В каком порядке представляются копии документов бывшим работникам организации?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник просит об этом в период работы в организации. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенные выписки из трудовой книжки.
В соответствии со ст. 62 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
Трудовая книжка, другие документы, связанные с работой, могут потребоваться работнику не только при увольнении с работы. Не позднее 3 дней со дня подачи письменного заявления работника работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил). Данное правило принято в соответствии со ст. 62 ТК РФ, в которой предусмотрено, что работодатель также обязан не позднее 3 дней со дня подачи письменного заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате; периоде работы у данного работодателя и др.). Копия трудовой заверяется на каждой странице.
Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Заверение надлежащим образом означает, что работодатель (уполномоченное должностное лицо организации-работодателя) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" (последнего реквизита подлинного документа) проставляет заверительную надпись ("Верно"). Здесь же проставляется должность лица, заверившего копию, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.
Ю. Овчиева,
преподаватель кафедры документоведения
и документационного обеспечения управления ГУУ
1 октября 2011 г.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 10, октябрь 2011 г.