В силу ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, гарантируется возмещение расходов, связанных со служебными поездками. Перечень данных расходов является открытым. В частности, работнику компенсируются расходы, связанные с его проездом, наймом жилого помещения, проживанием вне места постоянного жительства и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Учитываются ли в целях применения гл. 25 НК РФ расходы на оплату суточных, выплачиваемых в размере 1 500 руб. за каждый день нахождения работника в служебной поездке?
Отметим, что в гл. 25 НК РФ прямо не предусмотрен порядок учета в целях исчисления налога на прибыль расходов, связанных с возмещением работнику расходов при выполнении им работы разъездного характера.
В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина РФ от 18.08.2008 N 03-03-05/87 и ФНС РФ от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226).
Суммы возмещения расходов работникам в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ налогоплательщик вправе учитывать в целях применения гл. 25 НК РФ при выполнении следующих условий:
- служебная поездка должна быть связана с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В целях обоснованности указанных расходов работодатель вправе разработать маршрутную карту с перечнем заданий, которая утверждается руководителем организации и контролируется им по итогам месяца;
- в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ размер компенсации, порядок возмещения расходов (в том числе порядок документального оформления), перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должны быть установлены коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами;
В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовой договор должны быть включены условия, определяющие разъездной характер работы сотрудника.
- размер возмещения работникам расходов, произведенных во время служебной поездки, должен быть обоснован документально. Например, к заявлению сотрудника прикладываются документы, подтверждающие понесенные расходы: счета, кассовые чеки и т.д. Сумма возмещения утверждается руководителем организации.
Г.Г. Лалаев,
советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса,
к.э.н., доцент Государственного университета Минфина РФ
1 сентября 2011 г.
"Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в коммерческих организациях", N 5, сентябрь-октябрь 2011 г.