
Важно пересмотреть и работу IT-специалистов. Нельзя допустить, чтобы они выступали в качестве "библиотекарей", осуществляя только техническую обработку данных, в то время как работа с моделированием показателей под бизнес оказывается упущенной. К сожалению, в настоящее время мало кто из IT-интеграторов может предложить оптимальную методологическую поддержку BI-проекту. Иногда данную проблему пытаются решить с помощью бизнес-консалтинга, но и он не всегда оказывается готовым к такой работе и не может выдать конкретных рекомендаций и результатов.
Отдельно хотелось бы остановиться на информационных панелях (dashboard). Класс данных продуктов хорошо подходит для менеджеров, отвечающих за эффективность бизнеса и принятие управленческих решений. Примером информационной панели для нужд финансовой службы может служить dashboard "Финансовый анализ".
"Схема 2. Dashboard "Финансовый анализ"
Новые подходы и стандарты работы с информацией
Из сказанного выше становится вполне очевидно, что BI-системы - это не просто инструмент для создания используемых на предприятии отчетов из разных источников данных. BI-продукты определяют собой новые подходы и стандарты работы с информацией для управления предприятием. Как при внедрении систем класса ERP требуется изменение бизнес-процессов, так и при внедрении продуктов класса BI необходимы определенные изменения управления предприятием и использования информации.
Большую сложность по сравнению с формированием отчетности вызывает автоматизация процесса "Бюджетное управление". Данный инструмент, несмотря на свою популярность, обладает слабой структурированностью "знаний", устоявшейся терминологией и связанностью с другими процессами управления.
Одни компании применяют бюджетное управление для повышения степени контроля и усиления контролирующих функций на верхнем уровне, другие, напротив, для делегирования полномочий и разграничений зон ответственности. Это приводит к принципиальным различиям в понимании роли центров финансовой ответственности и, как следствие, всего процесса управления.
В целом процесс бюджетного планирования можно разделить на три этапа:
- построение методологии;
- адаптация методологии и методологическая поддержка процесса автоматизации;
- реализация, настройка, постановка "Бюджетного управления".
Как правило, первый этап реализуется представителями бизнес-консалтинга, а второй и третий - IT-специалистами на базе выбранной BI-платформы. Непосредственно в ходе внедрения появляются задачи, связанные с адаптацией и проработкой методологии под выбранный программный продукт.
Изменения касаются буквально всего. Происходит кардинальное изменение регламента планирования, который теперь должен учитывать процессы, протекающие в BI-системе. В соответствии с объектной моделью продукта появляются новые справочники. И если используется довольно сложная бюджетная модель, в геометрической прогрессии возникает набор рутинной работы, связанный со всевозможными проекциями, расчетами и трансформациями.
"Схема 3. Основные этапы процесса внедрения "Бюджетного управления"
Довольно часто возникают ситуации, когда при внедрении предложенной методологии IT-специалисты наталкиваются на ограничения BI-системы. Например, клиент просит добавить в структуру согласования еще одно лицо, но при этом не удается выделить непересекающуюся зону ответственности. С точки зрения регламента внести данное изменение не представляет сложности. Но для ряда программных продуктов это может вызывать конфликт в полномочиях. С одной стороны, это ограниченность системы, с другой - повод взглянуть на проблему шире. Возможно, составлена некорректная финансовая структура или, что еще хуже, в компании присутствуют прецеденты самоделегирования. В итоге из-за нарушения в зонах ответственности теряется управляемость процессом.
Еще одним моментом, требующим отдельного внимания, является связь с учетной системой. Как правило, при проектировании не учитываются особенности ведения и автоматизации систем учетной деятельности. Основное внимание уделяется текущим вопросам, тогда как задачу интеграции оставляют на последующие этапы. К сожалению, такое легкомыслие может привести к потере сопоставимости плановых и фактических данных, а "Бюджетное управление" превратится из инструмента управления в рутинную работу по обоснованию расхождений план-факт.
