IT на бюджете: статьи экономии
Все организации независимо от формы собственности следят за своими расходами. Для коммерческих фирм это вопрос эффективности и прибыльности, для государственных учреждений - скорее, стиль жизни. Загнанные в тесные финансовые рамки, они тем не менее изо всех сил пытаются соответствовать реалиям современной жизни или, как сейчас модно говорить, отвечать на ее вызовы.
Один из таких вызовов - все возрастающая роль информационных технологий в любой сфере деятельности, в том числе и в работе государственных структур, что отражено в целевых программах "Электронная Россия" и "Информационное общество". Между тем для большинства руководителей бюджетных организаций информационные технологии - объект еще более темный, чем классический "черный ящик": вкладываются в него денежные средства, а вот что должно быть на выходе - неизвестно. Ясно только, что эти самые средства нужно по возможности экономить. Каким же образом разрешить такую головоломку? Рассмотрим IT-инфраструктуру организации покомпонентно, чтобы четче увидеть возможности для оптимизации потребляемых ею финансов.
Статья первая. Отдел IT
Для начала обратим внимание на службы, обеспечивающие IT-сопровождение деятельности организации, ведь кадры, как известно, у нас решают все. Должны ли эти кадры быть в штате учреждения или работать на каких-то третьих лиц? Возможно, конкретно для вас оптимальным окажется привлечение сторонних обслуживающих организаций, то есть аутсорсинг. Наверняка менеджеры подобных компаний с радостью нарисуют вам различные схемы обслуживания и их стоимости - будет возможность как следует все сравнить. Как правило, клиентам с небольшим парком персональных компьютеров IT-аутсорсеры предлагают смешанные варианты обслуживания, когда некоторое количество вызовов специалиста включено в абонентскую плату, а все, что сверх, оплачивается поштучно. Если не брать в расчет какие-то экстремальные ситуации, все равно получается дешевле, чем при штатных администраторах.
Тема IT-аутсорсинга слишком велика и многогранна, чтобы целиком уместиться в один раздел - отметим здесь лишь основные преимущества и недостатки данной схемы. Прежде всего надо отдавать себе отчет в том, что аутсорсинг - не панацея и не средство на все случаи жизни; решение о его использовании должно быть тщательно продумано. Более всего он целесообразен при полном отсутствии IT-служб в учреждении - таких организаций у нас немало. Обычно в качестве IT-специалистов в них орудуют некие приглашенные лица из числа чьих-либо знакомых. При всей бюджетности подобного подхода он имеет один существенный недостаток: такого рода "спец", по сути, не несет никакой ответственности за свою работу, и "гарантийные обязательства" в этом случае определяются лишь его порядочностью. Кроме того, индивидуальную деятельность порой трудно вписать в рамки официальной финансовой отчетности. Приглашение обслуживающей компании, пусть даже по самому минимальному тарифу, - важный шаг на пути к цивилизованной IT-инфраструктуре.
Оправданно ли внедрение IT-аутсорсинга в крупных организациях с большим количеством рабочих станций и серверов? Да, в некоторых случаях - безусловно. Хороший довод в пользу аутсорсеров - профессионализм их сотрудников проще поддерживать и контролировать, ведь они работают в профильной IT-компании и ежедневно решают проблемы многих клиентов. Будем откровенны: далеко не всегда бюджетная организация может предложить своим "айтишникам" зарплаты на уровне рыночных. Это означает, что вакансии будут заняты или начинающими, или слабо мотивированными сотрудниками, которые к тому же будут часто меняться. В данной ситуации аутсорсинг сможет поднять качество IT-обслуживания, но лишь в том случае, если обслуживающая компания сама трепетно относится к квалификации своих сотрудников.
К сожалению, в IT-отрасли достаточно аутсорсеров совсем другого рода, обслуживаться у таких - лишь умножать собственные проблемы.
Статья вторая. Лицензии на ПО
Теме свободного программного обеспечения была посвящена статья, опубликованная в предыдущем номере журнала*(1). Не будем заниматься ее пересказом, повторим лишь главную мысль: стоимость использования и внедрения СПО отнюдь не равна нулю, и в ряде случаев коммерческое ПО в итоге обходится дешевле "бесплатного". Обсудим другой аспект экономии: оптимизацию затрат на коммерческое лицензирование.
