Директор нашего предприятия распорядился экономить бумагу, в частности, оформлять кадровые приказы (например, о приеме на работу, об отпусках) в электронном виде. Можно ли так поступать? Прошу ответить со ссылками на нормативные акты.
Скажем сразу: использование таких документов в электронном виде, и тем более без личной подписи руководителя, неправомерно. Вот почему. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"; далее - закон о бухучете). Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 закона о бухучете). Первичные учетные документы могут быть приняты к учету при условии, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае если форма документа не предусмотрена в этих альбомах, то он должен содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц (п. 2 ст. 9 закона о бухучете).
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете; утв. Минфином СССР от 29.07.83 N 105; далее - Положение). Главный бухгалтер организует работу
по составлению графика документооборота, сам же график утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения (п. 5.2 Положения). Работники предприятия, учреждения создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота (п. 5.5 Положения), для чего каждому из них вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы. Правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями, другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета, утверждаются в учетной политике организации, что установлено пунктом 3 статьи 6 закона о бухучете, а также пунктом 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (утв. приказом Минфина России от 06.10.08 N 106н). К числу первичной учетной документации относятся и приказы по личному составу, составляемые по унифицированным формам (постановление Госкомстата России от 05.01.04 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). Исходя из изложенного приказы должны представляться в подлиннике, и использование приказов в электронном виде, без личной подписи руководителя является неправомерным.
На вопросы отвечали специалисты Минфина России
1 апреля 2009 г.
"Практический бухгалтерский учет", N 4, апрель 2009 г.