В Письме от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7 Минфин разъяснил, что в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметку о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения работника в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:
- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.
Означает ли это, что оформление командировочного удостоверения при направлении сотрудника в командировку в некоторых случаях (сотрудник забыл проставить соответствующую отметку или переговоры проводятся с физическими лицами и т.д.) необязательно и данный факт не повлияет на включение таких расходов в состав расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль?
На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки*(1) (далее - Положение) командировочное удостоверение оформляется для подтверждения срока пребывания работника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения, когда работник направляется в командировку за пределы территории РФ.
Однако срок пребывания работника в командировке работодатель устанавливает на основании п. 4 Положения (определяет дату выезда и дату прибытия). Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 ч и позднее - последующие сутки. В случае, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до них.
Дело в том, что проставляемые в командировочном удостоверении отметки о датах приезда и выезда подтверждают, что работник физически находился в месте его командирования. Все остальные документы (билеты, счета гостиницы и др.) подтверждают данный факт косвенно.
Действительно, нормами п. 7 Положения предусматривается ситуация, когда работник направляется в командировку в организацию, являющуюся юридическим лицом. Отметки о дате приезда в место командирования и дате выезда из него заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, куда командирован работник, для засвидетельствования подписи. В Письме Минфина РФ от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7 рассматривается случай, когда работник направляется в командировку на переговоры с физическим лицом. По мнению Минфина, факт нахождения в месте командировки работодатель может подтвердить соответствующим приказом, служебным заданием и отчетом о его выполнении, проездными документами, а также счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командировки. В иных случаях командировочное удостоверение оформляется работодателем в обязательном порядке.
К.В. Новоселов,
советник государственной гражданской
службы РФ 1-го класса, к.э.н.
1 ноября 2011 г.
"Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в коммерческих организациях", N 6, ноябрь-декабрь 2011 г.
ДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДДД
*(1) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.