Особенность приобретения ПО состоит в том, что продается не сама программа, а право на ее использование при определенных обстоятельствах, что позволяет разработчикам весьма гибко подходить к ценообразованию, манипулируя этими самыми дополнительными условиями, указанными в лицензии. При необходимости приобретения ПО следует изучить все предлагаемые варианты лицензирования. Например, для многих продуктов очень выгодна лицензия ОЕМ (Original equipment manufacturer - производитель комплектного оборудования), позволяющая купить экземпляр ПО для нового компьютера по цене в разы меньшей, чем цена универсальной лицензии. Естественно, о заказе ОЕМ ПО нужно задумываться при планировании обновления или расширения парка ПК, а не позже.
Очень часто скидки можно получить при приобретении определенного количества лицензий, как говорится, оптом - дешевле. Другой вариант экономии - комплексная скидка при покупке нескольких продуктов одного разработчика (при условии, конечно, что все эти продукты вам необходимы). Естественно, случаются и просто временные акции, чаще у торговых представителей разработчиков, нежели у них самих. Еще интересная тема в лицензировании - отраслевые скидки и льготы. Наиболее часто используемые из них - академические лицензии для учреждений образования и науки. Такого рода лицензии существуют, например, у Microsoft и не только у них.
До сих пор речь шла о ПО для рабочих станций. Что же касается серверного ПО, оно обычно лицензируется исходя из количества клиентских подключений. Здесь оптимизация достигается за счет точного подсчета необходимых клиентских лицензий, а также выбора адекватной функциональной редакции (она может быть базовой, расширенной, профессиональной и т.д.) и набора компонентов ПО: цена на один и тот же продукт в различных вариантах может быть очень разной.
Как явствует из вышесказанного, лицензирование ПО - вещь непростая. В специализированных компаниях работают особые эксперты по лицензированию, хорошо разбирающиеся в тонкостях лицензионной политики того или иного производителя. Если подводить черту под данной темой, можно сказать следующее: при грамотном подходе на лицензировании можно сэкономить значительные средства, однако своими силами тут вряд ли справиться - лучше обратиться за консультацией к интегратору или региональному представителю разработчика.
Статья третья. Интернет и телефония
Многие далекие от IT-индустрии руководители считают предоставляемые их организациям Интернет и телефонную связь некими неизменными и не зависящими от них объектами природы, между тем это не более чем услуги, в большинстве случаев оказываемые в конкурентной среде. То есть и провайдера Интернета, и оператора телефонной связи можно выбирать исходя из собственных предпочтений, в том числе и финансовых.
Примечание. Сэкономить на ПО можно разными способами: лицензия ОЕМ, скидки при приобретении определенного количества лицензий, комплексная скидка при покупке нескольких продуктов одного разработчика, акции, отраслевые скидки и льготы.
Ассортимент доступных предложений в конкретном здании определяется двумя факторами:
1) физической доступностью средств коммуникации, то есть наличием в самом здании или рядом с ним оборудования оператора, с помощью которого организация может быть подключена к его сети;
2) позицией собственника здания или управляющей им компании. Довольно часто эти структуры искусственно ограничивают доступ операторов в здание, вступая в сговор с одним из них.
В любом случае необходимо собрать все доступные предложения и провести их анализ исходя из потребностей учреждения. Потребности эти в общем случае тоже нуждаются в оптимизации. Например, количество телефонных абонентских линий можно значительно сократить, установив в организации мини-АТС; это позволит упростить коммуникации между сотрудниками и задействовать в повседневном рабочем процессе современные дополнительные услуги, такие как телеконференция и пр. Затраты на междугороднюю и международную связь можно сильно уменьшить с помощью интернет-телефонии (VoIP). Совместное использование этих возможностей обеспечит "прозрачную" схему VoIP, когда междугородний звонок сотрудников организации автоматически идет через VoIP, о чем они даже не догадываются.