С самого начала внедрения проекта необходимо отслеживать симметричность принципов составления плана и формирования фактических данных, соотносить их как с учетной политикой, так и особенностями ведения учета программными продуктами, автоматизирующими данные функции.
В дополнение к соблюдению симметрии возможна реализация полного бюджетного цикла с обратной связью в части "активного контроля наличия" по учету фактических операций (платежей). Данный функционал позволяет обеспечить оперативный контроль операций, происходящих в ERP-системе, на основе данных BI.
"Схема 4. Рынок BI, 2009 год"
Критерии выбора и оценки эффективности
По мнению специалистов, успешным проектом в области BI оказывается лишь каждый третий. Виной тому не столько увеличение временных и материальных затрат, сколько получение в результате системы, не оправдывающей ожиданий.
Особое влияние на успех BI оказывают такие факторы, как поддержка топ-менеджмента, вовлечение пользователей в процесс внедрения, грамотная организация обучения, качество исходных данных и доступ к ним. Однако первым шагом при внедрении BI на предприятии должно стать определение целей и задач.
К выбору системы компания должна подходить комплексно, ориентироваться в первую очередь на свою IT-стратегию и на ее основе сформировать собственные цели внедрения. Формирование критериев - это прежде всего совместная работа большинства подразделений предприятия, а не только IT-директора. Требования к системе должны формулироваться с учетом мнения конечных бизнес-пользователей. Например, к системе отчетности - на основе потребностей менеджеров и аналитиков, к системе управления бюджетным процессом - специалистов финансовых и экономических служб, к системе управления по ключевым показателям эффективности - топ-менеджеров. В тоже время надежность решения, процедура поддержки и эволюция системы выбираются IT-директором.
Из универсальных критериев выбора системы руководители компаний в основном хотят видеть финансовое обоснование внедрения информационно-аналитических систем. Такая оценка, как правило, проводится по двум основным показателям: совокупной стоимости владения (ТСО) и возврату на инвестиции (ROI).
Использование показателя ТСО при выборе IT-систем было популяризовано компанией Gartner. Предлагаемая модель включает более 50 параметров, причем некоторые из них рассчитать довольно сложно, а для компаний, где отсутствует доскональное управление затратами (например, нормативы времени на согласование и принятие решения для менеджеров), это попросту невозможно.
Тем не менее модель Gartner не является единственной, и сегодня подобрать методологию и инструмент вычисления, который давал бы адекватный результат, не составляет особого труда. Однако необходимо учесть ряд ключевых моментов, которые впоследствии могут серьезно повлиять на величину показателя ТСО. Это прежде всего стоимость поддержки, эволюция системы, затраты на обучение персонала и т.д.
С расчетом показателя ROI дела обстоят намного хуже. Дело в том, что эффект от внедрения BI-систем направлен прежде всего на качество управления предприятием, материальную же выгоду оценить весьма проблематично. Довольно сложно определить, какая доля принятых управленческих решений сделана благодаря информационно-аналитической системе.
Некоторые консалтинговые компании иногда решаются озвучить период окупаемости капиталовложений, равный трем годам и менее. Однако данная цифра, как правило, не соответствует действительности. В свою очередь, практика показывает, что период окупаемости при увеличении количества пользователей сокращается.
Существенным фактором снижения стоимости системы является совместимость ее составляющих компонентов между собой и существующими в компании системами, в первую очередь учета финансово-хозяйственной деятельности. Как правило, крупные вендоры систем класса ERP уже имеют в своем арсенале продукты BI, которые и рекомендуется использовать.
