В транспортной организации работают водители и экспедиторы. Какими документами подтвердить разъездной характер их работы? При поездках в РФ организация выплачивает суточные в базовом размере 700 руб. и дополнительную надбавку в размере 400 руб., если указанные работники выполнили служебное задание. Имеет ли право организация не включать в облагаемый НДФЛ доход сотрудников обе выплаты как связанные с исполнением трудовых обязанностей?
В действующем законодательстве нет ответа на вопрос, кого можно считать работником с разъездным характером работы. В связи с этим решение вопроса об квалификации той или иной работы как разъездной хозяйствующий субъект принимает самостоятельно. К таковой следует относить только работу, по которой трудовая функция связана с постоянными перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам и у работника нет постоянного рабочего места. Необходимость поездок для выполнения служебных поручений сама по себе не свидетельствует о разъездном характере работы. Трудовая функция водителей и экспедиторов предполагает разъезды, а их рабочие места трудно назвать постоянными (стационарными), поэтому можно утверждать, что работа сотрудников названных категорий имеет разъездной характер.
Возмещение расходов в служебных поездках согласно ст. 168.1 ТК РФ производится при соблюдении следующих условий:
- перечень работ, профессий, должностей лиц, постоянная работа которых имеет разъездной характер, установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;
- размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих работников (указанных в ст. 168.1), установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом либо трудовым договором.
В части обложения НДФЛ установлены предельные размеры суточных, выплачиваемых в служебных командировках. Для работников с разъездным характером работы при возмещении расходов в служебных поездках подобных ограничений не установлено (п. 3 ст. 217 НК РФ). В связи с этим, если работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками, не подлежат обложению НДФЛ.
С.Н. Гордеева,
эксперт журнала
"Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение"
1 мая 2011 г.
"Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, май-июнь 2011 г.