Оптимизацию расходов на Интернет полезно начинать с дисциплинарных мер. Зачастую интернет-трафик организации расходуется бесконтрольно, ради личных нужд ее сотрудников. Полезно особым распоряжением установить в этой области "правила игры", указав, как можно, а как нельзя использовать служебный Интернет. Однако одними административными мерами тут не обойтись: необходимы технические средства контроля и ограничение доступа в Интернет. Варианты их технической реализации могут быть самыми разными, однако в любом случае они должны быть способны:
- генерировать периодические (еженедельные, ежемесячные) отчеты о потребленном трафике с разбивкой по сотрудникам;
- ограничивать доступ сотрудников в Интернет согласно политике руководства (полностью или по достижении какой-либо квоты);
- фильтровать запрашиваемый контент исходя из установленных критериев (может быть запрещен доступ к определенным сайтам, скачивание определенных типов файлов и т.д.);
- блокировать доступ в Интернет по расписанию (в нерабочие часы и выходные).
Установка подобной системы не представляет технических сложностей, она может быть выполнена как силами собственного отдела IT, так и в рамках сотрудничества с интегратором или аутсорсером.
Статья четвертая. Компьютеры и периферия
В завершение темы - несколько идей, позволяющих сэкономить средства на приобретение компьютеров, сетевого оборудования и периферийных устройств. Возможно, кому-то они покажутся очевидными, но мы, по крайней мере, доведем общий список до логического завершения.
Вариантов оптимизации расходов здесь более чем достаточно. Серьезным прорывом в этой области может стать обустройство локальной сети, включающей все компьютеры компании: это позволит организовать сетевое сканирование, печать, отправку и прием факсов. Таким образом можно будет не только убрать в резерв ставшие лишними устройства, но и сэкономить на расходных материалах к ним. Технически более сложный процесс - переход от локального запуска некоторого ПО к терминальному. При такой схеме программа (например, бухгалтерская или офисная) устанавливается на сервере, к которому, в свою очередь, подключаются рабочие станции - пользователь разницы почти не видит. У терминального подхода два основных преимущества. Во-первых, экономятся лицензии, которых в этом случае может быть меньше, чем пользователей: ведь не все они работают одновременно. Во-вторых, смягчаются требования к мощности рабочих станций, то есть в их качестве могут работать более слабые и дешевые компьютеры. Следующий шаг в этом направлении - развертывание системы так называемых "тонких клиентов", когда рабочая станция полностью зависит от сервера и использует для функционирования его ресурсы. У подобной системы однако есть свои минусы, и потому категорически ее рекомендовать было бы неправильно - это тема отдельного разговора.
При планировании закупок нового оборудования разумно исходить не только из его цены, но и из стоимости эксплуатации - данный момент особенно принципиален при покупке офисной оргтехники, суммарная стоимость расходных материалов к которой за все время жизни в несколько раз превысит вложения в само устройство.
Приобретение недорогих устройств домашнего класса для профессионального использования в принципе нельзя назвать удачной мерой по оптимизации расходов: первичная экономия может обернуться потом не только финансовыми расходами, но и прочими малоприятными для рабочего процесса издержками. Представим, например, постоянно ломающийся из-за чрезмерной нагрузки принтер и то, как это может сказаться на повседневной деятельности учреждения.
Много вопросов и сомнений у руководства обычно вызывает процедура покупки сервера. Действительно, это дело тонкое. Эксперты в один голос говорят: "На серверах не экономят"! И они по-своему правы, но что делать, если все-таки приходится? По-видимому, идти на компромисс. Стоит побороть в себе желание собрать сервер из "подручных средств", все-таки от стабильности его работы зависит слишком многое. Однако мучительно перекраивать бюджет в поисках средств на сервер с громким именем тоже в большинстве случаев не требуется. Практика показала, что грамотно собранный из хороших комплектующих компьютер (на IT-языке такой сервер называется "самосборным") в состоянии решить большинство локальных задач малой или средней организации. А если уж жизнь заставляет приобрести мощный сервер, то в его спецификацию должна быть обязательно заложена техническая поддержка - это дополнительные деньги, но без обслуживания покупка столь дорогого оборудования теряет смысл.
В заключение вернемся к вызовам времени. Совершенно очевидно, что в ближайшее время роль IT-инфраструктуры и IT-подразделений в жизни любой организации будет только возрастать. Поэтому, чем раньше ее руководство начнет наводить в них порядок, тем проще будет поддерживать эффективность деятельности учреждения в будущем.
В.Б. Сорокин,
эксперт журнала
"Руководитель бюджетной организации"
"Руководитель бюджетной организации", N 5, май 2011 г.
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
*(1) См. статью В.Б. Сорокина "СПО: коварные течения и подводные камни", N 4, 2011, с. 72-78.