Есть возможности стать ближе и понятнее пользователям
Рассмотрев некоторые практические возможности, а также особенности внедрения и эксплуатации BI-систем, познакомимся поближе с рынком. По оценкам экспертов Gartner, общий объем мирового рынка BI в 2008 году превысил 8,8 млрд. долларов, что соответствует росту на 21,7% по сравнению с предыдущим, 2007 годом. По итогам 2009 года контроль над 75% рынка информационно-аналитических систем принадлежит пяти крупнейшим производителям BI-систем: SAP, Oracle, SAS, IBM, Microsoft. Наибольшую популярность и распространение системы получили в таких сферах бизнеса, как ритейл, телекоммуникации, страхование и банки. Объем продаж технологических решений BI демонстрирует устойчивый рост, даже несмотря на общий спад в экономике. A IT-директора на протяжении последних четырех лет ставят BI-технологии на первое место среди своих приоритетов.
Согласно данным TAdviser на российском рынке представлены BI-платформы 13 вендоров, три из которых - отечественные разработчики. Российские компании, внедряющие и использующие BI-системы, представляют крупный бизнес. При этом основным побуждающим фактором появления информационно-аналитических систем является дальнейшее развитие автоматизации управления после внедрения ERP-систем.
Использование BI-технологии в малом и среднем бизнесе пока находится на довольно низком уровне. Если небольшие предприятия могут воспользоваться для анализа возможностями Microsoft Excel, то для компаний среднего бизнеса крупные вендоры создают специальные версии BI-решений, позволяющие получить современную систему за меньшую стоимость, хотя и со значительными функциональными ограничениями.
По оценкам специалистов, BI-приложения активно используют лишь 15-20% бизнес-пользователей. Виной тому чрезмерная сложность подобных решений. Учитывая тот факт, что информационные технологии сегодня являются наиболее динамично развивающейся отраслью производства, уже в ближайшем будущем у BI-систем есть все возможности стать ближе и понятнее пользователям. И в данном случае не столь важно, за счет каких технологий (web, новая визуализация, "BI в облаках", самообучающиеся системы) это будет достигнуто.
Примечание. Оптимизация и ориентация на конечного пользователя
Александр Ланин, директор департамента интеграционных технологий компании R-Style
Для успешного внедрения BI-систем, их оптимизации и ориентации на конечного пользователя, в качестве которого выступает руководитель предприятия или финансист, должен быть выполнен ряд необходимых условий.
Во-первых, построение таких систем обязательно должно предусматривать обеспечение пользователя механизмами формирования запросов в терминах бизнес-логики. Подготовку таких запросов необходимо осуществлять в понятном пользовательском интерфейсе, как правило, при помощи перетаскивания бизнес-объектов с одной панели на другую путем выбора из заранее предложенных возможностей.
Целесообразно также создать систему с учетом возможности внесения изменений в отчетные данные. Такие Bl-системы с обратной связью позволяют конечным пользователям получать отчеты и вносить в них изменения, которые впоследствии система сохранит в хранилище в виде отдельного разреза данных. Далее отчеты можно получать как с учетом пользовательского разреза, так и без него.
Сокращает сроки внедрения и позволяет воспользоваться накопленным опытом использование готовых аналитических приложений, включающих в себя шаблоны хранилищ и витрин данных, форм отчетов, информационных панелей, показателей, созданных на основе лучших мировых практик.
Важным аспектом внедрения системы BI является серьезная предварительная проработка методического аспекта аналитических моделей и показателей, которые будут использовать будущие пользователи.
В качестве альтернативы Bl-системы в компаниях с небольшими объемами информации используются генераторы отчетов с преднастроенными форматами выдачи данных. Также для получения нетиповых, разовых выборок показателей применяются конструкторы пользовательских запросов, по синтаксису близких к SQL, но на языке понятном конечному пользователю.
Bl-система может не включать в состав своих источников ERP-систему, как правило, только в тех случаях, когда функционал расширенного планирования ресурсов предприятия не требуется. Например, в банковском секторе в качестве основных автоматизированных систем используются АБС и CRM. В этом случае внедрение Bl-системы позволит получать отчеты на основе данных из этих двух систем. В компаниях, в которых уже внедрена единая ERP-система, она, как правило, и является основным источником данных для BI-системы.
А. Еремяшев,
руководитель BI-практики компании Optima
"Консультант", N 7, апрель 2010 г.