Как компенсировать расходы работника на дорогу к месту отдыха и обратно, если сотрудник предоставил не билеты, а чеки на бензин (ездил в отпуск на своей машине)? Какие документы для этого еще нужны?
Статья 325 Трудового кодекса РФ предусматривает, что порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливается коллективными договорами, локальными нормативными актами или трудовыми договорами. К примеру, коллективным договором может предусматриваться такая компенсация даже без предоставления работником подтверждающих документов.
Для бюджетников требования более жесткие. Так, в частности, постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 утверждены Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета и расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей. Пункт 8 данных Правил регламентирует порядок компенсации аналогичных расходов, в случае если работник добирался до места отдыха и обратно личным транспортом. При этом, кроме чеков с автозаправочных станций за приобретенный бензин работник должен документально подтвердить факт своего пребывания и членов своей семьи в месте отдыха. Это могут быть документы, подтверждающие пребывание в гостинице, санатории, кемпинге и других подобных местах, или справка, удостоверяющая регистрацию по месту пребывания.
Расходы на бензин компенсируются в пределах стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива для конкретного автомобиля и исходя из кратчайшего маршрута следования. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте закреплены в методических рекомендациях, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
Данные правила могут использоваться коммерческими организациями, главное закрепить в локальных актах организации соответствующие положения.
Обратите внимание: вопрос о применении норм статьи 325 Трудового кодекса РФ, остается спорным. Финансисты считают, что нормы распространяются только на "северян" (письмо Минфина России от 27.03.2009 N 03-03-05/50), арбитражные суды разрешают учитывать такие расходы, если они установлены Отраслевым тарифным соглашением и коллективным договором (постановлении ФАС ВСО от 14.12.2006 N А74-1719/ 06-Ф02-6720/06-С1).
И.М. Акиньшина,
эксперт "НА"
1 октября 2009 г.
"Нормативные акты для бухгалтера", N 19, октябрь 2009 г.